辦公室檔案管理工作效率提升探討

陳 洪

（福建省港航建設(shè)發(fā)展有限公司，福建 福州 350001）

由于某國企單位的特殊性，辦公室檔案管理涉及的內(nèi)容極為繁雜，并且辦公室檔案管理的效率對于單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)具有很大的影響，因此就對辦公室檔案管理人員提出了很高的要求，但是某國企單位的辦公室檔案管理人員專業(yè)相關(guān)度較低，因此檔案管理效率就比較低[1]。提高辦公室檔案管理效率對于提升該國企單位的各方面工作效率具有十分關(guān)鍵的意義。

1 辦公室檔案管理的概述

1）辦公室檔案管理的概念和特點(diǎn)。辦公室檔案管理主要是指辦公室針對具有保存價(jià)值的文獻(xiàn)進(jìn)行整理，并將其裝訂成檔案，防止珍貴數(shù)據(jù)丟失的管理活動。一般而言，辦公室檔案管理具有以下幾方面的特點(diǎn)。第一，檔案管理具有機(jī)密性。由于一些檔案文件具有涉密性質(zhì)，因此檔案管理需要加強(qiáng)保密性工作，通過保密性質(zhì)工作提升檔案管理的質(zhì)量。正因如此，檔案管理工作需要加強(qiáng)安全性管理，通過安全性管理，提升檔案管理的機(jī)密性，確保各項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)不會被隨意泄露。第二，檔案管理具有專業(yè)性。檔案管理工作并不是一項(xiàng)隨意性的工作，檔案管理工作涉及許多不同的步驟和細(xì)節(jié)，具有較強(qiáng)的專業(yè)性，只有專業(yè)的工作人員才能夠真正深入檔案管理工作，非專業(yè)性的人員可能導(dǎo)致檔案管理工作不是很理想。第三，檔案管理具有時(shí)效性。任何一項(xiàng)檔案在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)都必須加強(qiáng)管理，但是隨著時(shí)間的不斷推移，檔案管理工作的時(shí)效性會逐漸的減弱，檔案的重要性也會隨著時(shí)間的推移而弱化。目前，許多檔案都已經(jīng)規(guī)定了檔案解密期，一些檔案在經(jīng)過100年之后可以進(jìn)行解密，因此檔案管理工作具有時(shí)效性特點(diǎn)。

2）辦公室檔案管理的意義。第一，確保檔案數(shù)據(jù)不會流失或者毀滅。由于檔案具有非常重要的價(jià)值，因此加強(qiáng)辦公室檔案管理可以確保辦公室的檔案數(shù)據(jù)不會隨意流失，可以提升辦公室檔案的數(shù)據(jù)的質(zhì)量，可以確保各項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)不會隨意毀滅，有助于提升檔案保管質(zhì)量。第二，提高辦公室檔案管理的質(zhì)量。由于許多檔案都具有非常重要的歷史價(jià)值，辦公室加強(qiáng)檔案管理可以提升檔案管理的質(zhì)量，確保各項(xiàng)檔案在需要時(shí)有證可查，以提升辦公室自身的管理質(zhì)量。第三，提升辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在檔案管理的過程之中，各項(xiàng)檔案管理最終還是由人來管理，因此加強(qiáng)辦公室檔案管理可以顯著提升辦公室檔案的管理質(zhì)量，可以有效提高辦公室管理人員的綜合素質(zhì)，使辦公室管理人員具有更強(qiáng)的綜合能力，可以勝任各種各樣不同的檔案管理工作，最終提高辦公室檔案管理的質(zhì)量。

2 目前某國企單位辦公室檔案管理工作中存在的問題

1）對于檔案管理工作不夠重視。某國企單位辦公室檔案管理人員對于檔案管理的工作并不夠重視，絕大多數(shù)管理人員并非檔案管理專業(yè)背景，而且往往都是招聘進(jìn)來就直接工作，沒有接受過專業(yè)的檔案管理方面培訓(xùn)，甚至一些人認(rèn)為檔案管理就是將資料收集好保存起來就可以，對于檔案管理效率和整個(gè)的單位事務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)之間的關(guān)系理解不夠深入，從而導(dǎo)致辦公室檔案整理不規(guī)范、不易查找等問題[2]。

2）檔案收集保存方式過時(shí)。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，很多國企單位都實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化檔案管理，但是某國企單位目前依舊沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案具有很多缺點(diǎn)，比如占地方、難以查找、浪費(fèi)資源等，并且歸類工作量比較大，工作效率低。在日常管理的過程之中，檔案室的管理人員更加傾向于傳統(tǒng)的管理方式，一些領(lǐng)導(dǎo)對于信息技術(shù)也不夠重視，認(rèn)為數(shù)字化的技術(shù)可能會導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失或者是隨意泄露，認(rèn)為保守的檔案管理方式才能夠真正確保檔案的機(jī)密性，致使國企單位的檔案保管方式相對落后，并沒有跟上信息化時(shí)代的發(fā)展要求。但是，落后的檔案保管方式也可能會導(dǎo)致檔案資料的物理消失，容易對檔案資料保管造成威脅。

3）檔案管理人員專業(yè)程度低。因?yàn)槟硣髥挝坏念I(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠，因此檔案管理的人員也不夠重視檔案管理工作，通常檔案管理人員都是隨意指派，或者說由其他崗位的人員兼職，沒有為檔案管理設(shè)立針對性的職位，并且也不會對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，因此某國企單位的檔案管理人員專業(yè)程度較低，檔案的收集整理不能做到及時(shí)規(guī)范，甚至有時(shí)還會出現(xiàn)檔案遺失的現(xiàn)象[3]。與此同時(shí)，一些檔案管理人員缺乏必要的道德修養(yǎng)，缺乏必要的職業(yè)操守，在檔案管理的過程之中并沒有遵循職業(yè)道德規(guī)范，甚至存在著隨意偷拍檔案的現(xiàn)象，這是一些機(jī)密檔案資料外泄，導(dǎo)致檔案管理效率低下，甚至可能導(dǎo)致檔案存在毀滅的風(fēng)險(xiǎn)。

4）檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性。某國企單位的辦公室檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性，通常檔案管理人員只是著手于當(dāng)下的工作，對當(dāng)下的檔案進(jìn)行收集整理，不會考慮如何才可方便后續(xù)的查找和存放，工作熱情有限。此外，現(xiàn)在依舊保持傳統(tǒng)檔案管理的觀念和模式，“靠”“等”的問題比較嚴(yán)重，容易出現(xiàn)檔案歸整不及時(shí)、檔案內(nèi)容遺失等現(xiàn)象，從而影響單位其他部門的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。該國企單位由于其涉及的工作內(nèi)容比較繁雜，因此其辦公室檔案管理工作強(qiáng)度大，難度高[4]。而通常檔案管理人員只是將檔案資料收集起來，不重視檔案的系統(tǒng)性歸置，并且開展檔案整理相關(guān)研究內(nèi)容水平有限，往往使得辦公室檔案不能高效使用。

3 提升辦公室檔案管理效率的方法

1）增強(qiáng)對辦公室檔案管理的重視。首先，某國企單位的上級領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變對辦公室檔案管理的看法，深刻了解辦公室檔案管理對于單位工作運(yùn)轉(zhuǎn)效率的影響，重視辦公室檔案管理工作，設(shè)置專門的崗位，聘請辦公室檔案管理相關(guān)專業(yè)的人員，提高辦公室檔案管理工作的效率。其次，要建立對辦公室檔案管理人員的培訓(xùn)制度，根據(jù)該國企單位辦公室檔案管理工作的特點(diǎn)，針對性地開展系統(tǒng)化的檔案管理技能培訓(xùn)。聘請相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜医淌诘絾挝粸橄嚓P(guān)人員講授最新的檔案管理知識和方法，拓寬檔案管理人員的視野，促使檔案管理人員主動學(xué)習(xí)，從而提高自身的專業(yè)能力。另外，增強(qiáng)《檔案法》的相關(guān)培訓(xùn)，定期開展《檔案法》相關(guān)知識普及，可以以知識競賽、演講等活動，逐漸提升檔案管理人員的法律意識，從而促使檔案管理人員可以規(guī)范管理檔案[5]。第四，獎(jiǎng)勵(lì)檔案管理工作做得比較好的人員，并且邀請其開展經(jīng)驗(yàn)分享會，討論該國企單位檔案管理工作目前存在的問題，對分析之后改進(jìn)方法，從而提高檔案管理人員的工作熱情。在獎(jiǎng)勵(lì)過程之中，辦公室不僅僅需要加強(qiáng)精神獎(jiǎng)勵(lì)，更需要加強(qiáng)物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，通過物質(zhì)與精神相結(jié)合的方式激勵(lì)檔案管理人員，以此提升檔案管理人員管理熱情，提高管理質(zhì)量。最后，要加強(qiáng)“服務(wù)”觀念的宣傳，檔案管理工作是為單位其他事務(wù)的順利開展而服務(wù)的。可以從經(jīng)濟(jì)角度來分析檔案管理的影響，從而進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)觀念，進(jìn)而提升檔案的使用率。與此同時(shí)，辦公室還可以引導(dǎo)檔案管理人員提升服務(wù)意識，要求檔案管理人員寫出服務(wù)心得，以此提高服務(wù)質(zhì)量。

2）建設(shè)一支專業(yè)程度高的檔案管理隊(duì)伍。首先，某國企單位需要引進(jìn)檔案管理相關(guān)專業(yè)的高級人才。檔案管理人員的專業(yè)性決定了檔案管理的效率，因此有必要根據(jù)崗位的特點(diǎn)引進(jìn)專業(yè)化的檔案管理人才，確保檔案管理工作的高效性。其次，要增強(qiáng)目前檔案管理人員的責(zé)任心。辦公室檔案管理工作比較枯燥無味，通常做的都是別人難以看見的事情，因此就對檔案管理人員的責(zé)任心要求比較高。所以，某國企單位極有必要增強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的責(zé)任心，增強(qiáng)他們的法律意識以及責(zé)任感，培養(yǎng)他們默默奉獻(xiàn)的精神，從而降低檔案管理工作紕漏，提升檔案管理效率。另外，要不斷加強(qiáng)對管理人員的專業(yè)素養(yǎng)訓(xùn)練。檔案管理工作專業(yè)性比較強(qiáng)，再加上現(xiàn)代的檔案管理工作引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)是極為重要的，建設(shè)一支專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍對于提升檔案管理效率十分關(guān)鍵。最后，提高檔案管理人員的職業(yè)道德操守。為了可以有效提高檔案管理的質(zhì)量，辦公室不僅僅需要提高檔案管理員的專業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)還需要提高檔案管理人員的職業(yè)操作，培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德，使檔案管理人員可以勝任檔案管理工作，最終提升檔案管理的質(zhì)量。

3）增加檔案管理相關(guān)預(yù)算，完善信息化管理系統(tǒng)。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，該技術(shù)在提高檔案管理工作效率方面具有極大的作用。而信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)需要投入大量的財(cái)力，因此某國企單位應(yīng)該積極尋求資金支持，增加檔案管理相關(guān)預(yù)算，完善檔案管理的信息化系統(tǒng)，促使檔案管理電子化，無紙化，這樣不僅節(jié)約了資源，還可以極大提升檔案管理工作效率。比如說，將某國企單位檔案管理信息化系統(tǒng)納入政府信息化建設(shè)，資源共享，這樣可以極大降低系統(tǒng)開發(fā)資金。或者說在軟件的開發(fā)中，可以利用該單位軟件開發(fā)背景人員優(yōu)勢，開發(fā)出適合于本單位檔案管理工作的專業(yè)系統(tǒng)，從而提升該單位檔案管理工作效率。

4）健全辦公室檔案服務(wù)反饋制度。由于辦公室檔案管理工作是為整個(gè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)而服務(wù)的，因此極有必要健全辦公室檔案服務(wù)反饋制度。及時(shí)掌握跟蹤其他部門使用檔案服務(wù)中存在的建議，能夠極大地促進(jìn)檔案管理人員對檔案管理工作作出改進(jìn)，從而提高檔案管理的效率。反饋內(nèi)容包括檔案的檢索服務(wù)是否簡捷快速、檔案的分類是否正確、檔案的傳輸保密性是否良好等，反饋內(nèi)容盡可能比較具體，具有較強(qiáng)的可操作性，有利于檔案管理人員完善檔案管理機(jī)制，提高服務(wù)意識，充分發(fā)揮每一份檔案的價(jià)值。通過良好的反饋機(jī)制，不斷提高檔案管理工作的先進(jìn)性以及效率，促進(jìn)單位其他部門的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

5）健全檔案管理人員退出機(jī)制。為了提高辦公室檔案管理質(zhì)量，辦公室還需要建立檔案管理人員退出機(jī)制，及時(shí)清退不合格的檔案管理人員，及時(shí)提拔合格的黨員管理人員，形成人員能上能下的流動機(jī)制，以此才能夠真正提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能夠真正提高檔案管理的質(zhì)量。為此，辦公室需要出臺檔案管理人員退出機(jī)制管理辦法，明確檔案管理人員的任職資格和退出前提條件，通過規(guī)章制度約束檔案管理人員的行為，及時(shí)清退不合格的檔案管理人員，以此提升檔案管理的質(zhì)量。

4 結(jié)束語

辦公室檔案管理效率直接影響單位其他部門的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，高效的檔案管理工作極為重要。對于某國企單位而言，辦公室檔案管理和每一個(gè)項(xiàng)目的開展都息息相關(guān)，因此極有必要提升辦公室檔案管理效率。本文從管理制度、人才建設(shè)、管理信息化、服務(wù)反饋等方面討論了提升檔案管理工作的方法，僅供國企單位以及其他相似企業(yè)參考。某國企單位必須與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)國企單位檔案管理信息化建設(shè)，對檔案進(jìn)行科學(xué)管理，從而提升檔案管理效率，充分發(fā)揮檔案管理部門的作用，從而進(jìn)一步提升整個(gè)單位的辦事效率。