淺談“源頭管理”工作模式對流動人員人事檔案信息化水平提升的促進(jìn)作用

楊同俠

（山東省棗莊市人力資源和社會保障局，山東 棗莊 277100）

優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的公共服務(wù)，離不開信息化服務(wù)手段，而信息化服務(wù)則需要強(qiáng)大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐。針對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集是一項(xiàng)長期、量大的工作，錄入任務(wù)重、工作要求高，與各級流動人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)普遍存在人手少、錄入任務(wù)重的現(xiàn)象形成了矛盾，我們結(jié)合山東省工作實(shí)際，創(chuàng)設(shè)了“源頭管理”工作模式，對解決這一矛盾具有重要的促進(jìn)作用和參考借鑒價值。

1 “源頭管理”工作模式的主要做法及操作流程

“源頭管理”工作模式，即以“山東省公共就業(yè)和人才服務(wù)系統(tǒng)”為依托，充分利用和挖掘系統(tǒng)“人才服務(wù)——檔案接收”模塊功能，對需要接收的檔案實(shí)施錄入后，以系統(tǒng)自動生成的《交接單》作為接收憑據(jù)，建立“不錄入、不接收”和“先錄入、后接收”的交接機(jī)制，并配套制定了《即時錄入制度》《入庫管理制度》《錄入質(zhì)量審查制度》《信息錄入督導(dǎo)制度》涉及采集、接收、督查、糾偏等一條龍管理制度，并以這些制度為指導(dǎo)框架和制度保障，形成的一種基礎(chǔ)信息采集工作模式。

2 “源頭管理”工作模式的優(yōu)勢

流動人員人事檔案基礎(chǔ)信息采集，通常做法是檔案接收后的一定時間內(nèi)錄入系統(tǒng)。由于各級流動管理機(jī)構(gòu)人手普遍較少、檔案接收任務(wù)重，加上系統(tǒng)啟用時間短、往年的接收檔案補(bǔ)錄任務(wù)重等因素，極易造成基礎(chǔ)信息長期不被采集和突擊采集質(zhì)量差等問題。而實(shí)施這種“源頭管理”工作模式，不僅可以有效解決這些問題，實(shí)現(xiàn)檔案即時接收、即時采集的效果，實(shí)踐中還有以下幾個優(yōu)點(diǎn)：

一是效率高。“源頭管理”工作模式下，流動人員人事檔案基礎(chǔ)信息被采集之后，系統(tǒng)會自動生成《交接單》，交檔案單位不需要再填制《檔案交接花名冊》，直接減少了工作環(huán)節(jié)，減輕了工作量，提高了工作效率，受到交檔單位的普遍歡迎。

二是成本低。實(shí)施“源頭管理”工作模式，流動人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)可以無償借助交檔單位的錄入力量，有效提升了采集能力，解決了自身錄入力量不足的問題，從而巧妙化解了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集長期、量大與流動人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)人手少、錄入任務(wù)重等方面存在的矛盾，解決了流動人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)工作中的一大痛點(diǎn)。

三是質(zhì)量好。由于系統(tǒng)對信息錄入設(shè)定了必須錄入?yún)?shù)，即必采項(xiàng)，如信息錄入不全或者不完整，則無法實(shí)現(xiàn)保存功能。“源頭管理”工作模式下完成的基礎(chǔ)信息錄入，確保了新接收檔案基礎(chǔ)信息采集的質(zhì)量好、效率高，應(yīng)采盡采率能夠達(dá)到100%。

四是比對快。由于系統(tǒng)自身同公安、市場監(jiān)管、教育、民政等部門（或系統(tǒng)）具有數(shù)據(jù)比對功能，使新接檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，可以實(shí)現(xiàn)即時查驗(yàn)和數(shù)據(jù)比對，比如檔案年齡與公安系統(tǒng)信息實(shí)時比對、學(xué)歷信息與學(xué)信系統(tǒng)實(shí)時比對、企業(yè)登記信息與市場監(jiān)管系統(tǒng)實(shí)時比對，確保了檔案信息的準(zhǔn)確性和最新時效性。

3 實(shí)施“源頭管理”工作模式取得的直接成效

“源頭管理”工作模式自實(shí)施以來，在促進(jìn)流動人員人事檔案信息化水平提升方面取得了顯著成效。

一是保障了國家人社部規(guī)定的“必采項(xiàng)”全面啟用。按照系統(tǒng)設(shè)置的參數(shù)，在“源頭管理”工作模式對信息錄入的審查制度制約下，確保了人社部《流動人員人事檔案基礎(chǔ)信息采集規(guī)范》要求的38項(xiàng)數(shù)據(jù)必采項(xiàng)得到全部啟用，啟用率100%。

二是保障了新接收檔案基礎(chǔ)信息全面即時采集。按照“源頭管理”工作模式中的 “先錄入、后接收”交接機(jī)制執(zhí)行，確保新接收的檔案全部實(shí)現(xiàn)了即時采集，采集率100%。

三是保障了線上線下服務(wù)全面開放。由于“源頭管理”工作模式“不錄入、不接收”接收機(jī)制的實(shí)施，確保了基礎(chǔ)信息采集的完整、準(zhǔn)確，有效夯實(shí)了全省流動人員人事檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，為公共服務(wù)窗口業(yè)務(wù)經(jīng)辦平臺和“山東省政務(wù)網(wǎng)”網(wǎng)上經(jīng)辦平臺的開展提供了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。“源頭管理”工作模式下的檔案管理服務(wù)，有效解決了公共窗口和庫房空間相脫節(jié)的難題，進(jìn)一步簡化了經(jīng)辦流程，提高了人事檔案信息使用效率，讓“一窗受理”、“一網(wǎng)通辦”、“一次鏈接”成為現(xiàn)實(shí)，極大地提升了服務(wù)效能和便民利民水平。

4 實(shí)施“源頭管理”工作模式對其他工作的拉動作用

實(shí)施“源頭管理”工作模式，在直接促進(jìn)我市流動人員人事檔案信息化建設(shè)的同時，也有效帶動了全市流動人員人事檔案管理其他各項(xiàng)工作的開展。

一是有效促進(jìn)了我市“圍繞構(gòu)建‘兩臺一庫’ 流動人員人事檔案管理服務(wù)提升年”活動的扎實(shí)開展。過去的一年，我們根據(jù)省里要求和棗莊實(shí)際，確定了以“完善兩個機(jī)制、實(shí)施三個攻堅(jiān)戰(zhàn)”，即完善業(yè)務(wù)平臺服務(wù)機(jī)制和網(wǎng)辦事項(xiàng)工作機(jī)制和機(jī)構(gòu)整合攻堅(jiān)戰(zhàn)、信息補(bǔ)錄攻堅(jiān)戰(zhàn)和影像掃描攻堅(jiān)戰(zhàn)“三大攻堅(jiān)戰(zhàn)”為主要內(nèi)容的流動人員人事檔案管理服務(wù)提升年活動，“源頭管理”工作模式為這項(xiàng)活動的扎實(shí)開展提供了強(qiáng)有力的制度支撐和技術(shù)保障。

二是促進(jìn)了我局各職能科室之間業(yè)務(wù)信息的共享共用聯(lián)動機(jī)制的形成。實(shí)施“源頭管理”工作模式完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集之后，系統(tǒng)數(shù)據(jù)比較齊全、準(zhǔn)確，各相關(guān)科室需要查閱檔案的，可以通過系統(tǒng)直接調(diào)閱相關(guān)數(shù)據(jù)或檔案影像信息。自“源頭管理”工作模式實(shí)施以來，我局在為檔案托管人員辦理社保補(bǔ)費(fèi)、退休審批等業(yè)務(wù)時，可全部通過這種共享機(jī)制完成閱檔環(huán)節(jié)，沒有讓一名群眾多跑一次腿。這一聯(lián)動機(jī)制的形成，既有效壓減了我局相關(guān)業(yè)務(wù)的辦事流程，也減少了群眾跑腿次數(shù)，真正實(shí)現(xiàn)了“信息多跑路、群眾少跑腿”，受到了辦事群眾的一致好評。

實(shí)踐證明，“源頭管理”工作模式作為一種工作措施創(chuàng)新和實(shí)踐探索，在流動人員人事檔案基礎(chǔ)信息采集工作方面具有較強(qiáng)的使用價值。它是可推廣、可借鑒、可復(fù)制的專業(yè)專項(xiàng)工作創(chuàng)新，可供公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)、流動人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)和廣大的流動人員人事檔案管理工作人員參考、借鑒，使這種工作模式為流動人員人事檔案信息化服務(wù)發(fā)揮實(shí)實(shí)在在的效用，為促進(jìn)人才在不同經(jīng)濟(jì)形態(tài)之間合理流動、為民營企業(yè)吸納人才、為自主創(chuàng)業(yè)型人才提供強(qiáng)大的公共服務(wù)支撐和配套保障。