基于數(shù)字化背景下的人事檔案管理探析

傅鴻飛

（鄂東醫(yī)療集團黃石市婦幼保健院，湖北 黃石 435000）

人事檔案管理工作在新形勢下開始進行有針對性的創(chuàng)新，將信息技術與各操作環(huán)節(jié)做到切實有效的結合，將數(shù)字化技術貫穿于檔案管理的全過程，使以往的工作量減少，也在相應程度上提升了管理的整體效率，迎合新時期下的管理需求，繼而緊跟時代進步需求。因驚喜中伴有挑戰(zhàn)，故人事檔案管理在前行中遇到不同程度的困難，需結合實際情況進行管理的優(yōu)化，使各環(huán)節(jié)呈現(xiàn)出現(xiàn)代化，將以往遺留的問題做到逐一的解決，使人事檔案管理能夠持續(xù)前行。

1 數(shù)字化背景下人事檔案管理走入的困境

首先，在互聯(lián)網(wǎng)+時代下，各類信息在保存過程中易受到不同程度的威脅，而數(shù)字化的引入可以將原有紙質文檔轉換為數(shù)據(jù)，能夠將共享與翻閱時的磨損做到極大程度地避免，更能解決遺失的問題。但檔案的存儲也易受到病毒、黑客的攻擊，形成安全問題，故人事檔案的管理遇到安全方面的挑戰(zhàn)。

其次，檔案的管理應有著統(tǒng)一化的規(guī)定，特別是對同類檔案的管理應實現(xiàn)操作的規(guī)范。在對檔案進行數(shù)字化轉型時，應設計相應的操作標準，讓檔案的錄入、歸檔等環(huán)節(jié)更為標準。但各操作人員的水平暴露出差異性，技術協(xié)調性也不足，故在管理時易缺失標準化。

最后，數(shù)字化的管理需要鍵盤錄入、識別掃描和安全管理等，各環(huán)節(jié)的技術都應根據(jù)管理需求進行有針對性的更新。在實際操作中，因數(shù)據(jù)庫體系還未健全，在進行人事信息查閱時暴露出諸多問題，故應對硬、軟件做到同步更新，滿足數(shù)字化轉型的需求。

2 數(shù)字化背景下人事檔案管理的完善措施

2.1 建立健全人事檔案數(shù)據(jù)庫

在現(xiàn)階段的人事檔案管理中，由于傳統(tǒng)管理模式存在的缺陷，既影響了人事檔案管理各項工作的順利進行，還限制了人事檔案價值的發(fā)揮，所以必須對人事檔案管理進行創(chuàng)新改進。基于數(shù)字化時代的到來，數(shù)字化技術的應用為人事檔案管理模式的創(chuàng)新提供了全新的途徑與手段，所以檔案管理部門就要善于利用數(shù)字化技術來落實各項人事檔案管理工作。因此，在人事檔案管理模式優(yōu)化改進的過程中，就要利用數(shù)字化技術建立起信息數(shù)據(jù)庫，為人事檔案數(shù)據(jù)的錄入與存儲提供有效的載體。通過數(shù)據(jù)庫既可以對人事檔案信息進行安全的存儲，還能夠確保人事檔案信息的完整性。對于人事檔案數(shù)據(jù)庫的建設，一是可以借助數(shù)字化技術建立標準化的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，通過人員的身份證便可以對人事檔案信息進行檢索；二是利用數(shù)據(jù)庫的前臺與后臺操作系統(tǒng)，改進檔案信息的整理與檢索技術，確保人事檔案數(shù)據(jù)錄入與整理的效率和準確性；三是引入信息技術，為人事檔案數(shù)據(jù)的錄入、查閱、備份等提供可靠的技術保障。

2.2 完善數(shù)字化檔案管理體系

基于科技的更新?lián)Q代，為人事檔案管理提供了技術支撐，現(xiàn)階段人事檔案管理中對于數(shù)字化技術的運用在逐漸地加深，尤其是在利用信息技術的基礎上對整個人事檔案管理流程實現(xiàn)了優(yōu)化，可以說推動了人事檔案管理工作實現(xiàn)了根本性的轉變。首先，建立完善的管理制度，對于人事調度、獎懲機制等方面制度的建設可以為人事檔案管理各環(huán)節(jié)工作的開展提供可靠的依據(jù)，同時還能夠通過現(xiàn)代化的技術手段來實現(xiàn)對人事檔案管理工作的優(yōu)化改進。其次，引進先進的管理手段，通過數(shù)字化的管理方式來優(yōu)化人事檔案管理模式，比如在監(jiān)督管理方面利用數(shù)字化手段對數(shù)據(jù)庫加強防護措施，以此來保證人事檔案數(shù)據(jù)的安全性和保密性。這樣既可以實現(xiàn)人事檔案管理模式的革新，還能夠強化各部門之間的聯(lián)系，提升人事檔案管理工作的高效進行。最后，培養(yǎng)從業(yè)人員的合規(guī)意識，這樣在人事檔案管理工作開展的過程中，從業(yè)人員才能夠嚴格地按照相關的法律法規(guī)來進行管理工作，以此來有效地避免人事檔案管理工作存在紕漏。

2.3 提升人事檔案數(shù)字化水平

對于人事檔案管理工作進行信息化掛辦理，既可以提升管理工作的效率與質量，還能夠積累更多的人事檔案管理經驗，對各個管理環(huán)節(jié)進行優(yōu)化。首先，在人事檔案管理工作開展的初期，對于管理工作目標的設置可以確定難度較低的階段性工作目標，并選擇相應的技術與設備來輔助人事檔案管理工作的開展。同時從業(yè)人員需要依據(jù)管理實踐總結相應的管理經驗，以此來實現(xiàn)管理程序的優(yōu)化改進。其次，做好從業(yè)人員的審查工作，確保所選擇的從業(yè)人員具備較高的政治意識、較強的專業(yè)技術水平，并熟悉信息技術，這樣才能夠有效地提升人事檔案管理的數(shù)字化水平。

2.4 實現(xiàn)智能化快速分類管理

因檔案的存儲多是文本或多媒體這兩種形式，故在對既定信息進行相應處理時，可以借助AI技術做到完成。正常來講，文本的處理能夠在數(shù)字化技術的支持下做到快速整合，將文本中的關鍵詞做好精準提取，自動進行人事檔案的歸類，將新舊信息同時完成保存并與所需標準做到極大程度契合。除此之外，從業(yè)人員可依托圖片、文字和視頻等先進的識別技術來進行信息的分類，將檢索的效率做到極大程度提升。值得一提的是，數(shù)字化的融入，可以使信息的篩選、分類及檢索的操作實現(xiàn)智能化，例如，借助普通話處理、模式分辨等，滿足分類的多樣化需求，實現(xiàn)個性化的管理。

3 結束語

總而言之，基于技術的更新?lián)Q代，人們進入了數(shù)字化時代，這為各行各業(yè)的發(fā)展都帶來了極大的轉變。其中人事檔案管理也受到了數(shù)字化技術的影響，在管理模式上發(fā)生了轉變。所以，若想有效地提升人事檔案管理的數(shù)字化水平，則需要管理人員不斷地學習先進的信息技術與管理手段，建立起信息化檔案管理平臺，在保證信息檔案安全性的基礎上，還能夠使得人事檔案發(fā)揮出更大的價值和作用，這對于人力資源的合理配置有著積極的作用。