對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作的相關(guān)探討

張君貴

（沂水縣高橋鎮(zhèn)便民服務(wù)中心檔案站，山東 臨沂 276411）

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)運(yùn)行期間，鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案是形成的各項(xiàng)管理類型文件材料，一般情況下，以紅頭文件為主，文種類型涉及了通知、意見和報(bào)告以及統(tǒng)計(jì)表格制定等。在該項(xiàng)階段中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作的實(shí)施直接決定了鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作是否能夠有效開展，同時(shí)也對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)穩(wěn)定性有著非常大的影響。所以，必須做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案監(jiān)督管理工作，制定完善策略，引進(jìn)合理方式，進(jìn)而促使文書檔案管理工作規(guī)范性開展。

1 對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作現(xiàn)狀和存在問題的分析

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作實(shí)際開展過程中還存在著各種各樣的問題，比如重視程度不高，部門之間合作力度不足，信息化水平較低，相關(guān)人員的技能不高，整體功能無法體現(xiàn)出來，完全限制了鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作的良好開展。在本篇文章中，主要對(duì)相關(guān)問題進(jìn)行了分析，具體如下所示。

1.1 尚未加大重視程度，思想上存在偏差，各項(xiàng)部門銜接和溝通力度不足

當(dāng)前階段，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展期間，包含的環(huán)節(jié)較多，各項(xiàng)環(huán)節(jié)具備繁瑣性和復(fù)雜性的特征，其中涉及了各項(xiàng)檢查和考核作業(yè)等，在巨大壓力之下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理層人員逐漸忽視了文書檔案管理工作的實(shí)施，覺得該項(xiàng)工作并沒有什么用處，起到的作用不高，因此不需要開展。而管理層領(lǐng)導(dǎo)思想方面也存在著偏差，覺得該項(xiàng)工作和計(jì)劃生育以及發(fā)展鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)等方面相比較來看不可以相提并論，該項(xiàng)工作可有可無。然而實(shí)際上，鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作并不是想象中的那么簡單，而是處于各個(gè)部門之中，對(duì)于各項(xiàng)部門提出了嚴(yán)格的要求，需要各項(xiàng)部門加深銜接以及合作和溝通力度，以此高效率開展檔案管理工作，確保檔案的準(zhǔn)確性以及完善性。不過有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)部門中均忙著開展自身的業(yè)務(wù)，完全忽視了文書檔案收集以及管理工作的實(shí)施，甚至還有的部門為了自身應(yīng)用起來方便，并不愿意將相關(guān)的文書檔案統(tǒng)一交由檔案人員加以保存，導(dǎo)致檔案管理工作處于止步不前的狀態(tài)。在文書檔案管理工作開展期間，有的文書檔案不具備完善性，很多資料不齊全，在應(yīng)用這些資料的時(shí)候，還需要找有關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充，致使文書檔案管理工作的實(shí)效性下降，面臨的歸檔整理文書檔案數(shù)較多，這樣一來，便增加了文書檔案管理工作實(shí)施的困難。

1.2 文書檔案管理人員自身技能和水平有待增強(qiáng)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作繁瑣且復(fù)雜化，大多數(shù)人員一人身兼多個(gè)職位，有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公室內(nèi)只有兩三名人員，所面臨的工作非常多，壓力大，因此難以從中抽選專門的人員對(duì)文書檔案管理加以整理。對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理人員來講，一般由黨政辦等部門人員擔(dān)任的，該項(xiàng)人員既需要做好手中的工作，還負(fù)責(zé)平時(shí)的文件收發(fā)以及后勤保障等，在這一現(xiàn)狀中，檔案管理人員難以將時(shí)間落實(shí)于文書檔案管理環(huán)節(jié)中，長時(shí)間下來的話，形成了各種各樣的問題，比如收集范圍不廣泛，收集效率低下，文書材料的作用難以體現(xiàn)出來等。

1.3 文書檔案管理信息化水平較低

伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新和改進(jìn)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日益完善，其被廣泛應(yīng)用到了各項(xiàng)領(lǐng)域內(nèi)，無論是企業(yè)還是事業(yè)單位等，均達(dá)到了辦公自動(dòng)化的目的，工作進(jìn)度加快，質(zhì)量得到增強(qiáng)。在該項(xiàng)背景下，也可以借助計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)完成文書檔案文件生成作業(yè)。可是從鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案工作實(shí)際開展現(xiàn)狀看出，雖然信息化建設(shè)日益完善，可是因?yàn)楣芾砦臅鴻n案采取的設(shè)備不規(guī)范，比較滯后，發(fā)揮的效果不佳，所以阻礙了檔案管理工作的良好實(shí)施。

1.4 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案服務(wù)功能有待拓展和延伸，完全限制了社會(huì)方面的影響

現(xiàn)階段，我國文書檔案管理人員對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的認(rèn)識(shí)依舊處于重視保管而忽視利用等方面，沒有加大文書檔案信息資源利用程度，也沒有有效提升利用率，或者是不愿意大力對(duì)檔案資源加以開發(fā)。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理過程中，既需要有效調(diào)整和規(guī)劃鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作，還必須加大監(jiān)督指導(dǎo)力度，這是因?yàn)樵擁?xiàng)工作產(chǎn)生的作用極高，屬于鄉(xiāng)鎮(zhèn)中的一項(xiàng)綜合性信息利用機(jī)構(gòu)，可以將服務(wù)群眾、服務(wù)社會(huì)以及服務(wù)機(jī)關(guān)的效果更好的呈現(xiàn)出來。可是從目前文書檔案部門實(shí)際工作現(xiàn)象來看，完全不注重文書檔案信息的探索和研究，檔案工作宣傳力度不足，所以到最后鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作的重要性難以呈現(xiàn)出來。

2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作的完善策略

文章內(nèi)結(jié)合以上分析的相關(guān)問題提出了完善策略，以此提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理效率，確保整體質(zhì)量和完善性。

2.1 摒棄滯后理念，加強(qiáng)重視程度，加深各項(xiàng)部門之間的溝通和合作力度

思想作為行動(dòng)的一項(xiàng)指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作開展期間起著極高的作用，在實(shí)施鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作期間，要求管理層樹立正確的思想理念，摒棄滯后意識(shí)，正確了解到做好該項(xiàng)工作的必然性，突破原有文書檔案管理工作可有可無的錯(cuò)誤理念，將關(guān)注點(diǎn)放在該項(xiàng)工作內(nèi)。從一方面進(jìn)行分析，鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理層領(lǐng)導(dǎo)需要樹立正確的理念，將文書檔案管理工作放在首位，加大對(duì)該項(xiàng)工作的投入力度，結(jié)合實(shí)際情況成立專業(yè)性的文書檔案管理室。另外一當(dāng)面，檔案管理人員大力對(duì)文書檔案加以宣傳，領(lǐng)導(dǎo)方面給予相應(yīng)的重視，激發(fā)全體員工的參與性和積極性。其次，高效率實(shí)施鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作的關(guān)鍵在于加深各項(xiàng)部門之間的合作力度和溝通，文書檔案內(nèi)包含了諸多價(jià)值性高的檔案，可是因?yàn)猷l(xiāng)鎮(zhèn)部門忙著開展自身工作，完全不重視文書檔案的管理，尚未制定健全的管理制度。所以，必須扭轉(zhuǎn)該項(xiàng)局面，有效處理各項(xiàng)部門之間的關(guān)系，保持協(xié)調(diào)性，改善和創(chuàng)新文書檔案結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)質(zhì)量。

2.2 提升檔案文員的工作管理技能和水平

管理層重視程度和文員工作滿意程度有著密切的聯(lián)系性，基于此，對(duì)于文書檔案管理人員來講，需要大力提升自身技能和水平，加深各項(xiàng)知識(shí)點(diǎn)的掌握程度，培養(yǎng)專業(yè)能力，將主觀能動(dòng)性全面的體現(xiàn)出來。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的過程中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作也產(chǎn)生了相應(yīng)程度的改變，除了對(duì)文書檔案管理人員提出了非常嚴(yán)格的要求之外，還進(jìn)一步創(chuàng)新和改進(jìn)了管理方式。所以，文書檔案管理部門需要舉辦培訓(xùn)工作，創(chuàng)新人員知識(shí)點(diǎn)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案得到全面管理。落實(shí)完善的崗位責(zé)任制度，在健全檔案設(shè)施以及強(qiáng)化業(yè)務(wù)監(jiān)督管理的基礎(chǔ)上增強(qiáng)檔案管理質(zhì)量，發(fā)揮出檔案本身的價(jià)值。

2.3 全面宣傳文書檔案管理工作的重要性

首先，從各項(xiàng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層對(duì)子鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理方式大力宣傳，主要是對(duì)管理層領(lǐng)導(dǎo)加以普及，盡可能加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度，其中，對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作重視程度較低的主要原因是因?yàn)橛X得沒有必要開展該項(xiàng)工作，開展作用不高，但是需要清楚了解到的一方面是，一旦沒有加強(qiáng)文書檔案管理工作宣傳力度的話，必定會(huì)阻礙后期工作良好開展，所以，就需要為管理層提供價(jià)值性高的檔案信息，扭轉(zhuǎn)管理層覺得文書檔案沒有那么重要的理念，經(jīng)過不斷強(qiáng)化，領(lǐng)導(dǎo)也將會(huì)樹立正確的理念。在結(jié)合實(shí)際情況宣傳檔案的基礎(chǔ)上積極鼓勵(lì)文書檔案管理人員參與到檔案工作會(huì)議中，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位對(duì)于檔案工作有著全新的認(rèn)識(shí)。

2.4 做好平時(shí)的收集工作

收集工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員實(shí)施文書檔案管理工作的重點(diǎn)，同時(shí)也可以為其他環(huán)節(jié)穩(wěn)定開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。前期階段中的檔案文件實(shí)際收集現(xiàn)象決定了檔案管理質(zhì)量的提升，對(duì)于各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人員來講，需要全面掌握收集歸檔要點(diǎn)，將所需要?dú)w檔的文件相互整合到一起。不過由于文員崗位有著一定的局限性，因此難以全面掌握鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作實(shí)際開展現(xiàn)象，這就需要依照難度總結(jié)完善和改進(jìn)需要?dú)w檔的文件，在平時(shí)的工作中收集日常治療，尤其是十分零散和專門的文件來講，務(wù)必加大收集力度，為后期工作開展提供良好的依據(jù)。

2.5 增強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案信息化管理水平

要想實(shí)現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理水平的提升，就應(yīng)當(dāng)引進(jìn)現(xiàn)代化的管理方式，結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)實(shí)施作業(yè)，將其落實(shí)于文書檔案管理階段中，發(fā)揮出一定的效果。為了達(dá)到信息化文書檔案管理目標(biāo)，還需要將關(guān)注點(diǎn)放在文書檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)方面，保持?jǐn)?shù)據(jù)格式的規(guī)范和統(tǒng)一性，共享各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)，為開發(fā)信息奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。而且制定健全的自我管理體系，明確相關(guān)目標(biāo)，落實(shí)規(guī)范性流程。

3 結(jié)語

從以上論述來看，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理工作實(shí)施期間還存在著各種各樣的問題，具體表現(xiàn)為重視程度較低，各項(xiàng)部門之間協(xié)調(diào)不到位，文書檔案管理人員自身技能和水平不高，掌握的知識(shí)點(diǎn)少之又少，尚未樹立正確的管理理念等。對(duì)此，就需要結(jié)合存在的問題制定出完善的應(yīng)對(duì)措施，加深鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理層對(duì)于該項(xiàng)工作的重視程度，制定完善管理體系加深各項(xiàng)部門之間的溝通以及銜接程度，構(gòu)建專業(yè)性強(qiáng)且經(jīng)驗(yàn)豐富的文書檔案管理團(tuán)隊(duì)，從而提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理效率，促使該項(xiàng)工作得到高質(zhì)量開展。