新形勢下建設工程檔案的接收模式分析

宋文杰

（廣州市天河區建設工程項目代建局，廣東 廣州 510000）

隨著建筑行業的快速發展，建設工程規模擴大，建設工程檔案管理難度也在不斷增大。借助信息技術，給建設工程檔案管理方式帶來了較大的變化，使管理質量和管理效率得到有效提升。但現階段工程檔案管理中仍存在著一些問題，為了更好地應對新形勢下檔案管理所面臨的新挑戰，需要積極革新內部管理工作和管理模式。同時還需要積極調整企業內部工程檔案管理內容，提高工程檔案管理水平，為建設項目工程企業的持續穩定發展奠定堅實的基礎。

1 新形勢下建設工程檔案所面臨挑戰

在以往的建設工程檔案管理中，普遍存在著重紙質輕電子的情況，通常采取紙質檔案先檢查及接收，再進行掃描及數字化處理，導致人力、物力及財力投入較大，檔案資源利用率低。其中建設工程電子檔案接收模式研究及實踐應用力度不足，接收數據量小、適用范圍較窄，對紙質檔案的編制、組卷、檢查以及整改工作缺乏合理調整，導致新形勢下的檔案服務要求無法有效滿足[1]。

現階段城建工程檔案日常管理工作主要包括了：首先針對納入檔案接收范圍的所有工程檔案展開預驗收，對預驗收合格的檔案出具相應的檔案認可文件。新形勢下，信息技術的廣泛應用以及城市化發展進程的持續深入，房屋建筑、地下管線工程以及市政道路建設等項目數量不斷增加，建設工程檔案數量也不斷攀升，其次為了更好地滿足人們多元化需求， 如舊樓改造、電梯加裝等工程項目也不斷涌現，對工程檔案的有效利用提出了更高的要求，因此作為檔案管理工作中重要的前提和基礎，檔案接收工作的重要性越來越受到關注[2]。在實際檔案管理工作中，需要對傳統的紙質優先的傳統接收模式進行積極轉變，對傳統機制進行創新，通過電子文件管理、信息資源管理、協同創新、大數據、集成管理等先進理念的引入，借助信息化手段，使“以電為主、紙電并舉”的新型檔案接收工作模式得以構建，使檔案接收的完整性、可靠性、真實性得以保障，檔案管理工作效率有效提升，從而能夠使更優質、更便捷的檔案資源開發利用得以實現。

2 建設工程檔案接收模式有效創建策略

2.1 互聯網技術加強應用

首先需要對互聯網技術進行充分利用，對“互聯網+”的政務服務理念加強引入，對“一網通辦” “不見面審批”等政務服務模式進行有效構建，能夠在工程項目竣工聯合驗收環節中，使檔案驗收意見及時出具等問題得以有效解決。其次通過互聯網技術的運用，以及網上審批制度的建立和完善，使網上審批相關工作機制、網上受理和審批服務責任予以明確，并通過有針對性的措施的運用，使工程項目審批服務水平和質量不斷提升[3]。

2.2 網絡系統和標準規范體系構建

對建設工程檔案接收的網絡系統及標準規范體系進行構建，能夠使網上審批服務效能有效提升。為了確保工程建設項目的網上全過程審批的有效實施和全面推行，首先需要對工程檔案電子數據進網入庫進行強化，根據“縱向到底、橫向到邊”的原則，對建設工程檔案管理工作進行有效落實，使相關建設單位的所有電子檔案的在線接收、管理及利用得以實現，其中需要對相關建設檔案管理機構及各專業職能部門的建設項目審批文件數據的共享工作機制加強建設，使城市建設工程檔案智能化管理水平有效提升，使生產關系改善，使基于“互聯網+” 政務服務戰略得到有效貫徹落實，使檔案接收模式有效創新，使檔案服務更加高效、便捷。另外在互聯網及局域網等網絡環境中，為了使超大城市建設工程檔案電子文件在線接收問題有效解決，需要對建設工程檔案管理平臺加強建設，為建設工程項目責任主體提供相關檔案電子文件上傳、管理、智能組卷、移交、在線審核等功能，使建設工程檔案的收集和移交實現從以紙質為主的傳統模式向電子模式為主新模式的積極轉變，使建設工程檔案實現同步在線接收、管理[2]。

2.3 審批文件及數據共享

通過檔案接收相關數據接口的開發，能夠使建設項目的審批文件及數據實現網絡共享。隨著行政審批制度的改革深化以及運營商環境的優化，通過數據交換格式的統一，以及開發接口的應用，能夠使建設項目審批文件和數據共享問題得以有效解決，使建設工程電子檔案的完善性、可靠性、真實性得以保障，使工作質量和效率有效提升[4]。

3 建設工程檔案接收模式創新難點及解決對策分析

3.1 工作創建重難點

現階段建設工程檔案接收系統中，需要加強工程流平臺、數據庫建庫、文件共享交換以及在線圖像處理等技術應用，隨著相關技術的不斷發展和成熟，現階段主要面臨的問題和挑戰主要在于要求所有業務需求通過在線操作完成，基于互聯網、局域網以及政務外網等復雜網絡環境，因此工作創建重難點主要為有效集成數據流的后臺整合、各類關鍵技術以及web端等。

針對特大城市而言，由于市、區兩級城建檔案管理機構、各工程項目建設單位、各建設項目審批部門以及涉及設計、勘察、施工、監理等各責任主體較多，其存在著用戶量、數據量極大，結構關系較為復雜，需要對建設工程檔案數據來源和結構進行梳理和構建，使檔案部門、政府部門、信息化部門之間的信息壁壘及技術屏障得以突破，因此工作的難點還包括文件、信息共享交換渠道的有效構建[5]。

3.2 應對措施

通過數據格式的統一以及開發接口的應用，遵循統一的架構、接口以及標準，對各子系統進行設計，使各子系統之間的良好集成性得以有效保證，其次在應用系統架構設計中，需要對系統架構的兼容性和包容性加強重視，對系統對外接口標準進行科學設計[6]。其次原有數據應盡可能采用數據文件的方式進行導出，使應用系統集成有效減少。另外還應對行政審批制度改革進一步深化，在建設工程竣工聯合驗收環節中積極納入檔案驗收，對城建檔案管理機構的聯動機制加強建設，使政務數據管理部門、專業審批部門等部門之間實現高效的信息交換和文件共享，從而更好地提供全天候、全流程、全地域的網上檔案信息資源服務。

4 結束語

在新形勢下，為了有效提升建設工程檔案接收的完整性、高效性，需要對系統總體框架進行充分調研及科學設計，對相應的高效、快捷的審批體系進行構建和完善，使傳統檔案接收模式得以創新和改進，使城建檔案管理服務質量和效率有效提升。