等級醫院評審視角下醫院綜合檔案管理問題探討

張 靈

（重慶市涪陵區婦幼保健院，重慶 408000）

現階段，我國經濟水平得到了飛速的進步和發展，人民群眾對健康問題有極高的重視，更對醫院的技術服務給予更多的關注與重視[1]。等級評審是直接提升醫院醫療護理質量管理和技術服務的助推劑。在評審周期內，需要大量的檔案材料來支撐和佐證等級評審條款，因此，醫院綜合檔案在評審過程中起到了必要的參考作用，對綜合檔案進行高效、縝密的管理，可以為醫院評審工作的進行奠定基本的保障和維護[2]。

1 綜合檔案管理過程中出現的問題

1.1 檔案管理重視不夠

在醫院管理中，多數管理人員都將重點放在醫療質量管理、醫療設備的改善和醫學技術的進步上，對綜合檔案的管理較為弱化。問題表現在：1）管理制度不完善。大多數醫院對綜合檔案管理沒有達成統一的準則和要求，這導致在具體執行、實施的過程中的效果很難得到保證。由于管理制度上的疏忽帶來的問題，在醫院管理、服務和評審過程中都會造成影響[3]；2）原生檔案收集不重視。很多科室對資料的收集、整理工作缺乏主動意識，不重視，這就致使很多工作內容沒有得到保存，從而進一步導致在后續工作當中，需要對很多瑣碎的材料進行歸納和整理，這無疑又花費了巨大的人力和精力，造成了額外的工作負擔[4]。3）資料歸納不標準。在綜合檔案整理的日常工作中，充斥著大量細致的工作內容，科室收集標準不統一不詳細，導致漏存、未存現象，在評審收集資料時出現找不到補檔案材料現象，真實度不可靠。

1.2 檔案編研供不應求

處于檔案編研的工作視角，由于等級醫院評審階段時間有限，因此檔案編研工作時要求把大量的數據、材料經過仔細的分析與合理的選取，總結為一套資料匯總，方能展現出醫院的管理水平以及研究成果，進而促使等級醫院評審工作能夠順利開展，形成良性循環。然而綜合調查材料發現，很多醫療機構在平日材料管理時，不能對業務材料以及管理成果做到及時的匯總與編研，同時由于專業能力不達標等原因，檔案管理科室對于材料匯總的選題也出現一定的偏差，結果導致很多評審參考材料并非能夠客觀體現真實情況，多是從多方面拼湊而成，在時效性、邏輯性以及科學性層面均缺乏說服力，從而難以為醫院提供合理的審核資料。

1.3 檔案管理較為落后

現階段，由于大多數醫院的檔案管理設備較為落后，其工作室功能不強大、檢索用時太久等效率低下問題，導致曾經的管理模式和設施已經難以滿足當前的使用要求。雖然很多醫院在使用“科怡”檔案辦公及病案檔案管理軟件，但功能不夠強大。特別是科室的檔案收集不及時，上報不及時，醫療保健檔案類別多，數據多，要求保留原始紙質文件多，出現查閱耗時，效率不高。雖在使用電子檔案管理，但由于缺少對管理軟件進行適宜開發和維護的專業工作人員，導致軟件的運作水平大打折扣[5]。不僅工作效率相較之前沒有得到顯著的改善，甚至陸續出現了檢索結果錯誤、數據錄入失敗等新的問題。

2 綜合檔案管理的改進方向

2.1 構建完善的管理制度

處于理論的位置來講，醫院綜合檔案管理的范疇相當廣[6]。內容也相當繁瑣，如果將綜合檔案管理工作處理到位，必須要有一套嚴謹的管理制度。首先，在整理臨床護理資料時，許多醫院會把材料收集到文書系統中，然而考慮到文件材料的復雜程度，如果可以在綜合檔案關系體系中獨立構建一套管理體系，就可以在文書管理時，開展獨立性較強的管理工作，是材料的整理工作更高效、專業[7]。此外，從橫向來看，材料的整理工作可以分為醫務、保健、財務、門診、住院、護理等幾大類，之后在此分類上，再進一步分化出文書、教學、科研等分支，這樣可以更加條理、系統地進行檔案分類、管理，增加了資料整理的持續性和綜合性。

要對醫院內檔案管理部門的內部結構進行調整、升級，以便更好地適應大數據庫的時代背景。醫院綜合檔案管理制度的制定和落實，不僅能夠提升管理人員的工作效率和業務能力，而且可以在等級醫院評審時，提供很全面、系統、真實的資料。因此，在等級醫院評審視角下醫院綜合檔案管理問題探討時，一定要明確制度存在的問題，同時予以科學、合適的解決措施，方便檔案管理工作更加高效和可控。

2.2 制定標準的歸檔步驟

在檔案材料收集時，等級醫院評審機構能夠做好檔案材料預備計劃和收集流程的監管，能夠確保在檔案收集中材料的真實性和豐富性。此外，在資料收納方面，應該擬定全面、細致的管理準則，方便在科室出現人員變動的時候，才能使管理依舊能夠正常運作[8]。在檔案資料的選取階段，還應該對檔案質量的前端控制進行優化，同時對收納的材料做好記錄，為日后的檢索工作提供方便。及時對材料進行同步和更新，提高檔案的歸納水平，能給在日后的評審工作時，提供扎實的基礎[9]。

2.3 檔案管理與評審相結合

第一，在檔案資料編研階段，應該對資料、檔案予以周期性的整理、分類與匯總，同時根據編研的標準不斷補充、潤色，以至使檔案看起來內容豐滿、邏輯清晰、層次分明。在此環節，編研工作應該依據等級醫院評審標準嚴謹地開展工作，力求在多角度、全方位探索檔案、資料信息和價值的同時，能夠給之后的評審服務工作予以參考。第二，站在評審位置來講，由于資料、檔案很難做到第一時間進行上傳與梳理，因此往往表現出一定程度的延時性，進而導致潛在信息和價值的探索工作，會有不確定性。此外，由于各科室的工作范圍以及專業知識的局限性，導致匯總的材料、檔案會比較片面、單一，不僅難以最大程度的挖掘出檔案的有用信息，也使得現有的資料利用率不能得到保障。因此，檔案的編研工作需要站在全局的位置開展，既要結合評審標準對材料進行篩選與處理，又要從多專業的角度去全面、深入挖掘有用的信息和潛在的價值，最終達到高效、完善的管理效果。

2.4 提高檔案管理資源的開發與應用

雖然醫院評審工作需要積極、嚴謹地去面對，但是檔案管理的根本目的在于為醫院的發展和醫療工作提供服務與幫助，匯總的檔案能夠高效、科學的利用是表現其價值的有效途徑。因此，檔案管理應該由曾經的庫藏為主逐漸轉型為開發利用為主，通過科學、合理的檔案數字管理模式，不斷優化、完善檔案的檢索方式，同時考慮使用多媒體等先進的電子設備支持檔案的編研與管理，盡可能使管理模式高效化、管理部門科學化、管理手段規范化，主動搜索并提取有效的資源，同時正確的傳播出去，為醫院的醫療、培訓、科研等工作予以支持和幫助。