事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策

周曉茜

（山東省京劇院，山東 濟南 250013）

1 檔案管理工作的重要性

在事業單位日常工作的過程中，人事檔案管理工作至關重要，人事檔案管理質量直接影響到單位未來的發展，這也是優化內部管理工作的前提。人事檔案記錄著單位內部人員的發展信息，能夠有效展示單位價值的關鍵所在，人事檔案的記載和人事檔案服務能夠提高員工對單位的認同感。同時，人事檔案能夠對單位內部人員的各種信息進行記錄跟蹤，對于單位運營與管理來講能夠提供一定的參考依據[1]。

2 檔案管理中存在的問題

2.1 缺少服務意識

在目前事業單位檔案管理的過程中，部分檔案管理人員的服務意識不足，面對咨詢和求助，往往不能夠給予切實可行的幫助和指引，導致檔案處理工作效率低下，人們在使用檔案的過程中滿意度較低。另外，部分檔案管理工作者的職業道德有待改進，面對一些復雜的檔案工作，不能夠按照標準化流程進行有效處理，從而對用戶造成了困擾[2]。

2.2 重視程度不到位

檔案中包含著事業單位內部人員的各種重要信息，因此檔案信息對于單位發展來講至關重要，是人事工作信息記載的主要媒介。從實際的人事檔案管理工作現狀看來，大部分單位對于人事檔案的重要性不具備足夠的認識，單純認為人事檔案只是對內部檔案資料的收集整理和儲存，并不能夠真正對人事檔案管理工作投入足夠的人員和設備，最終使得人事檔案信息無法發揮價值[3]。

2.3 檔案管理人員建設落后

部分單位的檔案管理人員素質不達標，沒有進行過系統化的檔案工作學習以及就業培訓，這導致在工作過程中存在眾多的失誤，例如，檔案材料收集與整理之后就放置在了角落，缺乏系統性地分析和后續利用。另外，檔案管理人員的整體年齡結構相對較大，所掌握的知識比較老舊，檔案管理專業知識整體較為缺乏，檔案管理工作效率低下，不能夠跟上時代的步伐。最后，檔案部門的人才培養體系不夠健全，沒有定期組織工作人員進行培訓和學習，導致檔案管理工作者無法掌握最新的工作理念和工作方法。

2.4 人事檔案管理信息化進度較慢

在互聯網快速發展的背景下，各行各業越來越重視信息化的發展，但是，仍然有很多事業單位對于檔案的重視嚴重不足，導致檔案管理信息化建設的過程較為緩慢，形式跟不上進度，進度跟不上變化。目前，在開展人事管理工作的過程中，傳統實體檔案管理模式占據的空間相對較大，利用紙質檔案來對相關的信息資源進行保存仍然是常見的存儲手段。事業單位的人事檔案調動情況較多，檔案數量不斷加大，對空間的占有率也越來越多，然而對于計算機的應用只是停留在初級階段，現代化的管理手段整體處于落后狀態，人事檔案管理工作效率普遍較為低下。

3 新形勢下檔案管理創新服務策略

3.1 完善檔案管理工作體系

單位對檔案管理的主要目的是掌握真實的人事信息資料，并對這些信息資料進行開發和利用，為單位未來發展提供一定的參考與借鑒，所以單位必須要重視檔案管理，為單位發展提供依據。在檔案管理工作開展過程中，建立完善的檔案工作制度是保證單位運行和發展的關鍵所在，因此單位必須要加強對于檔案管理服務體系的優化，保證檔案管理服務創新發展。要把好檔案的收集歸檔關，嚴格按照相關的規章制度收集和保存檔案，當檔案被移交到綜合檔案室之后，審查人員應當逐條對進庫的檔案檢查，尤其審查檔案的規范性和完整性，另外，需要根據需要對檔案進行重分組、編目和裝訂。其次，借助于互聯網、云平臺等手段，建立文檔一體化的管理網絡，將文書的登記、轉運以及文檔的收集、整理、歸檔集合在一起進行管理[4]。

3.2 重視檔案管理信息化

在檔案管理的過程中，我們必須要重視檔案管理逐步向信息化進展，使其能夠對組織發展提供重要的推動作用。領導層要重視信息化假設，提高檔案管理工作的地位，并注重人力和財力的支持，除此之外，要加強對現代化管理方式的有效運用，鼓勵工作人員建立終身學習的工作理念，跟隨時代發展的步伐，不斷提升自我，能夠熟練地操作相關的軟件。要通過計算機建立相關的人事檔案信息庫，并注重對檔案信息資源的不斷開發與利用，對組織干部隊伍進行培訓，保證組織干部人事檔案管理工作水平的不斷提升[5]。

3.3 提高檔案管理人員的綜合素質

在檔案工作開展的過程中，必須要做到以人為本，注重員工的素質提升，既需要提升思想認知，又需要提高他們操作計算機的水平。在新形勢發展的背景下，我們要充分了解人事檔案管理工作所發揮的重要作用，確保每一位工作人員恪守人事檔案管理紀律。要提高自身辨別是非的能力，全身心投入到檔案管理工作中，并嚴格遵守檔案法中的相關法律，保證檔案的機密性，樹立良好的職業道德，從而全心全意的為人民服務。檔案管理工作自身的專業性相對較強，組織內部的檔案管理工作人員必須要積極的接受相關的專業知識培訓，并掌握專業的理論，適應新時期知識和技術，能夠主動地學習新的知識，拓展自身的知識面，保證個人學歷層次的有效提升，同時也要具備解決問題的能力。

3.4 拓展組織的服務領域，培養檔案管理人員創新意識

在時代變更發展的背景下，檔案管理工作人員必須要解放自身思想，改變過去較為被動的工作模式，向主動管理進行轉變，提高人事檔案管理工作以及其他各項工作之間的關聯性。傳統的干部人事檔案管理模式與當前的管理模式要求存在著一定的差異，所以組織內部的檔案管理人員必須要善于比較和分析，按照相關要求對人事檔案管理辦法進行深入研究，推動組織人事檔案管理水平的提升。

綜上所述，檔案管理工作有重要價值，我們不僅僅要將單位內部人員的基本信息進行管理，同時也要對職稱、考核、工作崗位變動、獎懲經歷等進行掌握，這對職工在單位內部的發展有重要指導性意義，也是開展各項活動的基本依據。必須要在新形勢下重視檔案管理工作，結合實際解決當前人事檔案管理工作中存在的問題，確保檔案管理實現創新服務的目標。