大數據信息技術在文書檔案管理中的應用分析

孟祥蕊

（中核第四研究設計工程有限公司，河北 石家莊 050021）

文書檔案中也包含一些重要數據信息資源，利用大數據信息技術，不僅能加強對信息資源的合理保護及利用，也能為社會發展和時代進步提供一系列積極的參考意見。因此，促進文書檔案管理信息化及現代化，不僅是時代發展需求，也是經濟發展需要。不斷促進文書檔案管理工作優化，可以為國家長期穩定發展奠定基礎，也能使海量的信息數據在大數據信息技術的統籌管理下，變得清晰明確，從而更有利于開展相關檔案查找及數據使用工作。

1 在文書檔案管理中應用大數據信息技術的意義

時代的不斷發展，使得文書檔案管理工作愈加復雜。時代的發展不僅使文書檔案涉及的檔案數量及檔案類型越來越多，其專業化也越來越強。因此，現有的技術無法加強對文書檔案的利用和管理。可以通過加強對大數據信息技術的應用，有效提升其管理質量和管理效率。并且，大數據信息技術不僅能加強相關文書檔案收集及整理，也能對相關數據進行分析和整合，并通過科學技術及核算加強數據預測工作。同時，大數據信息技術擁有強大的存儲功能，這種存儲功能不僅可以使文書檔案管理容量加大，也能確保相關數據的安全性，從而為文書檔案管理信息化發展奠定基礎。提升文書檔案管理質量與管理效率，可以使檔案管理人員加強與各部門間的聯系，并使文書檔案價值有效增加。并且，文書檔案存儲數量過于龐雜，大數據信息技術不僅可以加強數據挖掘及利用，也能為相關單位發展和進步提供充足空間保障。因此，文書檔案管理中要不斷加強對大數據信息技術的應用，這樣才能有效提升其管理質量及管理效率。

2 大數據信息技術對文書檔案管理發展的影響

2.1 改變傳統管理思維促進管理現代化發展

大數據信息技術的不斷成熟及普及，使得文書檔案的管理思路和管理模式逐漸發生變化，這不僅有效促進文書檔案管理現代化發展，也為其他部門的工作創新奠定基礎。首先，傳統文書檔案管理工作中重管理及收集，但對使用方面卻比較輕視。這種思想的存在，不利于相關文書檔案的后期使用及查找。而大數據信息技術可以為查找和整理分類提供便捷，也能及時促進相關信息更新和完善，并對填寫的相關數據進行基本核實，從而確保相關數據的真實性及合理性；其次，互聯網的普及也為大數據信息系統發展奠定基礎。文書檔案管理在不斷向數字化發展過程中，改革和完善傳統的紙質化管理模式弊端，通過形成電子數據檔案，實現有效的信息共享及信息利用，這也使得文書檔案的潛力可以得到無限發揮。

2.2 拓展文書檔案使用、共享及存儲范圍

大數據信息技術的特征和特點就是共享性較強，同時，共享性特點也使文書檔案使用范圍不斷擴大。因此，利用大數據信息技術進行文書檔案管理，可以有效提升相關數據使用率，也能使其使用范圍和使用界限不斷擴大。同時，相關人員會有不同的管理權限及控制權限，這種控制權限級別不僅有效保障信息數據安全，也能為用戶提供個性化的服務體驗。利用大數據信息技術進行相關數據分享，不僅能確保信息的完整性，也能在一定程度上節省相關存儲空間，從而實現存儲、查找、使用的一體化。這也為相關工作有效提升工作實效，從而為相關企業和單位進步及發展提供幫助。例如，由大數據信息技術支撐，相關文書檔案可以以視頻、音頻、圖片等等形式展現，這種文書檔案數據化發展更有利于相關數據的應用及收集工作，也使得相關數據展現更為立體化。

3 大數據信息技術在文書檔案管理中的應用策略

3.1 加強文書檔案管理完善促進數據共享

文書檔案在管理過程中應建立完善的管理制度。首先，國家發布一系列文書檔案管理指南，這些制度不僅為文書檔案管理，提供一系列參考意見，也促進文書檔案管理工作的規范化和合理化。因此，相關管理人員要嚴格遵守國家規章制度。同時，也要對人員的制度掌握情況進行考核，從而確保相關管理手段更科學合理。例如，要對文件的收集、分類、流轉、歸檔等等進行系統化培訓，從而確保管理制度的有效落實；其次，在文書檔案管理過程中也要加強對相關檔案的充實工作。例如，可以加強音頻、視頻、圖片等等形式的檔案收集，從而使檔案更加具體化和直觀化。同時，也要利用大數據信息系統加強對文書檔案的分析，通過分析，不僅能使其分類更合理化，也能使信息整合及應用更高效，從而為數據共享及信息整合奠定基礎。

3.2 加強對信息技術的應用促進文書檔案管理模式升級

傳統的文書檔案管理無法符合時代發展要求。因此，文書檔案管理中要加強對大數據信息技術的運用。首先，要加強對先進信息技術的引進和利用，也要對現有的檢索系統進行更新和完善，這樣才能使檢索系統更高效，并促進文書檔案整合速度不斷升級。例如，可以引入數據庫、云計算、網技術等等先進的信息技術，從而為大數據系統運轉奠定基礎；其次，大數據信息系統可以支撐文書檔案管理模式，不斷優化和升級。因此，可以利用大數據信息系統進行資源挖掘工作，不僅要對現有的相關文書檔案進行整合。也要通過掃描，識別等等信息化方式，加強對傳統紙質檔案的收入。相關信息數據的完善，可以有利于大數據信息系統加強對各數據之間關聯的分析，從而打破各部門的信息孤島現象，為用戶提供更具針對性的個性化服務方案。

3.3 加強文書檔案管理安全工作

文書檔案在管理過程中，要加強對其安全工作的重視。首先，要加強對相關管理人員安全意識培訓，這樣相關人員才能樹立完善的安全意識，并積極承擔應擔負的責任，通過遵守相關規章制度，從而防止泄密事件出現；其次，可以通過不斷更新相關硬件設備及軟件設備，從技術層面加強安全管理。例如，通過不斷更新防火墻以及進行相關文件加密，從而對相關答案實行嚴格保密，確保檔案的安全性；最后，也要加強文書檔案分類，可以通過相關分類增加相關數據的使用率。也要對一些機密檔案進行嚴格守護和管理，并通過定期查殺，防止相關木馬病毒的入侵。同時，也要加強對相關人才信息技術能力的培養，這樣相關人才才能在充分合理地利用大數據信息系統，確保相關文書檔案的安全性。

4 結語

大數據信息技術的不斷發展，使得文書檔案管理工作需要迫切升級和完善，這樣才能打破信息孤島，真正實現文書檔案的具體價值。同時，加強對大數據信息技術的應用，也能促進文書檔案管理現代化發展，這也可以使相關的企事業單位及政府部門工作開展更加便利和便捷。并且，文書檔案管理人員也要不斷增加自身信息技術掌握能力，這樣才能在熟練運用大數據信息技術的同時，保障相關文書檔案的安全性和隱秘性。