提升事業單位檔案管理信息化建設方法

楊 揚

（遷安市檔案館，河北 唐山 064400）

隨著現代科技的不斷發展，我國各機關單位檔案信息化建設的進程也在不斷加快，在事業單位檔案管理過程中，傳統的方式已經不能滿足檔案管理的要求，在此情況下，快速發展創新檔案管理信息化建設成為一項重要工作。本文以檔案信息化建設的發展要點進行了探討，以提高事業單位檔案管理的工作效率。

1 事業單位檔案管理中出現的問題

1.1 亟需專業人才

進行文件整理、檔案管理，最重要的是選擇專業優秀的工作人員，但就目前而言，許多事業單位中的檔案管理人員并不具備這樣的工作能力和專業素質，許多工作人員沒有進行過專業培訓，且文件管理工作人員的年紀都相對偏大，信息化建設意識薄弱。這樣的工作團隊不具備專業水平、知識框架，無法達到現代化檔案管理信息化建設的要求水準，有些員工對自己的工作沒有正確的認知，因此，在工作中缺乏積極性與活躍度，對文件管理工作只是走形式。更存在由于工作人員不具備專業知識，導致無法準確快速地找出工作中存在的問題，導致檔案管理工作的效率無法提高。

1.2 檔案管理制度落后

就目前而言，在檔案管理信息化建設的過程中，相關單位對檔案管理改革的研究較少，導致在實際工作中沒有專業的制度管理。由于我國的改革發展不斷深入化，在經濟發展與事業建設的過程中還存在需要未被解決的問題，不確定性較大，對于這種情況，建設檔案管理信息化能為相關單位快速準確的提供有用信息，能幫助其解決難題。目前我國在人才教育培養方面改變了傳統思路，為滿足社會發展需求，人才培養的專業性、統一性、多元化等成為當下的主流方向。但由于事業單位檔案管理工作還未建立專業、滿足現代化發展的管理制度，無法滿足社會經濟發展。相關部門在檔案管理信息化建設工作上存在認知偏差，沒有利用好先進的技術設備，因此無法保證檔案管理的工作效率。

1.3 文件管理工作中缺乏統一標準

對各機關單位而言，文件整理是一項非常重要的工作，但是在檔案管理信息化建設過程中，由于各部門之間缺少交流溝通，沒有和其他部門進行系統兼容，使得檔案管理系統無法實現各文件資料的檢索。此外，由于現在事業單位的文件管理工作內容越來越多且繁雜，工作流程也越來越復雜，若文件管理工作沒有統一規范的工作標準，很難實現各部門間的資源共享，且無法滿足文檔整理后的使用效率。

2 事業單位進行檔案管理信息化建設的重要性

隨著現代科技的改革創新，網絡技術越來越發達，在檔案管理工作上也投入了越來越多的計算機技術，可以節省大量的人力和時間，大幅度提高檔案管理的工作效率，使用先進的信息技術，在工作效率、優化水平上都顯著高于傳統的檔案管理方式。

保管紙質文檔不僅需要在溫度、濕度上進行合理控制，耗費大量資金，且紙質文檔修復難度大，耗費大量時間，通過信息化科技手段將紙質文檔轉變為電子文檔進行保管，全部儲存于計算機中，不僅能節約大量空間，同時還便于檢索查閱，避免環境對紙質造成破壞，同時還能進行隨時備份。

通過傳統的紙張歸檔，要對數據進行整理、歸納、計算等多項工作，最后還要進行分析統計，這樣不僅工作量大、精度低，還容易出現錯誤。而通過計算機進行電子數據歸檔，利用軟件進行計算歸檔，能節省大量時間，提高工作效率，同時還能保證準確度。傳統的檔案管理方式過程繁瑣，而利用現代軟件，可以很快查詢到所需內容，十分方便。

3 提升事業單位檔案管理信息化建設方法

3.1 組織檔案管理專業培訓

在當下，我國各機關單位仍然采用人工管理的方式對檔案進行歸納整理，這種方式很難提高檔案管理的專業水平和工作效率，因此，采用信息化先進技術，提高檔案管理工作人員的創新力，將檔案管理信息化建設逐步完善。為了盡早實現檔案管理信息化，應該定期對工作人員進行專業培訓，提高他們的專業水平和綜合素質。現階段，許多工作人員都不具備檔案管理的相關專業知識，同時沒有自主學習的意識，對計算機軟件的掌握也不夠熟練，使得檔案管理信息化建設進程很慢，主要提高工作人員的專業素養，對他們進行專業培訓，才能提高檔案管理的工作效率，盡早實現檔案管理信息化。

3.2 制定檔案管理制度

通過制定一份專業完善的檔案管理制度，才能對檔案管理進行統一標準。隨著現代科技的快速發展，傳統的工作形式也在不斷改變，因此需要不斷優化檔案管理人員的工作意識，讓他們意識到檔案管理信息化建設的重要性，以及在工作中使用先進計算機軟件的必要性，單位制定一套完整科學的檔案管理制度，將這項工作統一化，以提高檔案管理工作的效率。

4 總結

隨著現代化信息建設的快速發展，我國各機關也逐步朝檔案管理信息化建設的方向發展，在此過程中會不斷出現新問題、新困難，需要工作人員不斷研究解決，進一步提高檔案管理的工作效率，加快完成檔案管理信息化建設的目標，只有這樣才能有效提高生產效率，節省人力資源與物力資源的浪費。