提高電子文件管理工作效率的一些思考

王 瑜

（中國電建集團北京勘測設計研究院有限公司，北京 100024）

電子文件是在數字設備或環境中生成的，并以數碼形式存儲，可以依靠計算機等數字設備讀取和處理，也可以通過電信網絡傳輸的電子檔案。在推進電子文件管理工作中，企業可以從建立管理制度、培養專業人員、明確電子文件范圍和選擇合適的電子文件存儲形式等方面來優化電子文件管理工作。本文結合管理電子文檔的實際過程中遇到的常見問題，提出看法，探討優化電子文件管理的一些可能性。

1 電子文件

電子文件，也稱數字文件，是在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。電子文件與其他類型的區別在于記錄方式和載體形式的不同，兩者在支撐業務活動和傳承社會記憶方面的功能則是一樣的。電子具有真實性、完整性、有效性，管理電子文件也具有一定的標準化管理程序。電子文件的特點在于拓寬了傳統紙質檔案不具備的使用維度和廣度，可以在任何時間、任何地點、任何地點提供使用。

電子文件需要依賴計算機軟件或者移動設備上的APP才能管理和使用。電子文件管理系統為電子文件的管理提供了方便，文件可及時上傳，隨時取用。電子文件管理系統的可操作性為用戶提供了更多地使用方法，除了閱讀和打印等傳統的使用文件的方法外，還可以根據企業需要設置各種多樣化功能。電子文件特點是可以數字傳播，將傳統的檔案進行處理后傳輸到特定的電子文件管理系統上，人們可以在任何時間、任何地點在管理系統上上傳信息，也可以用筆記本電腦或移動設備下載幾千公里外電子文件管理系統服務器上的電子文件。

2 存在的問題

2.1 管理方法仍需摸索

國家檔案局早在2009年就已出臺相應標準，《DA/T46-2009文書類電子文件元數據方案》和《DA/T47-2009板式電子文件長期保存格式需求》等標準，對電子文件的元數據、電子文件長期保存格式等方面進行了約定。但是在管理電子文件的過程中，仍存在諸多問題，比如軟件版本兼容性的問題：檔案數字化時，老化的紙質檔案文件字跡模糊、紙張老化發黃，紙張上有污漬的問題，電子文件還會出現文件中有病毒和電腦故障問題。 雖然以上問題都有相應規范標準可以幫助解決問題，但是處理這些問題需要花費的大量的人工成本和時間成本，在一定程度上影響到檔案工作人員的工作效率。那么如何配備有效的電子文件批處理的管理方法就是目前需要解決的最大的問題。

2.2 專業人員的稀缺

雖然老一輩檔案人碩果頗豐，每年也有大量的檔案相關專業人才畢業涌向市場，但是面對當今世界的高速發展，每年檔案形成數量的不斷增長，電子文件的數量也是成幾何倍增長的。面對如此龐大的工作量，目前人員的配備是遠遠不夠的。而且在企業中，移交文件到檔案室的工作人員可能不了解檔案相關知識，需要培訓才能勝任此項工作，并且這部分工作人員往往不是檔案專職人員，一旦這些人員出現工作調動，換上新人后又需要重新培訓。

2.3 信息安全存在問題

電子文件因其可以在互聯網中飛速傳播的特征給檔案管理工作帶來方便，但是也帶來了電腦病毒、信息泄露等安全隱患。首先維護數據有一定困難，一旦管理系統崩潰或維護時，就可能出現電子文件數據丟失，或一時無法提供使用的麻煩。其次電子文件再歸檔前，檔案人員難以確認電子文件是無毒的，在電子文件提供利用時，檔案人員也很難控制電子文件的流向。

3 解決措施

3.1 標準化的管理

電子文件的管理是一項非常復雜的業務，建立嚴謹的管理制度體系才能對電子文件進行科學有效的管理。另外軟硬件的配備也同樣重要，只有標準和軟硬件同時配備，才能實現電子文件的高效批量處理，節約處理電子文件的時間成本，提高檔案人員的工作效率，實現標準化管理，提高辦公質量。我認為上述兩點大部門企業已經具備了，但是工作及軟件的使用流程仍然需要檔案工作人員不斷摸索優化。國家檔案局行業標準《DA/T77-2919紙質檔案數字復制光學字符識別（OCR）工作規范》中提到“應對識別的文本進行自動語義識別和矯正通過詞匯庫和語義庫對識別后文本中的字符、詞匯、語句自動進行逐層分析更正。詞匯庫和語義庫應具備更新和自動學習功能”檔案人員應該嘗試訓練軟件完成機器學習。

3.2 加強檔案工作人員培訓

規范一套切實可行的檔案及相關人員工作制度，時刻跟進本企業業務情況，根據企業情況實時的做出調整，同時讓檔案人員對本企業業務有所了解，讓其他部門的人員也了解本企業檔案工作的相關規定，盡可能簡化業務人員歸檔電子文件時的流程，并且加強企業內部檔案相關工作規范的培訓，才能做好檔案工作的傳承，達到良好電子文件管理效果。

3.3 做好信息安全的把控

完善電子文件信息安全技術保障措施是首要任務。我認為首先應該對電子文件做好加密處理，對文件進行分級權限管理，不同權限的用戶所能使用的文件級別也不同。通過電子文件加密和解密操作可以使用戶外的人很難接觸到文件內容。同時規定電子文件的使用時間，讓電子文件只有在規定時間內可讀，才可以有效地保護電子文件信息安全。

4 結束語

加強電子檔案接收和電子檔案管理，可以降低企業的運營成本，保護企業的信息資產。形成電子文件時，應當用嚴格的管理制度和措施來保證其真實性、完整性和有效性。在電子文件形成過程中，應進行管理、檢測，確保管理流程的連續性。同時發展可實現的管理制度，規范責任，明確責任，才能優化企業的電子文件管理，幫助檔案人員提高工作效率。