數字化檔案管理工作的實踐

王 卉

（佳木斯大學附屬第一醫院，黑龍江 佳木斯 154003）

當前的檔案管理工作已經逐漸朝著信息化的發展在不斷發展，但是如何高效的運用現代化技術，對于檔案進行有效的管理，使數字化檔案管理工作現階段需要著重考慮的問題。通過對于數字化檔案的建設，能夠不斷的促進檔案管理工作更加高效的開展，對于檔案管理更加便利，確保企業的檔案能夠在企業中發揮出作用。因此，本文針對于數字化檔案管理工作的實踐展開探討。

1 數字化檔案管理的內涵

數字檔案管理工作是隨著社會發展而出現的必然現象，也是檔案管理工作信息化建設的發展成果。在實際的數字化檔案管理工作中，能夠對于一些圖像，文字，語音，視頻等一些具有更高價值意義的檔案內容進行儲存和保管。其次，當前的信息技術高速發展，產生了許多的數字檔案信息，為了能夠促進這些檔案的妥善保管，并且能夠隨意的調取使用，就需要開展數字化檔案管理的工作模式，在這種工作模式下，通過網絡就可以對檔案進行傳播，使其能夠發揮出自身作用。因此，在檔案管理工作中不斷地推進數字化檔案管理工作的模式是對于檔案管理工作實際價值的提升，也是能夠促進企業綜合實力提升的一種方式。在實際的內涵分析上，有以下三點：

1）數字檔案管理的優點。數字文件管理工作相比較傳統的檔案管理工作來說，更加便捷，能夠節約紙張，更加易于保管，還能夠節約空間。而且，通過數字化檔案工作的方式，能夠更加便捷的對于數據內容進行查詢，還可以使數據內容歸檔更為便利，提升實際的檔案管理工作效率。

2）數字檔案管理的作用。在數字化檔案管理工作上，計算機技術，網絡技術以及通信技術和多媒體技術都能夠得到充分得來用，并且能夠不斷的促進檔案管理工作的進步與發展。隨著數字化檔案管理工作的開展，能夠推動檔案管理工作的開展與改革，并且能夠使檔案內容有效地進行利用，還能夠形成資源共享，從而提升了檔案在工作中的作用發揮，提升了檔案內容在企業發展中的重要性。

3）數字文件管理的效率。紙質檔案在儲存之后，由于工作原因經常需要調閱，但是次數多了就容易使檔案出現丟失或者損壞的情況，對于檔案的管理工作來說，十分不易。并且，紙質檔案在管理上不夠便利，并且難以共享。但是隨著信息化技術的運用，能夠對于紙質檔案進行備份，通過這樣的方式使人們在調閱的時候可以直接通過計算機閱讀檔案內容，使檔案的保管更加便利，還能夠提升檔案的安全性。

2 企業數字化檔案管理實踐開展的現狀分析

1）硬件設備建設不足。企業想要更好地開展檔案數字化管理工作，就需要具有先進的硬件設備。由于各種原因的影響，一些企業當前的硬件設備還較為落后，并且還有一些企業由于經費問題，連數字化檔案管理的基礎設備—掃描儀都沒有，根本無法開展數字化檔案管理工作的建設。還有一些企業內部的建設較為落后，在網絡設施上，存在著諸多問題，甚至于無法正常使用，都會對于企業數字化檔案管理工作產生影響。當前我國企業中存在硬件設備不足問題的企業很多，因此，硬件設備問題是影響數字化檔案管理工作發展的重要 原因。

2）檔案管理系統與自動化辦公系統無法對接。由于企業內部使用的一些軟件都是資深專門針對于檔案管理工作開發的，所以通過網絡技術的運用開展自動化辦公的時候，員工大多是使用的企業內部自主研發配備的系統，而這一系統無法與數字化檔案管理工作系統進行對接。也就是說，兩個軟件的使用過程中，缺乏一個合理的規章制度以及使用方式管理，所以，在工作中，也就無法實現兩者的對接，從而導致數字化檔案管理工作無法在企業中推行。并且，還有一些企業的檔案管理系統和自動化辦公系統的兼容性比較差，無法完成連接。

3 企業數字化檔案管理工作的實踐方式分析

1）更新硬件設備。為了能夠促進企業檔案管理的數字化建設，就需要企業首先投入資金進行硬件設備的更新，使數字化建設具有一個良好的基礎。在硬件設備更新的時候，需要首先對于源設備上的內容進行保存，并且要在更換設備后儲存在新設備上。其次，在設備更換之后，企業要對于設備進行調試，以確保設備能夠正常使用，針對于計算機來說，需要確保計算機的系統安全問題以及穩定性功能良好，避免給數字化檔案管理工作造成隱患。最后，除了硬件設備以外，企業還要加強對于硬件設備使用的條件創造。通過安排人員定期對于設備井維護，并且對于檔案查閱室進行打掃。

2）培養復合型人才。在當前的數字化背景下，企業需要不斷的加強對于復合型人才的培養，使人才能夠滿足于檔案管理工作的要求。首先，企業要對于檔案管理人員進行專業知識的培訓，使其能夠掌握工作中的基本流程，并且能夠逐步的適應于數字化檔案管理的工作模式。其次，需要任命一些具有計算機技術的人員進行檔案管理工作，數字化檔案管理工作的根本就是需要檔案管理人員具有計算機的操作技術。所以，在上崗前，要對于員工進行培訓，確保其能夠符合于數字化檔案建設的要求，在開展工作。除此之外，企業還可以通過招聘的形式，招收一些復合型人才到企業中參與到檔案管理工作中，并且要加強檔案管理人員的薪資待遇，吸引更多的人才，并且能夠調動工作人員的積極性。

3）做好數字化檔案精準管理。數字化檔案管理工作相較于傳統的紙質管理來說，優勢明顯，但是需要管理人員加強對于細節的重視，通過細節問題的處理，能夠確保檔案管理工作更加安全，避免出現損毀，丟失等問題，導致檔案管理質量出現問題。并且，企業要逐步完善檔案管理制度，對于檔案管理工作提出具體的工作要求，并且對于其工作職責范圍進行明確。其次，還要設置檔案管理員的職位，出現問題時，能夠及時地追責，確保損失降低。

4）運用現代化管理手段。現代化管理方式指的是數字虛擬技術，智能技術等等。隨著科技的進步，當前現代化技術的運用十分廣泛。因此，在檔案管理工作中，企業可以通過人臉識別，指紋密碼的形式，使文件的安全系統能夠提升。并且，該可以建立專門的檔案室，對于紙質檔案以及一些儲存檔案的硬盤等進行保存，檔案室不允許他人進入，需要查閱內容時，需要檔案管理人員進入取出，并做好登記工作。這樣的方式能夠有效地提升檔案管理的安全性，避免由于檔案泄露或者損壞給企業帶來損失。

4 結語

當前在企業中，經常會出現管理人員對于檔案管理工作的重視度不足，從而導致數字化檔案管理工作開展不利。因此，在企業內部，需要不斷的對于硬件設備進行更新，加強對于復合型人才的培養，做好數字化檔案精準管理工作，運用現代化的管理手段，使企業的數字化檔案管理工作能夠更加高效的開展。最終使數字化檔案管理工作能夠提升企業檔案管理的工作效率，并且提高工作質量，減輕工作人員的工作壓力，符合于社會的發展，促進企業更加穩定的成長。