事業單位干部人事檔案管理探析

蘇國寧

（保定市國防動員委員會交通戰備辦公室，河北 保定 071000）

1 事業單位干部人事檔案管理工作中存在的問題

1.1 管理環節薄弱和認識上不夠

干部人事檔案管理給很多人造成的認識都是存在誤區的，大多數都認為這是一項檔案的保管工作，只要是檔案不丟失、不損壞就完成了工作，豈不知這樣想法只是片面的理解了檔案管理的工作內容，也是由于這樣的錯誤想法使檔案管理工作在單位中引不起足夠的重視，自然對其的經費和人員的投入也必然不會充足，這樣就會在很大程度上阻礙其工作的順利開展。通過這點分析，我們可以看出，領導及工作人員如果沒有正確的認識，就很容易忽略檔案工作的重要性和作用的發揮，也必然無法適應時代的發展要求了。

1.2 檔案管理模式不夠先進

在個別事業單位中，檔案管理人員存在自身專業素質差、管理模式落后及變動頻繁等情況，往往都是這些因素使得檔案管理工作失去了應有的意義，并且得不到足夠的重視。除此之外，對于信息資料的收集、整理和歸檔等，也存在著嚴重的業務水平不高的情況，很多的基層事業單位根本沒有對檔案管理作為重點工作來開展，因此沒有成立獨立的部門對檔案資料進行管理，檔案人員也自然而然沒有針對性的工作，從事的辦公室工作也從檔案的管理轉移到了辦公勤務類，逐漸成了辦公室的勤雜工，這樣情況也之直接導致單位檔案管理工作的表面化，更加失去了管理的科學性和規范性，使檔案管理陷入了混亂中。甚至在檔案管理工作中還會出現錯誤歸檔、保管期的混亂情況，這些都阻礙了檔案管理的發展。

1.3 事業單位干部人事檔案管理的制度不健全

由于事業單位干部人事檔案管理工作從本質方面來說，實際上無法充分的為事業單位本身帶來直接的利益，并且檔案工作單位自身的開展也較為繁復，這導致部分事業單位本身不愿意在該項工作之中投入大量的資金和人力。在這樣的思想意識之下，也就使得事業單位無法對于規章制度進行良好的完善，或者說在實際執行過程中所呈現出的力度不夠充足，在上層領導對于檔案管理制度不重視的情況下，其相應的員工也就在這一過程中出現了散漫的現象，整個事業單位本身在這期間所呈現出的情況也就是停滯不前的狀態。

2 創新干部人事檔案管理策略

2.1 構建完善的現代化檔案管理制度

作為創新優化干部人事檔案管理與利用的基礎與關鍵所在，相關單位應加快建立完善的現代化檔案管理制度，指派專門的工作人員完成檔案管理與制度編制等工作任務，引進并制備配套的硬件設施，推動人事檔案管理工作的系統化開展。對于管理部門來說，應結合自身的業務需求以及基本條件等完善內部建設，避免因突發問題引發檔案資料的損毀與丟失等問題。如在檔案儲存庫中，應設置適宜的溫度控制設備，實現對檔案管理環境溫度的有效調節。

與此同時，在思想觀念上創新，意味著應從思想意識的角度上提升對檔案管理的重視程度，對創新與完善相應的管理制度予以正確認識，樹立以人為本的核心觀念，達到為社會、為人民做實事的目的。全面提升干部人事檔案管理與利用的思想層次，在人員調動與崗位調整的過程中，應預先做好一系列的溝通與交接工作，確保能夠完整收集干部的履歷資料以及工作評價等資料信息。要進一步提高領導對檔案管理工作的重視，應將檔案工作在日常工作中的比重適當加大，由專門的管理人員負責，將每日的管理工作與落實進度等一一報告給分管領導，確保其能夠準確了解落實實情。在干部人事檔案管理方面，中央部門擬定并下發了相關的要求草案，其強調干部檔案管理應提高工作效率，針對具體情況促進檔案收集與管理的有序化發展。

2.2 嚴格規范檔案管理與利用

本質意義上，干部人事檔案屬于一種人才信息資源，開展檔案管理工作一方面是為了發揮檔案資源的固有價值，為多方的利用與調取工作提供便利條件，以動態化的服務模式替代單一的靜態存儲。在現代化社會發展建設中，管理工作需要開闊視野，無論是在經濟層面，還是意義層面上，都應將自身的核心價值充分體現出來。對于檔案工作者來說，要嚴格規范干部人事檔案的管理與利用，需要樹立與時俱進的科學發展觀念，用創新思路與有效的改革措施推進工作，一方面對基礎性的管理工作予以重點關注，另一方面還需站在現代化發展背景的角度上，充分考量檔案管理的創新性發展，秉承實事求是的基本原則，增強資料利用的規范性。例如，在日常的管理工作古城中，應確保每個檔案的每一次借閱與調取等都帶有準確的可查記錄，無論是哪一部門的人員，如果涉及檔案的借用與調取問題，必須預先做好一系列的登記工作。其中不僅需要記錄主要的借閱、調取原因，還要明確具體的時間。為了確保檔案查詢記錄的準確性，管理人員應做好定期的監督與管理工作，要求其填寫清楚每一項登記細則。

2.3 遵循按需分配原則配備檔案管理人員

人事檔案管理工作人員的安排需要結合具體的需求，因為檔案管理需要考慮的內容較多，例如單位和材料等，所以增加了檔案資料整理的難度。同時檔案管理制度與相關要求比較嚴苛，如果各項管理工作同步進行，工作人員的精力無法集中。鑒于此，安排檔案管理人員時，需要結合各個工作崗位的實際需求，遵循“千卷一人”這一基本原則，根據不同崗位對于人數的要求，安排相應的檔案管理人員，能夠將所有的精力集中在檔案管理工作中，可以減少管理工作出現的差錯。為了提高工作效率，建議將檔案管理人員歸納到專業技術隊伍中，根據事業單位各個工作崗位設置的要求，安排中、高級技術人員，提高檔案管理效率。除此之外，檔案管理人員需要有職務晉升渠道，使檔案管理人員能夠有足夠的自信參與到工作中，在實踐過程中形成榮譽感，真正提升干部人事檔案管理水平。

3 總結

在現代化信息社會的發展背景下，干部人事檔案管理與利用的創新發展不僅是為了提高整體工作效率，也是為了滿足越來越高的管理要求，將現有檔案資源的實用性價值充分發揮出來，為各個部門的日常事務性工作提供便利，以此優化檔案管理組織結構，達到更高標準的發展目標。