事業單位檔案管理存在的問題與對策

張 楊

（黑龍江省海林市退役軍人服務中心 黑龍江 海林 157100）

事業單位為了更好地提高檔案管理工作水平，應當針對新時代檔案應用的需要完善檔案管理的方式方法。本文主要分析事業單位檔案管理存在的問題，著力構建科學化的檔案管理運轉體系，降低檔案管理的成本，提高檔案的整體質量水平，在信息技術的輔助下提高檔案的實用價值。

1 事業單位檔案管理存在的問題

1）管理人員專業性低。事業單位還缺乏專業的檔案管理工作體系，現有從事檔案管理人員的工作能力有限，有些檔案管理人員熟悉紙質檔案管理的方式，不熟悉信息化的檔案管理運轉方法，檔案的實用效率較低，檔案的實用價值未能充分地發揮出發。一些事業單位缺乏對檔案管理人員的培養意識，不能經常性的給檔案管理人員提供學習機會，導致檔案員的專業性低，檔案員難以適應新時代的檔案管理工作。為了保證檔案員在基層檔案管理崗位干出成績，還需要提高檔案員專業素養。

2）檔案管理意識較弱。目前，事業單位對檔案管理的重視不足，檔案管理的創新性較低，未能形成全員重視和參與檔案管理的工作氛圍。有些事業單位檔案管理人員的工作態度消極，不能沉浸在基層檔案管理事業當中，檔案管理操作的隨意性較大，未能基于信息化檔案管理的趨勢創新檔案管理工作的方式方法。上級領導對檔案管理的重視不夠，未能給予檔案管理足夠的指導與評價監督，不能督促各部門配合檔案管理工作，因此影響了檔案管理的效率，未能發揮檔案資源的實用價值。

3）檔案利用率待提高。事業單位檔案的實用價值體現不明確，事業單位檔案管理重存儲不重視使用，基層事業單位的檔案未能與地方檔案管理系統緊密的相聯，導致事業單位檔案數據信息的實用價值未能充分的體現出來。一些事業單位檔案管理的重點放在檔案收集、存儲與管理上，不能開發檔案的實用價值，未能構建科學化的檔案共享服務體系，不能針對重大決策與重要事項提高檔案數據資源。

4）缺少必要設備設施。事業單位檔案管理技術設備水平有限，檔案管理專業設備不足，現有的檔案管理設備僅僅滿足常規紙質檔案管理的需要。由于缺乏檔案管理的智能化設備，導致檔案室不能做到自動化控制。而且，很多事業單位缺乏專業的檔案管理軟件系統，檔案管理系統與辦公自動系統的結合不緊密，無法達到自動化的存儲檔案，給檔案員造成較大工作負擔，不能提高檔案收儲的工作質量。目前情況下還要開發專業的檔案資源共享系統，提高檔案資源的配置科學性與有效性。

5）檔案管理制度落后。事業單位檔案管理規范建設的滯后，很多事業單位未能根據本單位的實用需要提高檔案管理工作的水平，檔案管理的科學化水平較低，檔案管理無章可循，檔案管理人員的創新性與主動性較低。很多事業單位缺乏檔案管理升級計劃，未能明確年度或階段性重點，檔案管理指向性不明確。還有的事業單位未能基于信息化的特征修訂檔案管理制度，傳統的檔案管理方式阻礙了檔案管理工作的建設效率。很多事業單位檔案管理的標準陳舊，檔案管理規范化水平較低，檔案處置的隨意性大，現有的檔案資源難以發揮實用價值。事業單位檔案管理的整體效率較低，檔案管理工作雜亂無章，查詢檔案的速度較慢，傳統的檔案管理方式難以滿足時代的需要。

2 事業單位檔案管理的優化措施

1）提高檔案員的素質。新時代必須高度的重視檔案管理工作，把事業單位檔案管理改革的重點放在培養優質的檔案管理隊伍方面。首先，加強檔案管理人員的配置，提高檔案管理人員專業性，引進專職檔案員，保證檔案員具備信息化背景下檔案管理的基本能力，懂得專業的檔案管理工作的操作方法。其次，基于事業單位檔案管理改革的需要加強檔案技術的培訓工作，通過一系列專題講座、理論研討、脫產學習的方式提高檔案員的素養，激發檔案員的創新意識，提高檔案管理的整體效率水平。第三，不斷加強檔案管理員的績效激勵，在有效評估檔案員工作水平的基礎上，指出檔案員自主改進的空間，促進檔案員不斷提高專業技術，引導檔案員實現專業領域的個性化 發展。

2）優化檔案管理體系。新時代還要優化檔案管理工作體系，明確檔案管理的責任分工，引導專職檔案管理人員和相關部門密切配合。首先，完善檔案管理運轉體系，制定檔案管理的運轉程序，確定具體的檔案管理責任分工。其次，強高檔案管理人中的責任意識，加強檔案管理教育工作，積極的宣傳檔案管理的重要意義，展示檔案管理工作的成果，大力普及現代化的檔案管理技術方法與優化措施。

3）發揮檔案實用價值。新時代應當更充分地發揮檔案的實用價值，強調加強檔案保護工作，在此基礎上不斷完善檔案的服務體系。首先，樹立檔案部門的服務意識，注重檔案的高度共享開發，盡可能地發揮檔案在服務決策、服務重大項目方面的積極作用，著力構建優質的檔案管理體系，體現檔案的積極作用。其次，實現檔案管理存儲與使用的同步建設，大力開發專業的檔案管理使用系統，積極的提高檔案管理的運轉效率，注重依托智能化的設施設備解決檔案管理工作存在的現實問題。第三，重點提高檔案管理的安全意識，注重在信息化的環境下完善檔案管理的新體系，注重依托互聯網提高檔案傳輸的質量，同時防止在互聯網中運轉檔案造成的各種新型風險隱患。

4）加強技術設備更新。新時代還要全面加強檔案管理技術設備的更新，引進專業的檔案管理設備，從而全面提高檔案管理工作的質量。首先，大力引進智能化的檔案管理設備，強調配置必要的檔案管理計算機終端，積極的引進信息化的檔案管理設備，強調通過租用方式配置必要的大型檔案管理設備。其次，開發檔案管理專業系統，提高檔案管理軟件水平，圍繞著檔案管理系統與辦公智能化銜接，從而達到全面提高檔案管理質量，提高檔案服務效能，加強檔案管理資源配置的目標。第三，保證必要的資金供給，積極的申請財政資金支持，滿足事業單位檔案管理升級的資金需要。同時發揮第三方機構的服務作用，強調事業單位檔案管理與檔案管理專業機構的融合，提高檔案管理工作的效率。

5）完善檔案管理制度。新時期還要優化檔案管理工作制度，創新檔案管理工作規則，積極的推動檔案管理規范化、標準化、程序化的運轉。首先，擬定事業單位檔案管理工作制度，明確具體的檔案管理工作要求，確定事業單位檔案管理的重難點，從而提高檔案管理的整體效率。其次，明確檔案管理的責任分工，強化檔案存儲、管理、使用、共享的具體標準，優化檔案運轉方式，促進各部門、各下屬單位采用一致的檔案管理方法，解決檔案管理工作現實需要，規范化的保證檔案統一運轉。梳理以往檔案管理的漏洞，積極的推動檔案管理的創新發展，基于制度與規劃把握檔案管理的發展方向。

3 結論

新時代事業單位必須高度的重視加強檔案管理工作和，明確檔案管理工作的開展計劃，找準檔案管理工作的重點，積極的推動檔案管理工作的創新化建設，從而有效消除檔案管理工作的風險隱患，切實體現檔案資源的實用價值，滿足公益事業對寶貴檔案資源的使用需要。