新修訂檔案法中檔案治理的理念呈現與要素探討

彭 婕

（國電長源電力股份有限公司，湖北 武漢 430066）

習近平總書記指出，檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。檔案法是企業進行檔案管理的根本依據。現代企業在經營發展的過程中會產生海量信息，為了高效利用所需信息，就需要對其進行科學規范的管理，將這些信息整理成有價值的歸檔材料。檔案管理是一項復雜的工作，因此在進行檔案管理的時候，不僅需要保證歸檔材料的真實有效，還需按照法律的要求進行真實準確的記錄，以此來保證歸檔材料的可查詢性，為企業的發展奠定良好的基礎。

1 新修訂《檔案法》的要素解讀

《中華人民共和國檔案法》（以下統一稱為《檔案法》）于1987年9月5日在第六屆全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議上提出，于1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務委員會第二十次會議上完成第一次修正，于2016年11月7日第十二屆全國人民代表大會常務委員會第二十四次會議完成第二次修正，并于2020年6月20日在十三屆全國人民代表大會常務委員會上進行修訂，2021年1月1日起 施行[1]。

1.1 檔案機構及其職責

《檔案法》第二章第八至第十一條中規定了檔案機構及其職責。國家檔案主管部門是檔案工作的主要管理人員，對國家的檔案事業進行統籌管理與規劃。縣級以上地方檔案主管部門負責對該行政區域內企業事業單位的檔案工作進行管理與監督[2]。企業事業單位檔案工作人員需要具備相應的專業知識與技能，忠于職守，遵紀守法，盡職盡責完成本單位檔案管理工作。同樣的，對于表現良好的，在檔案收集、整理、保護、利用等方面作出突出貢獻的單位和個人，可按照國家規定的標準給予其一定程度上的獎勵與肯定。

1.2 檔案的管理

《檔案法》第三章第十二至第二十六條中規定了檔案的管理，在進行檔案管理的工作過程中一定要按照法律要求的進行。對于國家規定需要進行立卷歸檔的檔案，定期向檔案管理機構提交，實行集中管理；相關的企事業單位必須按照國家的規定進行檔案的提交，比如：圖書館中的文獻資料檔案在固定的位置進行妥善保管。檔案館與圖書館以及企事業單位在檔案管理方面是互相協作、相互配合的關系，不同的單位機構需要建立適合自身管理的制度體系，借助信息化管理模式對其進行管理[3]。

在檔案進行密級變更的時候，需要按照法律法規的規定進行辦理。除此之外，檔案管理機構還需要依照國家檔案主管部門的規定，分析檔案的保存價值以及重要程度，任何單位或個人未經批準，不得擅自對檔案進行篡改或銷毀。企事業單位應妥善保管涉及國家秘密的檔案，如果保管的條件不符合要求或者在進行保管的過程中因為各種人為原因導致檔案被破壞或者產生不安全現象，可以尋求檔案主管部門的幫助，協商代管。根據《檔案法》規定，涉及機構改革的企事業單位，其轉讓檔案需要按照規定向有關單位或者檔案館移交，避免歷史遺留問題產生。

1.3 檔案的利用與公布

《檔案法》第四章第二十七至第三十四條中規定了檔案的利用與公布，縣級以上各級檔案館的檔案，應該從形成之日起二十五年向社會進行開放；經濟等特殊檔案的開放期限可以少于二十五年；如涉及國家安全或者重大利益等到期不宜開放的檔案，其開放日期可以多于二十五年[4]。總之，檔案開放的期限是國家檔案主管部門根據國家的需求以及發展實際制定的。按照國家的相關規定，企事業單位能根據其工作需要利用未公開的檔案，但是一定要在法律允許的范圍之內進行。按照規定，檔案的所有者以及檔案的移交者，可以優先利用該 檔案。

國家所有的檔案由國家依法公布，任何單位或個人無權公布。檔案所有者有權對其所有的檔案進行公布，但是在進行檔案公布的時候，也必須嚴格遵守檔案法的規定，不能對國家的利益與安全造成損害。總的來說，在進行檔案利用與公布的過程中，一切需要以國家利益為前提，在檔案利用的過程中要保證檔案的安全，在對其公布的時候也要依照相關法律規定，確保不發生失泄密。

2 檔案法對推進檔案治理體系的影響

2.1 完善檔案治理體系

制度是規范檔案治理體系的規則，在對檔案進行治理的過程中起到了基礎性的作用。制度是進行檔案管理的基礎、準則以及標準[5]。新修訂的《檔案法》完善了舊的檔案管理制度，加入了檔案責任制，明確了各個機關對于檔案管理的范圍，規范了各個機構在進行檔案管理過程中的責任。為保證檔案管理信息安全，《檔案法》還完善了檔案管理機制，改善了檔案保管的條件。為了加快檔案的管理與開放進程，應該建立檔案的創新意識。同時，還實行了信息化檔案管理技術，利用各種媒介進行檔案的管理以及保存。增設了檔案監督機制，明確檔案監督內容，完善檔案監督責任制，加大懲處力度。總的來說，新修訂的《檔案法》全方位地完善了檔案管理體系，為依法管檔夯實了法律基礎。

2.2 強化檔案管理部門的責任

檔案管理部門是進行檔案治理的基礎，在推行檔案體系治理的過程中發揮著組織協調、統籌規劃、監督監導的作用。新修訂的《檔案法》明確了檔案主管部門的職責，能與地方管理的實際情況相適應，有利于發揮檔案管理優勢；同時明確規定了檔案管理部門的監督檢查工作，給予了檔案主管部門更多的職能與責任，確定了主管部門在檔案管理過程中的主導地位與能力，有利于檔案管理中監督工作的執行，增強了檔案管理法律執行的剛性。

2.3 加強檔案館的職責

新修訂的《檔案法》增加了“突發事件應對活動”檔案的收集管理內容，給予了檔案館在應對突發事件時，例如：地震、洪水等突發事件檔案的收集、管理與研究以及后期針對類似情況提供參考依據與決策支持。增加了館藏檔案開發利用的內容，賦予了檔案館進行愛國主義、集體主義、中國特色社會主義教育方面的權利。為檔案館增加了研究功能、公共服務功能以及社會宣傳教育功能，突出了檔案館在檔案管理過程的主導地位。有利于保證檔案館相關工作的合法性，也有利于提升檔案館的治理能力，同時還能加大檔案館的資源開發力度，促進檔案的利用交流與分享，推動檔案館在檔案治理體系過程中發揮更加重要的作用。

3 新檔案法下企業檔案管理發展方向

企業檔案是指企業在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案總稱，是企業對日常工作進行查考、審計等的原始憑證及重要依據，具有原始性、唯一性等特點，是企業的寶貴財富。在新檔案法背景下，企業檔案管理工作也應該進行相應的轉型，確保檔案管理工作能夠有效實施。企業檔案管理轉型應該從以下幾方面 做起：

3.1 加強企業檔案安全管理

檔案的安全是企業檔案管理的基礎和底線。企業檔案管理需要對企業的重要數據資料進行管理和保護，因此在企業檔案管理過程中，應當注重對企業檔案安全保護工作的不斷更新，建立健全完善的檔案安全防護體系，保證檔案管理工作的安全性。新修訂《檔案法》明確指出，企事業單位需要健全檔案安全管理機制，加強檔案安全風險管理，為確保檔案實體和信息安全，就需要配置適合檔案保存的庫房以及必要的設施設備。因此，企業進行檔案安全管理過程中，應該在滿足防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等八防建設的同時，運用現代化設備，建立自動化火災監控系統以及門禁系統，實現對檔案的安全防控。

3.2 加強企業檔案信息化建設

新修訂的《檔案法》新增加的《檔案信息化建設》內容，規定企業事業單位應當建立健全檔案信息化工作機制，為企業推進檔案信息化建設提供了法律依據和制度保障。在信息化技術不斷發展的當今社會，檔案的數字化、信息化發展逐漸成為當前檔案管理的主流趨勢，企業應該加強對檔案信息化建設的重視，實現檔案管理系統與企業業務系統的無縫鏈接，確保檔案部門對電子文件的形成、積累和歸檔的全過程監控。同時做好檔案數字化工作，加快存量檔案數字化進程，推進傳統檔案室向數字檔案室轉變。為了加快檔案信息化建設，促使檔案管理工作現代化發展，必須督促各級企業將檔案信息化建設納入企業信息化工作，統一部署，同步實施。

3.3 加強企業檔案收集管理

根據國家檔案局頒布的《企業檔案文件材料歸檔范圍及保管期限規定》（10號令）的要求，對于企業發展過程中產生的原始檔案以及過程痕跡文件都需要進行歸檔。新修訂的《檔案法》從法律層面進一步明確了檔案的收集歸檔范圍，為企業檔案收集歸檔提供了法律依據。因此，企業檔案收集工作必須進行管理創新，對檔案源頭進行控制。各級企業檔案人員應該根據機構和職責調整，做好前端控制，對于需要歸檔的文件堅決進行歸檔，確保檔案收集工作順利進行，保證檔案管理工作中的資源得到合理配置，促使企業檔案管理工作的質量和效率得到大幅度的提升。

3.4 加強企業檔案管理人才轉型

企業檔案管理人才是實施企業檔案工作的重要人員，直接關系到企業檔案工作的開展。在信息技術不斷發展的當今社會，企業檔案管理更加復雜，檔案管理人員作為檔案管理的實施者和實現檔案信息化的中堅力量，必須在熟練掌握檔案管理專業技能的基礎上，具備相關信息化知識，因此，檔案人才管理工作也應進行優化創新。新修訂的《檔案法》第十一條增加了檔案專業人員評審檔案專業技術職稱的內容，為企業加強檔案人員培訓力度，提高檔案人員業務素質提供了法律依據。同時，人力資源社會保障部 國家檔案局印發的《關于深化檔案專業人員職稱制度改革的指導意見》（人社部發〔2020〕20號），提出堅持德才兼備、以德為先，對于“工匠型”人才和“學術型”人才分開評審。所以，在企業檔案管理人才培養過程中，應該結合企業實際，逐步建立以“工匠型”人才和“學術型”人才分開評審的人才評審制度，打造一支高素質的檔案管理人才隊伍，從而提高企業檔案管理的質量。

4 結論

綜上所述，高質量的檔案管理是國家文明發展的基礎，也是國家文化軟實力發展的重要體現。《檔案法》是在我國經濟社會不斷發展的基礎上產生與不斷完善的，新修訂《檔案法》中的相關規定為企業檔案管理提供了法律依據和制度保障，企業應當以法律為準繩，創新檔案管理思路，真正提高企業檔案管理工作的質量和效率。