基于知識(shí)管理開展事業(yè)單位檔案管理工作

李 真

（山東省衛(wèi)生健康委醫(yī)療管理服務(wù)中心，山東 濟(jì)南 370102）

檔案管理對(duì)事業(yè)單位發(fā)展十分重要，事業(yè)單位檔案管理工作有著自身性特征，在我國經(jīng)濟(jì)體系快速發(fā)展的背景下，對(duì)檔案管理有了全新的要求，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式難以滿足社會(huì)發(fā)展需要，同時(shí)也會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題。基于此，事業(yè)單位檔案管理工作必須要與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新管理思維與管理結(jié)構(gòu)，以便完善以往傳統(tǒng)檔案管理模式的不足，進(jìn)而提升事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)效性。

1 事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

作為文件管理的一部分，數(shù)據(jù)管理是一種新的理念，即信息的價(jià)值和重要性在不同的時(shí)間間隔內(nèi)會(huì)有所不同。我國的數(shù)據(jù)管理目前有三個(gè)主要領(lǐng)域：1）管理的組織形式。作為文件管理的一部分，我們可以根據(jù)我們?cè)诠芾砜茖W(xué)方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，制定文件管理原則并將其付諸實(shí)踐，同時(shí)保持文件管理的最高水平。2）科學(xué)的管理方法。對(duì)于文件管理人員來說，必須有意識(shí)地進(jìn)行信息管理，以便充分利用管理知識(shí)，并建立一個(gè)工作組，該工作組不僅擁有扎實(shí)的科學(xué)知識(shí)，而且擁有更高水平的企業(yè)技術(shù)。3）先進(jìn)的技術(shù)支持。在文件管理環(huán)境不斷變化的情況下，文件管理的技術(shù)能力也在不斷發(fā)展，信息技術(shù)是現(xiàn)代社會(huì)文件管理技術(shù)不可或缺的組成部分，進(jìn)一步完善了文件管理技術(shù)的信息化，從而推動(dòng)了文件管理。但是，在文件管理任務(wù)的現(xiàn)狀下，仍然存在著主要集中在兩點(diǎn)上的問題：1）管理理念過時(shí)。隨著文件管理的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)管理意識(shí)仍然存在漏洞和過時(shí)的特征，許多管理人員和專業(yè)人員都堅(jiān)持其理念的管理原則。管理人員的管理意識(shí)也過時(shí)了，缺乏對(duì)信息管理的關(guān)注。傳統(tǒng)的管理方法可能導(dǎo)致管理效果相對(duì)較差。2）管理設(shè)備過時(shí)。由于文件管理依賴于財(cái)政支持，再加上缺乏管理知識(shí)，對(duì)文件管理投入的資源不足，管理系統(tǒng)過時(shí)，管理資源減少，導(dǎo)致總體管理效果降低。

2 在檔案管理中應(yīng)用知識(shí)管理的必要性

在過去，事業(yè)單位主要依賴傳統(tǒng)方式來開展檔案的管理，具體措施就是保管實(shí)體文件等，在需要時(shí)將這些實(shí)體文件取出。一方面可以充分發(fā)揮其自身參考價(jià)值，另一方面可以將其作為憑證；而知識(shí)管理主要是對(duì)檔案資源當(dāng)中相關(guān)背景知識(shí)所包含的顯性知識(shí)以及隱性知識(shí)進(jìn)行挖掘，因而將其應(yīng)用于檔案管理意義重大。首先，知識(shí)管理更為注重采用先進(jìn)手段使用戶主動(dòng)獲取深層次的信息服務(wù)以及知識(shí)性服務(wù)，從而使知識(shí)充分發(fā)揮其價(jià)值。在提供服務(wù)之前，知識(shí)管理部門要深入鉆研文件以及檔案，使其獲得開發(fā)利用，通過檔案管理價(jià)值的全方位提升，使管理人員具備更高的組織地位。其次，檔案知識(shí)管理的實(shí)施可以幫助檔案管理不斷拓寬其范圍。在檔案管理工作實(shí)際開展過程中，一些資料可能與圖書資料以及前期文件處于緊密相關(guān)的狀態(tài)，但是由于某些原因，已經(jīng)被排除在檔案管理活動(dòng)之外，而知識(shí)管理可以重新將上述資料納入檔案管理工作范疇，促進(jìn)大檔案管理順利實(shí)施。因而，在檔案管理領(lǐng)域當(dāng)中納入知識(shí)管理所強(qiáng)調(diào)的知識(shí)挖掘以及共享應(yīng)用，可以幫助檔案工作者對(duì)文件以及檔案的開發(fā)利用加強(qiáng)重視，進(jìn)而使檔案管理工作具備更高的價(jià)值。

3 基于知識(shí)管理的事業(yè)單位檔案管理工作策略

3.1 轉(zhuǎn)變檔案管理理念

事業(yè)單位檔案管理部門在日常各項(xiàng)工作開展過程中，必須充分認(rèn)識(shí)到在全新的經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理工作的重要價(jià)值。通過對(duì)知識(shí)管理理念的有效運(yùn)用，做好檔案管理的規(guī)劃工作，進(jìn)行整體布局，在事業(yè)單位檔案管理部門具體情況基礎(chǔ)之上，不斷優(yōu)化其落后的信息割據(jù)局面，為檔案管理各個(gè)模塊提供一個(gè)分享信息資源的平臺(tái)，這樣可以使檔案信息具備更高的準(zhǔn)確率。此外，檔案管理部門還需對(duì)檔案管理工作實(shí)際開展過程中的具體情況進(jìn)行認(rèn)真分析，針對(duì)關(guān)鍵流程當(dāng)中所存在的各種問題做好優(yōu)化工作。

3.2 創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作模式

事業(yè)單位職能部門具備細(xì)致化的特征，在檔案管理工作開展期間，大多數(shù)部門的檔案沒有被全面使用，這從一定程度上反映了檔案管理工作質(zhì)量和水平處于較低的狀態(tài)。要想將此種現(xiàn)象徹底解決，就需要事業(yè)單位檔案管理人員進(jìn)一步創(chuàng)新和改進(jìn)檔案管理方式，摒棄單一模式，比如適當(dāng)?shù)卦鲈O(shè)網(wǎng)上服務(wù)專區(qū)，借助信息化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和新型設(shè)備創(chuàng)新云檔案管理平臺(tái)，在提升事業(yè)單位檔案管理水平的基礎(chǔ)上促使工作良好開展。

3.3 知識(shí)共享以及創(chuàng)新

在事業(yè)單位，開展檔案管理工作的一個(gè)主要目標(biāo)是對(duì)知識(shí)進(jìn)行共享以及不斷創(chuàng)新，在此基礎(chǔ)之上，不斷提高事業(yè)單位的競(jìng)爭能力。對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案資料是其知識(shí)的一種表現(xiàn)方式。在檔案管理工作實(shí)際開展過程中，在一體化階段必須設(shè)立明確的方向。一方面，保證知識(shí)管理向著有序化方向發(fā)展；另一方面，合理劃分不同檔案知識(shí)并做好其歸類工作，探尋可能存在的聯(lián)系。與此同時(shí)，還需科學(xué)評(píng)估檔案價(jià)值，確定檔案具體歸檔范圍，結(jié)合檔案價(jià)值的高低確定是否需要對(duì)其歸檔，從而有效識(shí)別相關(guān)電子文件。需要將檔案數(shù)字化管理工作以及辦公自動(dòng)化有機(jī)結(jié)合，在檔案信息化系統(tǒng)當(dāng)中納入歸檔工作以開展統(tǒng)一的管理，以防形成環(huán)節(jié)以及歸檔環(huán)節(jié)相互之間出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，只有這樣，才能使知識(shí)實(shí)現(xiàn)共享以及創(chuàng)新。

3.4 提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，這對(duì)事業(yè)單位的文件管理產(chǎn)生了影響，不僅改善了文件管理的工作方式和管理模式，而且提高了事業(yè)單位文件管理的效率。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，文件管理人員必須提高整體素質(zhì)和能力水平，并從根本上提高創(chuàng)新意識(shí)，以提高生產(chǎn)率。許多文件管理人員目前缺乏網(wǎng)絡(luò)信息管理方面的專業(yè)知識(shí)。因此，需要提高文件管理人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和文件管理技能，將文件管理培訓(xùn)委派給專業(yè)團(tuán)隊(duì)，并邀請(qǐng)專家維護(hù)。經(jīng)常組織相關(guān)文件管理人員分享他們的成功案例。此外，在檔案管理員的招聘程序中必須考慮事業(yè)單位對(duì)人員的綜合需求，并選擇具備全面知識(shí)的專業(yè)人才，為事業(yè)單位檔案管理注入新鮮血液，以促進(jìn)可持續(xù)發(fā)展。此外，文件管理人員還必須按照各自單位的文件管理安排執(zhí)行任務(wù)，確定自己的行為，進(jìn)行科學(xué)有序的文件管理，不僅滿足新時(shí)代的發(fā)展需要，而且提高文件管理任務(wù)的效率，從而改善業(yè)務(wù)部門的健康狀況。

4 結(jié)束語

綜上所述，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，事業(yè)單位需要不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)、轉(zhuǎn)變檔案管理理念、積極樹立“大檔案”觀、創(chuàng)新檔案管理模式、進(jìn)行知識(shí)共享以及創(chuàng)新，只有這樣才能使檔案管理工作具備更強(qiáng)的前瞻性以及內(nèi)涵性，提升事業(yè)單位檔案管理工作的效能。