事業檔案管理存在的問題及對策分析

王倩倩

（山西省臨縣醫療保險服務中心，山西 呂梁 033200）

每個人都有屬于自己的檔案，這些檔案中記錄了自己個人的榮譽獎項、獲獎記錄、工作表現、獎懲情況、行為軌跡、家庭背景以及個人的德才，因此檔案的管理和整理可以作為知人善任、選賢舉能的重要工具。因此，管理好事業單位人才檔案，可以為國家篩選出更多人才，同時對于人才資源的開發也能達到一定的促進的作用。隨著我國人口的不斷增多以及人事制度改革的不斷加大，事業單位的管理顯得更加重要。對此，下文主要簡述事業檔案的管理。

1 事業檔案管理存在的問題

近年來，我國人口的不斷增多以及人才的不斷涌現，凸顯出我國事業檔案管理的重要性，但在實際工作中事業檔案的管理存在一些問題，主要存在三點。

1）工作人員缺乏對事業檔案管理重要性的正確認識。首先，人事檔案的管理工作給人的總體印象就是在背后默默無聞的工作，相當于后勤工作，既沒有升職的渠道也沒有那么的引人注目，因此不少人認為該工作沒有什么實質性的要求，就是一個仔細工作的活。其次，部分工作人員對檔案工作存在一定的認識誤區，認為檔案工作就是對資料的抄寫、保管，不是單位中主要的工作，并不能給工作帶來明顯的經濟效益，甚至有些人認為該工作只是一個形式，不需要投入太多的精力。因此，大部分人處于“守好職位、做到不丟失、不泄密、實時應付”的狀態，并沒有把事業檔案管理真正安排到議事日程中，致使事業檔案的管理一直被處于說起來重要，用起來需要，忙起來忘掉的情形。這種現象的存在很難做到高質量，更不能很好地服務于干部隊伍的建設。

2）管理人員管理意識參差不齊和水平不高。隨著人事制度改革的縱深推進，機構內部進行重組，人員的流動性強，大部分原處于檔案管理工作的人員也因為崗位的變動去了其他的崗位進行工作。因此，這就造成了大部分上崗的人員沒有經過系統的檔案知識培訓，從而對檔案工作的重要性以及管理檔案的要求不太了解，對檔案的收集、整理、歸檔和裝訂等流程沒有過多的熟悉，同時不少檔案人員身兼數職，致使檔案工作的重要程度排到了最后，嚴重影響了檔案管理的工作質量。

3）設備配置的落后。雖然我國現在處于信息化時代，但是對于紙質版的檔案資料依然很重視，畢竟紙質版的資料才是一手資料。然而在實際中，這些資料的放置都被遵循了“因陋就簡”的原則，資料的放置處既沒有防火、防火、防盜的措施，也沒有其他硬件軟件的設施。而且在調閱檔案的時候采取的都是原始的手工操作方式，由于多次的調閱和陽光的照射導致紙張變黃、字跡開始逐步的褪色，嚴重威脅到了檔案資料的完整性和安全。

2 提高事業檔案管理水平的措施

因為事業檔案管理關系到人員的具體資料，而且資料的完整性和安全對于個人來說都是十分重要的一件事情，為了解決事業檔案管理中存在的問題，該段提出具體的解決措施。

1）設立檔案管理層級。不管是對于哪一個組織來說，必須要有一個領導人以及具體明確的分工，只有這樣工作人員才會達到相互監督、一起工作的狀態，所以健全的機構是檔案管理工作順利開展的重要保障。首先，要在單位內部專門設立一個綜合檔案室，并選取合適的人才作為檔案室主任。其次，對管理人員進行具體的分工，讓每個人都對自己的職責和權利做好一定的把控。同時，可以檔案管理室中的具體情況進行人員的添加或減少，形成一個較為完善的檔案管理系統，促進檔案管理工作的順利進行。

2）健全管理制度。首先，要制定一個合理又科學的管理制度，并結合檔案管理室中的具體情況進行逐步的完善。其次，要做到每個人都是平等的地位。雖然大家的職位不同，但是不代表職位低的人就應該低人一等，每個人都是在為國家工作，只是所處的位置和所做的事情不同，因此要避免職位高人一等就可以為所欲為的狀態，每個人只有平等才能更好地共事。最后，設立獎懲分明的機制。檔案部門既是管理制度的制定者，同時也是執行者，因此建設合理的獎懲機制，可以督促管理制度的落實。同時，每個人都會因為獎懲制度的存在積極參與到檔案管理工作中，提高工作的效率和質量。

3）開展檔案管理工作的信息化建設。隨著時間的積累，不少紙質版的資料在信息化時代的使用越來越少，而且在一定程度上紙質版資料的查閱耗費大量的時間，對此將紙質版的信息掃描錄入到電腦中可以減少不必要的麻煩，同時大大提高了資料查找的效率，也避免了紙質版資料的損壞。

3 結束語

本文主要討論事業檔案管理中存在的具體問題，同時也給出了具體的解決措施，檔案管理對于人才的篩選有重要的意義，因此做好管理工作能加快我國發展的步伐，同時資料的完整性和安全都得到了 保障。