中醫(yī)院檔案管理存在的問題及應(yīng)對(duì)措施初探

李平濤

（山東省鄆城縣中醫(yī)醫(yī)院，山東 菏澤 274700）

1 引言

中醫(yī)院管理檔案管理工作是我國(guó)中醫(yī)院在管理從事國(guó)家醫(yī)療、科研、教學(xué)、預(yù)防衛(wèi)生保健、藥品監(jiān)督管理、衛(wèi)生機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理以及其它各項(xiàng)管理活動(dòng)中，已經(jīng)形成對(duì)整個(gè)醫(yī)療工作方面具有重要參考價(jià)值的指標(biāo)之一，這是指導(dǎo)中醫(yī)院制定工作發(fā)展計(jì)劃和管理決策的可靠事實(shí)依據(jù)，是醫(yī)院指導(dǎo)并監(jiān)督協(xié)調(diào)各項(xiàng)管理工作正常開展運(yùn)行的重要參考資料。檔案管理工作是我國(guó)中醫(yī)院檔案管理工作中重要的一環(huán)，是必須高度重視的一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作。

2 中醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1）相關(guān)人員對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不足。很多地方中醫(yī)院對(duì)歷史檔案管理籌建工作不夠重視，其中”重醫(yī)療、輕管理”缺檔現(xiàn)象普遍，忽略了我國(guó)中醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的歷史連續(xù)性和醫(yī)院歷史檔案資料的真實(shí)完整性。現(xiàn)代醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理檔案由各個(gè)病案室統(tǒng)一管理，科室以及相關(guān)檔案管理人員常常認(rèn)識(shí)不到醫(yī)院檔案管理工作的重要性，認(rèn)為將檔案放到公共檔案室內(nèi)還不如將檔案放在私人科室內(nèi)看起來方便，因此造成中醫(yī)院對(duì)于檔案管理無法集中統(tǒng)一進(jìn)行管理，導(dǎo)致整個(gè)檔案室的利用率不高。

2）缺乏完善的檔案管理機(jī)構(gòu)。中醫(yī)院臨床檔案管理一般由臨時(shí)設(shè)置在附屬中醫(yī)院檔案辦公室的附屬綜合醫(yī)院檔案室人員負(fù)責(zé)。其中需要符合中醫(yī)院檔案管理行業(yè)的國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，綜合醫(yī)院檔案室管理工作一般只需要包括病理文書影像檔案管理、科技技術(shù)檔案管理、會(huì)計(jì)資料檔案和相關(guān)實(shí)物資料檔案、音像視頻檔案、醫(yī)療護(hù)理文書影像檔案、病理切片影像檔案等，各種病理檔案通常通過不同的管理業(yè)務(wù)部門直接進(jìn)行協(xié)同管理，這樣的檔案管理方法也會(huì)導(dǎo)致檔案管理機(jī)構(gòu)上也會(huì)出現(xiàn)很多漏洞，一個(gè)事業(yè)單位中也會(huì)出現(xiàn)多業(yè)務(wù)部門協(xié)同管理的新格局，影響檔案管理的工作效率。

3）檔案專業(yè)人員素質(zhì)有待提高。檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)對(duì)企業(yè)檔案管理工作水平提高有直接性的影響。目前我國(guó)檔案相關(guān)專業(yè)管理人員技術(shù)隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊，其中主要因素包括：專業(yè)文化素質(zhì)程度、理論業(yè)務(wù)水平、專業(yè)技術(shù)素質(zhì)等幾個(gè)方面，對(duì)從事檔案專業(yè)進(jìn)行高中低層次技術(shù)管理的專業(yè)人才較少。隨著管理業(yè)務(wù)內(nèi)容不斷豐富，檔案管理信息資源管理事業(yè)規(guī)模日益不斷加大，故對(duì)各類專業(yè)檔案人員的管理要求量也變得越來越高。但目前大部分中醫(yī)院未對(duì)管理人員進(jìn)行有效的素質(zhì)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，對(duì)管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒有合理的規(guī)劃，很多檔案管理人員工作主要以傳統(tǒng)工作經(jīng)驗(yàn)為主，在思想上和管理水平上不能跟上時(shí)代發(fā)展需求，導(dǎo)致管理水平較為低下。管理內(nèi)容不斷豐富，檔案信息管理規(guī)模日益加大，故對(duì)專業(yè)人員的要求變得越來越高。但目前大部分中醫(yī)院未對(duì)管理人員進(jìn)行有效的素質(zhì)培訓(xùn)教育，對(duì)管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒有合理的規(guī)劃，很多檔案管理人員工作主要以傳統(tǒng)工作經(jīng)驗(yàn)為主，在思想上和管理水平上不能跟上時(shí)代發(fā)展需求，導(dǎo)致管理水平較為低下。

3 加強(qiáng)中醫(yī)院檔案管理模式的改進(jìn)措施

1）提升對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。首先，相關(guān)管理人員需要轉(zhuǎn)變觀念，只有國(guó)家中醫(yī)院自上而下高度重視醫(yī)院檔案管理改革工作，充分認(rèn)識(shí)感受到醫(yī)院檔案管理體制工作的改革重要性與改革實(shí)用性，把醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)工作管理作為國(guó)家中醫(yī)院改革發(fā)展的重要基礎(chǔ)工作，與檔案業(yè)務(wù)體系建設(shè)工作同步通過發(fā)展、同步通過考核，才能有效保證醫(yī)院檔案管理改革工作健康、規(guī)范、高效地順利開展，從根本上徹底改變醫(yī)院檔案可有可無、檔案管理工作枯燥無味的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，使之更好地有效服務(wù)于國(guó)家中醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)與改革發(fā)展；其次，要不斷改進(jìn)檔案工作組織方式管理方法，要徹底改變過去”等、靠、要”落后的檔案管理模式，變被動(dòng)綜合管理為主動(dòng)綜合管理，拓寬醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)工作管理服務(wù)領(lǐng)域范圍，圍繞國(guó)家中醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)改革發(fā)展戰(zhàn)略大局，積極主動(dòng)深入挖掘醫(yī)院檔案管理資源，提高醫(yī)院檔案管理資源綜合利用管理價(jià)值；第三，要求具有一種與時(shí)俱進(jìn)的改革創(chuàng)新發(fā)展意識(shí)、開放創(chuàng)新意識(shí)、包容創(chuàng)新意識(shí)，創(chuàng)造性的深入開展醫(yī)院檔案管理改革工作，積極主動(dòng)調(diào)整工作思路，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案為醫(yī)療臨床、為醫(yī)學(xué)科研、為推進(jìn)中醫(yī)院檔案管理體制發(fā)展改革提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的創(chuàng)新意識(shí)。

2）檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)需要進(jìn)一步提高。現(xiàn)代化管理模式主要指利用現(xiàn)代化先進(jìn)設(shè)備，如檔案的除濕、滅蟲、防火、空調(diào)、電腦等設(shè)備，從而提高管理水平。引進(jìn)一批現(xiàn)代化檔案技術(shù)設(shè)備，一方面必須不斷提高檔案設(shè)備合理配置，以其作為我國(guó)檔案企業(yè)現(xiàn)代化工作管理的主要任務(wù)內(nèi)容，另一方面必須不斷提高企業(yè)計(jì)算機(jī)檔案操作管理水平，通過利用計(jì)算機(jī)的快速錄入、整理，能利于讓檔案使用者及時(shí)快速查找各項(xiàng)檔案資料，有效利于節(jié)省時(shí)間以及節(jié)約人力物力，提高檔案工作效率。加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，即中醫(yī)院要充分利用現(xiàn)代化設(shè)備的高速、準(zhǔn)確和資源共享的特點(diǎn)，提高檔案利用的工作效率。引進(jìn)或自行設(shè)計(jì)符合中醫(yī)院集團(tuán)檔案管理軟件，建立中醫(yī)院集團(tuán)內(nèi)部檔案管理網(wǎng)絡(luò)，采用現(xiàn)代化的管理手段。

3）提升檔案管理從業(yè)人員綜合素質(zhì)。檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工作，隨著社會(huì)分工的不斷發(fā)生變化，科室管理門類、檔案管理工作人員的實(shí)際流動(dòng)和社會(huì)責(zé)任心等多種因素，都會(huì)直接影響醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，因此，要根據(jù)醫(yī)院檔案管理工作社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要，將基層檔案管理人員實(shí)訓(xùn)培養(yǎng)使用計(jì)劃管理納入我國(guó)中醫(yī)院基層人才培養(yǎng)計(jì)劃體系，建立基層檔案管理專業(yè)人才培養(yǎng)梯隊(duì)，通過管理專業(yè)培訓(xùn)、知識(shí)模式創(chuàng)新、進(jìn)修崗位學(xué)習(xí)等多種方式。除此之外，隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生檔案事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展，新的服務(wù)領(lǐng)域和應(yīng)用形態(tài)層出不窮，檔案管理內(nèi)容日益豐富，檔案管理信息應(yīng)用載體日益豐富多元化，檔案管理應(yīng)用手段日益先行和進(jìn)化。

4 結(jié)束語

總之，根據(jù)時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)，創(chuàng)新中醫(yī)院檔案管理模式是推進(jìn)中醫(yī)院發(fā)展的基本要求。中醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部要根據(jù)各級(jí)醫(yī)院事業(yè)發(fā)展的實(shí)際工作情況，在醫(yī)院檔案管理中不斷健全醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度，規(guī)范醫(yī)院檔案管理服務(wù)行為 ，建立更多現(xiàn)代化檔案管理模式，提高各級(jí)中醫(yī)院專業(yè)檔案管理服務(wù)水平。同時(shí)，中醫(yī)院檔案管理人員還要不斷增強(qiáng)自身檔案管理責(zé)任意識(shí)，端正檔案工作負(fù)責(zé)態(tài)度，充分利用我為中醫(yī)院人員提供的專業(yè)培訓(xùn)以及自身實(shí)踐學(xué)習(xí)，提高自身檔案綜合管理素質(zhì)，通過自身實(shí)際行動(dòng)不斷創(chuàng)新醫(yī)療檔案服務(wù)模式，提高我院醫(yī)療檔案服務(wù)水平。