探究事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新路徑

高春暉 胡忠平 姜 童

（1.濱州市疾病預(yù)防控制中心，山東 濱州 256600；2.山東第一醫(yī)科大學(xué)醫(yī)藥管理學(xué)院，山東 濱州 256600）

1 人事檔案的概念、特點(diǎn)與意義

1.1 人事檔案的概念

人事檔案是代表個(gè)人身份的詳細(xì)“身份證”，客觀記錄和反映了個(gè)人學(xué)習(xí)、生活、工作、經(jīng)歷，家庭情況，社會(huì)關(guān)系以及個(gè)人德、能、勤、績等方面的材料[1]。人事檔案是事業(yè)單位從事人力資源管理活動(dòng)的重要憑證和材料，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，也是單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。

1.2 事業(yè)單位人事檔案的特點(diǎn)

1）保管單位的相對穩(wěn)定性。事業(yè)單位由于其公益與社會(huì)性質(zhì)，因此相對持續(xù)穩(wěn)定，檔案一般由單位組織人事或勞資部門儲(chǔ)存和集中管理，職工個(gè)人隸屬關(guān)系不發(fā)生變化，個(gè)人檔案就不會(huì)轉(zhuǎn)移。

2）保存方式的獨(dú)立和連續(xù)性。事業(yè)單位人事檔案，一般都采取單獨(dú)立卷方式，“一人一卷”是主要形式，不得分開保管。同時(shí)隨著個(gè)人履歷的變化，要隨時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充增加，確保連續(xù)和完整性。特別是嚴(yán)格要求了中間不能出現(xiàn)個(gè)人履歷斷檔，否則檔案失去佐證價(jià)值和使用效力。

3）檔案內(nèi)容的真實(shí)性和全面性。事業(yè)單位的人事檔案，記錄了職工真實(shí)、詳細(xì)的個(gè)人履歷，是單位安排職位，考察和選拔干部的重要依據(jù)，任何弄虛作假或篡改信息都將導(dǎo)致檔案失效。檔案必須“檔如其人”“檔即其人”。

4）動(dòng)態(tài)性與保密性。人事檔案具有動(dòng)態(tài)性，隨著時(shí)間推移，個(gè)人履歷不斷豐富，如在個(gè)人學(xué)歷的提升、職務(wù)職級(jí)變化、單位記功、獲獎(jiǎng)或交流調(diào)動(dòng)到上下級(jí)單位等情況，人事檔案也要隨著補(bǔ)充、調(diào)整，直到職工自然人身份的結(jié)束。另外，根據(jù)法律規(guī)定，人事檔案在相當(dāng)長的時(shí)間內(nèi)、在一定范圍內(nèi)是保密的，不對外開放[2]。一些特定人員檔案還有密級(jí)（絕密、機(jī)密、秘密）規(guī)定，必須嚴(yán)格遵守。

1.3 加強(qiáng)人事檔案管理工作的重要意義

第一，是加強(qiáng)干部管理的重要途徑。干部人事檔案記載著干部的基本信息，是選拔任用和管理監(jiān)督干部的重要依據(jù)。進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理真實(shí)性、完整性工作，是干部工作的基礎(chǔ)和保障。第二，是提高干部工作水平的保障。人事檔案詳細(xì)記載了干部學(xué)習(xí)、成長的經(jīng)歷，反映了一名干部成才發(fā)展的過程與各階段干部選拔任用的標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)人事檔案工作，可以進(jìn)一步深化組織干部工作認(rèn)識(shí)，提高干部管理工作的科學(xué)化水平。第三，是參謀決策的重要基礎(chǔ)資料。經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、規(guī)律認(rèn)識(shí)都離開第一手檔案資料，人事檔案資料作為記載最完整的一手資料，在各個(gè)時(shí)期組織建設(shè)、人事管理中都發(fā)揮了積極作用，這些歷史資料的積累，是國家、單位的寶貴遺產(chǎn)。

2 當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題

2.1 對人事檔案工作重視不高

檔案工作屬于人事工作一部分，工作比較機(jī)械平常，更多時(shí)候需要嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范、按部就班，很難以出現(xiàn)亮點(diǎn)、特色。因此很多事業(yè)單位對該項(xiàng)工作重視程度不夠，很多單位一把手甚至很少過問。

2.2 人員不足、水平不夠

人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)，但又復(fù)雜、枯燥的工作，特別是近年來推進(jìn)檔案電子化、信息化工作后，需要做大量基礎(chǔ)性工作，很多單位人員捉襟見肘。另外，檔案工作一般都要求專人轉(zhuǎn)崗，但很多單位都由人力資源部門兼管，時(shí)間精力有限，限制了工作整體開展。

2.3 經(jīng)費(fèi)缺乏、信息化程度不夠

事業(yè)單位改革后，曾經(jīng)不少全額財(cái)政撥款單位轉(zhuǎn)變?yōu)樽允兆灾Щ虿铑~單位，單位財(cái)政情況不容樂觀，因此很難在人員、設(shè)備、庫房等的配備上進(jìn)行完善升級(jí)，導(dǎo)致工作停滯不前。另外，隨著時(shí)代進(jìn)步，檔案信息化、電子化工作全面鋪開，但不少地區(qū)檔案仍以紙質(zhì)檔案為主，電子化工作滯后，不僅儲(chǔ)存成本高，還存在遺失、磨損等風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，職工或群眾檢索使用也不夠便利，程序繁瑣。

3 事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新措施

3.1 推進(jìn)人事檔案規(guī)范化、程序化

規(guī)劃化是人事檔案管理的最基礎(chǔ)工作，事業(yè)單頁要進(jìn)一步完善干部人事檔案的收集、核查、借閱、保管等基礎(chǔ)性、程序性工作；確保歸檔材料接收及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。進(jìn)一步梳理人事檔案接收、鑒別、粘貼、分類、整理、裝訂、上架等各個(gè)流程，確保過程完整閉環(huán)，程序科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)。特別是進(jìn)一步加強(qiáng)干部檔案審核，明確審核責(zé)任、審核范圍、審核重點(diǎn)、時(shí)間安排、方法步驟，確保檔案真實(shí)有效性，對因檔案問題被記錄在案，未查清前不得提拔或重用，通過高壓 處罰問責(zé)進(jìn)一步增強(qiáng)全體人員的規(guī)矩意識(shí)和法紀(jì)觀念。

3.2 推進(jìn)檔案管理制度創(chuàng)新化

事業(yè)單位要結(jié)合自身實(shí)際，進(jìn)一步修訂完善人事檔案的查（借）閱制度、材料收集等制度機(jī)制，創(chuàng)新工作舉措，提升工作效果。這里可參照某地事業(yè)單位做法，該單位辦理社會(huì)保險(xiǎn)退休的業(yè)務(wù)，以往反復(fù)查借閱使用檔案，容易出現(xiàn)檔案材料丟失、涂改等現(xiàn)象，改革后只要持社會(huì)保險(xiǎn)局退休檔案管理中心開具的商調(diào)函，可以一次性辦理轉(zhuǎn)遞檔案手續(xù)，最大限度地保護(hù)檔案安全，簡化辦事流程。值得學(xué)習(xí)。另外，在創(chuàng)新制度機(jī)制的同時(shí)，要進(jìn)一步強(qiáng)化制度剛性與管理，一律公正對待不開綠燈，保證工作紀(jì)律性和原則性。

3.3 推進(jìn)人事檔案管理信息化

傳統(tǒng)的人事檔案工作以紙質(zhì)文件材料為主，經(jīng)常翻閱紙質(zhì)的檔案會(huì)造成檔案壽命的縮短，同時(shí)嚴(yán)重影響了檔案收集和查詢效率。借助檔案電子化，可以大大提高辦事效率。查閱各類檔案時(shí)，依托互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)支持，只需在電腦端根據(jù)檢索條件輸入對應(yīng)信息即可獲得相關(guān)的檔案信息；同時(shí)，通過高清掃描儀等電子設(shè)備上傳為電子檔案，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)和電子化雙重介質(zhì)管理，辦理日常業(yè)務(wù)只需打印電子復(fù)印件即可，可減少原始紙質(zhì)檔案移動(dòng)使用頻次，提高檔案保管的時(shí)效性、安全性與抗風(fēng)險(xiǎn)能力。最后，電子檔案依托互聯(lián)網(wǎng)與云系統(tǒng)，可為跨部門間的信息互通打下基礎(chǔ)，助力“最多跑一次”改革，實(shí)現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多跑路、讓群眾少跑腿”，提高工作效率。