檔案安全保障體系建設研究

劉 念

（湖北省電力勘測設計院有限公司，湖北 武漢 430040）

近些年，我國檔案管理工作暴露出諸多問題，其管理現(xiàn)狀不容樂觀。早在2010年，我國檔案局就已經(jīng)提出“確保檔案安全保密的安全體系”的建設工作任務，并在全國范圍內(nèi)，以法律手段，全面推動我國檔案管理與保障工作的完善。但是，我國快速發(fā)展的社會經(jīng)濟以及快速變革的社會體系，讓檔案資源總量不斷增加，原有的檔案管理與保障設備不再適用，龐大的社會需求也讓檔案管理工作難度不斷 增加。

1 我國檔案安全保障體系的現(xiàn)狀以及所存在的問題

1）檔案安全管理制度匱乏。受到多種外界因素影響，我國檔案管理工作長期處于零散狀態(tài)，與檔案保障管理相關的各項制度與標準不夠完善，尤其是在檔案安全檢查、日常維護、丟失責任與處罰等層面，沒有形成具體有效的制度內(nèi)容，很多部門所建立的檔案管理制度也缺少對應的實際依據(jù)。在此背景下，眾多檔案工作者缺少檔案責任心態(tài)，工作過程漏洞頻發(fā)，這也讓很多重要檔案資源受到很大損害。

2）檔案安全保管意識薄弱。雖然我國相關部門已經(jīng)對檔案安全管理工作作出具體指示，但是，很多部門卻沒有針對性設立專業(yè)的檔案管理工作隊伍，檔案室與檔案管理設備匱乏，部門管理人員對于檔案安全管理工作缺少必要的基礎認知。在這種環(huán)境下，檔案管理人員很難實施更為有效的實際工作，檔案管理難以達到預期的效果，此外，檔案安全保管意識的缺乏也同樣帶來諸多泄密事件。

3）檔案收集不全。因部門管理人員以及檔案工作者在專業(yè)知識與安全保管意識層面存在匱乏問題，所以，很多檔案的資源收集工作并沒有真正按照相關標準與要求進行。此外，從檔案資源來源角度分析，我國相關部門在進行檔案收集時，其主要來源于其他同事與部門所提供的各類資料，檔案收集工作處于被動狀態(tài)，沒有建立主動獲取的機制與能力。同時，很多檔案文字資料年代久遠，原有的記錄條件有限，致使檔案內(nèi)容無法有效辨認，甚至存儲檔案的紙質(zhì)材料被破壞，進一步加重檔案資源丟失問題。

4）檔案資源沒有進行明確的分類。受觀念因素影響，我國多數(shù)部門在實施檔案資源存放與保管過程中，并沒有對檔案進行詳細分類，存放過程極為隨意，并沒有進行嚴密的編號與登記。在此前提下，很多檔案管理者對于各類檔案資源的具體分布缺少必要的了解，自己都不清楚各個檔案室內(nèi)存放了哪些資料，而這些資源一旦出現(xiàn)破損或遺失，也很難在短時間內(nèi)得到有效補救，這也讓很多不法分子擁有諸多作案條件。

5）檔案管理人員變動頻率過高，工作交接不明。為提高人員工作的積極性，很多地方各類部門實施高頻率人事變動制度，檔案管理部門也經(jīng)常進行各類人事變動。在此過程中，如果部門管理人員未能實施嚴密的監(jiān)管工作，也將會出現(xiàn)工作交接層面的問題，甚至很多重要的檔案資料被帶走，亦或是交接過程出現(xiàn)資源丟失與遺漏的問題。

6）電子檔案資源管理設備陳舊。很多部門檔案室的電腦十分陳舊，硬件配置很難保障電子檔案資源管理工作的順利進行，此外，很多檔案管理人員并不具備良好的電腦操作技巧，很容易出現(xiàn)各類操作失誤。如果檔案管理人員在利用電腦實施資源管理工作時，電腦自身出現(xiàn)故障，亦或是電腦被病毒入侵，那么這些文件資源的安全系數(shù)將會大幅度降低，檔案被破壞甚至被盜竊。

7）電子檔案資源缺少必要的安全防護措施。我國多數(shù)部門的檔案室電腦并沒有配備專業(yè)的防火墻系統(tǒng)，非檔案管理人員在進行檔案資源查閱時，也是直接在檔案管理電腦上進行操作，甚至很多人員在調(diào)閱檔案時，沒有經(jīng)過檔案管理人員的允許，給不法分子留下諸多操作空間。此外，檔案室內(nèi)部電腦缺少防護系統(tǒng)，也直接導致這些電腦很容易被病毒入侵，資源安全系數(shù)嚴重不足。

2 檔案安全保障管理體系的建設方向

1）完善檔案管理工作制度。相關部門需要針對檔案管理特點，制定完善的檔案歸檔與保存制度，對各類保密資料實施定期分類歸檔管理并妥善保存，嚴格規(guī)定檔案管理人員的日常工作行為，嚴禁各類保密資料被帶出對應的保管區(qū)域。此外，工作制度內(nèi)部也要詳細說明檔案的分類歸檔標準，執(zhí)行定期巡查體系，檢查各類檔案資源是否存在遺失或破損的現(xiàn)象，及時解決各類檔案資源存放問題。此外，部門管理者需要協(xié)助檔案管理工作人員，建立詳細的檔案查看與借閱制度，設置查看與借閱權限，為各類檔案資源設定對應的開放等級標準，并依照對應的標準以及具體工作需求，實現(xiàn)檔案資源合理調(diào)閱的目的。檔案室內(nèi)部需安排專人對檔案進行統(tǒng)一管理，實施崗位責任制，專業(yè)的人做專業(yè)的事。

2）建立嚴密的檔案制作與復印制度。檔案管理人員在進行資源制作與復印工作時，需要在指定工作空間內(nèi)進行，禁止將資料帶到外面的打印店，禁止將檔案內(nèi)容復制到非檔案管理電腦之中，尤其是各類機密文件，需要對其制作與復印過程進行嚴密追蹤，并建立追責制度，任何違反制度的行為都要受到嚴懲。檔案資源復制過程中，需保證兩個以上工作人員同時在場，禁止任何人員獨自實施對應工作過程，資源復制后需要及時加蓋對應的印章，并追蹤其實際用途，防止不法分子利用這些資源實施違法事宜。

3）建立嚴密的檔案管理處罰制度。檔案管理工作者很容易接觸到各類信息，尤其是一些機密文件，其對國家與人民財產(chǎn)的意義十分重大，對于那些在實際工作中以權謀私，亦或是利用自身職務之便給其他利益人員提供便利等眾多違法行為，需進行嚴厲懲處。對于那些已經(jīng)構成犯罪的行為需要移交司法機關，利用法律手段，嚴厲打擊各類瀆職與違法人員。此外，各類部門內(nèi)部也要建立嚴密的監(jiān)督制度，對檔案工作者的日常行為進行監(jiān)管，并定期進行法律意識引導，使其樹立正確的檔案資源管理意識，避免不法分子侵入。

4）提高檔案工作者的安全管理意識。檔案管理人員自身的法律意識以及工作行為將會直接決定實際安全保障工作效能，因此，各類部門需及時在法律制度層面，對檔案管理人員進行合理引導，定期舉辦各類法律講座，利用典型案例，讓工作人員認識到各類違法行為的嚴重后果。同時，部門內(nèi)部也要讓每一位檔案管理人員認識到各類犯罪的手段與形式，提高其安全意識，進而有效避免各類違法現(xiàn)象的發(fā)生。

3 結束語

綜上所述，現(xiàn)如今，檔案安全保障體系建設工作已經(jīng)成為保護歷史人文與國家人民財產(chǎn)的重要手段，各類部門需從思想意識層面入手，建立檔案安全保障管理意識，不斷融入更為先進的制度與技術手段，更新檔案管理設備與工作模式，并提高檔案管理工作者自身的技術能力與責任觀念，全面提高檔案安全保障體系的防護能力，避免檔案資源泄露、遺失等諸多問題的發(fā)生。