優化檔案管理方式 提升服務經營能力

謝秀萍

（連云港中復連眾復合材料集團有限公司，江蘇 連云港 222006）

公司在近30年的發展過程中，歷經多次變革；同時，公司在生產經營、企業管理等方面也形成和積累了大量富有價值的歷史資料，這些檔案是企業獨有的無形資產，是可以挖掘和利用的戰略資源；在生產經營中形成的文件材料通過收集，分類，歸檔并有效的分析總結不足吸取有價值的信息，這些都可為捕捉市場中瞬息萬變的競爭提供有效支持；對于企業總結過去、指導當前、規劃未來，加快經濟發展，推進技術革新都產生過積極的影響，這些都得益于檔案管理工作存在的價值。近些年隨著檔案管理工作的不斷規范化，不斷制度化，公司的檔案工作成效顯著。

1 創星升級發揮檔案管理在企業經營中的重要作用

近幾年通過不斷地改進和提高集團的檔案管理工作，我們先后獲得省二星級、三星級檔案管理企業的榮譽；特別是自2017年公司搬入科研樓后，隨著辦公環境和辦公條件的改善，也為我們進一步提升檔案管理工作的層次創造了優越的條件，目前科研樓 18樓整層都是供檔案專用，整樓層分別設有檔案辦公室、檔案庫房、會計檔案庫房、閱檔室、職工書屋等，從而達到了檔案室建設三分開的標準要求，隨著檔案庫房的擴大，公司還添置了一批防塵檔案柜，為細化檔案分類工作提供了充裕的空間，由于之前存儲空間有限，檔案分類過于密集，檔案查閱利用效率較低；如今隨著空間的擴大，我們將重要檔案精細化：近幾年隨著公司建設工程項目的增多，工程檔案的利用率的不斷提高；我們把工程項目列為單獨一種類別并按照市城建檔案館工程項目的存檔規范重新歸檔、裝訂整理排架；為各大項目驗收工作提供了便利。同時隨著公司投標業務的不斷增加，為更便捷的服務于公司業務，我們將公司常用于投標業務的重要資質證件及知識產權專利合并整合為一類，極大地提高工作人員的工作效率。今年我們還完成了檔案電子化工作，在紙質檔案整理上架的同時一并完成了集團（1987年至2018年）共計2000多件重要文書檔案的電子掃描工作，從而達到了重要檔案雙備份的安全規范。

2 督導結合促進部門檔案管理由被動變主動

鑒于各部門檔案管理較分散，為了避免各部門因檔案管理不當發生遺失檔案的隱患，自去年我們針對性地制定了一套“一監督、二檢查、三跟蹤、四整改”的檢查制度。每個部門都配備了一名兼職檔案員負責本部門的日常檔案的整理歸檔工作，由行政部按照年度檢查表每個月至少對三個職能部門進行專項檢查，對各部門檔案歸檔工作的不足列明清單，并督促定時完成整改；在各部門積極配合下截止去年底已對集團16個相關職能部門的近10000卷檔案完成了兩輪監督及整改工作，并要求各兼職檔案員工認真參照《DA/T22-2015歸檔文件整理規則》完成文件的各項整理工作。通過此次監督檢查不但進一步提高各部門移交檔案的積極性，完成本部門檔案的還提高了每位兼職檔案員認真鑒別；分類準確；編排有序；目錄清晰；裝訂整齊等歸檔技能，并切合實際的提高了集團各個部門檔案的利用效率。此項同時也得到各部門的一致好評。

3 強化管理促進分子公司檔案管理規范化

根據上級集團轉發國家檔案局《關于對境外企業檔案排查工作》通知的安排，本年度我們積極組織對境外全資子公司檔案的管理情況進行了專項排查，通過這次排查，集團檔案室已接收到境外公司移交的行政、勞資、生產管理、項目、采購、銷售、財務賬目、質量管控等14個類別文件夾共計53915件檔案，并對排查發現的問題給予有效的改進建議。

針對國內各分子公司檔案管理的調查中，發現各分子公司的檔案主要以各職能部門自行保管，沒有獨立的檔案室庫房，管理較為分散，既缺乏規范性也不利于檔案的利用，在經過多次問卷調查掌握實際情況的基礎上，集團行政部制定實施了《關于全面加強檔案管理工作的通知》，主要從檔案室的建設和檔案整理規范兩方面進行監督指導，截至目前已指導各分子公司根據《單位檔案室建設要求參考技術規范》完成檔案室建設方面的工作。相信通過這種高效、集中、統一的管理模式一定能充分發揮檔案管理在企業經營中的支撐作用，更能有效的服務于企業的發展。

檔案工作是中國特色社會主義事業的一部分，如今檔案工作也進入了一個新時代。要做好新時期的企業檔案工作，企業檔案工作者應立足服務，強化責任意識，提高自身素質，積極探索新的管理方法，升華管理理念增強企業檔案管理的意識，不斷進步不斷創新；企業應轉變過去的管理觀念，不再遵循以保密服務為中心，以紙質存檔為宗旨；而應該一切從實際出發，從檔案管理實現服務大眾化、管理信息化以及形式多樣化出發。從而為企業的健康可持續發展奉獻一份力量。