如何提升事業檔案管理效率

李 全

（山西省臨縣醫療保險服務中心，山西 呂梁 033200）

思考如何提高事業檔案管理效率，首先需要思考影響事業檔案管理效率的因素，再根據影響因素進行分析，進行有針對性地改進。檔案管理影響著事業單位的工作效率、創新能力，需要予以高度重視。

1 當前事業檔案管理中的問題

1）檔案管理的信息化水平比較低。由于檔案管理存在分散、雜亂、大量等問題，這一問題是檔案管理的基本問題，在傳統的管理系統中，需要對大量的檔案進行分類、整理、分析，建立起條理系統的檔案庫系統，對于文件檔案的整理，需要大量的人工工作，而人工整理工作受多種條件制約，人工整理需要考慮工作人員的身體情況、工作效率、工作態度等等眾多問題，例如，部分事業單位仍然沿用原始的檔案錄入方式，不積極先來創新，雖然簡化了檔案管理工作，但是卻會降低檔案管理的實際工作效果，同時在一定程度上制約了事業單位的可持續發展。所以，對于提升事業檔案管理工作效率，應該著重思考將科技代替人工勞動力。而且，智能科技可以將檔案管理得更加精確，方便查找，省時省力，極大提高事業檔案管理工作效率。

2）檔案利用率較低，未能充分發揮檔案信息的價值。信息化時代中，檔案管理充斥著海量的信息，而信息作為一種新的資源、產業，對于一個企業、或是一個事業單位而言，能夠充分利用社會上的信息資源，對于自身的發展是大有裨益的。率先注意到信息資源重要性并改進的企業，此將成為行業的“領頭羊”。但是，并不是所有的企業都可以意識到信息資源的重要性，也不是所有的企業都可以改進成功，因此，如何改進檔案利用率低下的問題，成為影響發展的重要問題。例如，在一個新能源行業中，更具有創新意識的事業單位會優先把握市場行業的發展方向，窺探發展路徑，充分利用檔案信息對于自身的發展而言具有極高的幫助，這個事業單位可以更快速準確的了解市場、了解市場走向、了解群眾的需求、了解同行業其他對手的競爭實力。

3）檔案管理體系需要監察。中國當前的檔案管理體系發展并不完善，對于檔案收集、管理、應用等過程中，都存在一些不法消息。例如，非法獲取檔案信息、檔案信息泄密、檔案外借等等問題，有的嚴重損害群眾的隱私安全以及事業單位的企業安全。然而，由于信息化時代的發展，海量信息使得監察檔案管理系統產生難度，對檔案管理體系的監察是一個定期的，有針對性的，對于檔案管理監察，中國的相關法律應該予以完善。

2 如何提高事業檔案管理的效率

1）隨著信息技術的發展，事業單位對于檔案管理也應該進行改進，普及使用信息化技術[1]。例如，將海量檔案進行信息化整理，通過電子設備進行記錄，實時上傳數據庫，將數據庫具體分類，根據數據庫的類別進行整理。利用電子設施管理可以提高檔案信息的查找效率、利用范圍，有效傳達檔案與信息，保證信息的真實性。同時，結合事業單位自身的真實情況，選擇信息化技術應用的層面，因為一些特殊的檔案工作必須由人工完成，所以，合理提高信息化技術在信息管理中的應用，可以有效提高檔案管理的效率，同時也提高了檔案信息的利用率，對于促進事業單位發展具有積極作用[2]。

2）專員對檔案管理進行專業的安排，對于檔案管理，應該建立專業的檔案室，將大數據檔案與紙質檔案進行不同的保存，采用專業設備、專業人員，對于檔案管理進行深度改進，將檔案的信息價值進行充分利用，將無形的信息價值轉化為有形的物質價值。在事業單位內部需要實現管理方式和管理內容的改革，關注國家政策變化與行業發展前景，進行相應的改進。

3）完善檔案管理機制，對于檔案管理中存在的一些問題，需要國家落實事業單位的檔案管理的監察，完善法律法規；事業單位需要嚴格約束工作人員的檔案管理工作行為，對員工進行相關的法律培訓，要結合行業發展規范和國家頒布的檔案管理法規內容，以事業單位自身發展現狀為基礎，監督規范檔案管理人員的工作；對于分工不同的工作人員，進行權限的區分設定，不同的工作員工負責的檔案主題板塊也不同，非本板塊的人員不具備查找和調取本版塊的檔案資料。而工作人員需要遵守相關法律法規章程，管理過程合法化，管理步驟嚴格遵守單位的具體規定，檔案管理員在收錄檔案信息后，需要另一個管理員進行信息的重復檢查，確保信息的準確性。同時，事業單位需要加強對檔案管理工作的監督，監督檔案管理人員的工作效率，工作態度以及工作流程，監管檔案管理的全過程，確保檔案的安全，避免重要檔案信息的外泄。

3 結束語

管理好檔案信息無論是對于政府機關而言還是事業單位而言都至關重要，檔案信息包含著多數人群的個人隱私信息，一旦泄露，后果不堪設想，而繁雜的檔案管理工作對于檔案管理人員而言，是一份任務量極大的工作。而面對提升事業檔案管理效率的要求，需要多方進行調節努力，國家進行宏觀規劃、制定章程；企業進行管理人員的安排、分工與監察。