淺論單位檔案資源開發與利用

馮 纓

（中華人民共和國湛江海關，廣東 湛江 524022）

當前，新修訂的《中華人民共和國檔案法》出臺給檔案工作提出了新要求，檔案工作已日益成為政府治理和公共服務不可或缺的基礎和支撐。面對新形勢，新任務，單位檔案部門必須認清檔案信息資源開發利用的重要意義，找準制約檔案信息開發利用的問題和癥結，積極探索開發利用的新思路和新途徑，更好地為單位發展提供檔案 服務。

1 檔案信息資源開發利用的重要意義

檔案是各方面活動的真實記錄，能夠迅速、準確地提供社會利用的信息資源。開發利用檔案信息資源是檔案工作自身價值的真正體現，是增強檔案工作生命力的一項重要工作，也是衡量檔案工作好壞的重要標志。

1）檔案資源開發與利用，能夠促進檔案工作發展。檔案信息潛在的價值，只有通過開發利用才能顯現出來。通過單位信息資源開發，能夠對相關信息進行有效完善，檔案信息在實施深層次提煉的過程中，形成不同形式的信息管理系統。這在較大程度上能夠有效為領導決策提供重要依據，能夠為單位提供較為全面的資源服務，實現檔案的價值，為檔案工作良性發展奠定良好的基礎。

2）檔案資源開發與利用，能夠接軌國際先進信息。隨著我國社會主義現代化建設步伐的逐漸加快，網絡信息技術得到了相當廣泛的應用，其能夠對檔案工作的開展起到很好的助力性作用。檔案信息化是全球發展趨勢，在檔案管理者進行管理過程中，需要加快檔案信息開發步伐，不斷健全和完善網絡信息系統，建立高質量的大數據平臺，從而實現高效率的信息交互以及檔案資源利用。在此基礎上，要加強對于人才隊伍的建設和培養，積極吸納一些接受過專業培訓、具有充足工作經驗的人員，確保專人專職。要鼓勵全體工作者加強學習意識，跟隨先進的工作思想不斷建設和提升自我，借鑒國內外一些先進的管理技術，提升工作質量。同時結合自身管理經驗，開發出適合我國國情的管理技術，為單位檔案管理質量的全面提升奠定良好的 基礎。

3）檔案資源開發與利用，能夠實現融入市場的途徑。單位檔案資源信息實現了信息化，且以信息開發與加工為基礎。在對檔案信息實施加工與開發的過程中，能夠將其轉變為具有較高利用價值的信息產品提供給單位，指導單位發展，在市場運作中如魚得水，從容應對，有效避免在運作過程中出現不必要的麻煩，利用資源為單位盡快融入市場奠定良好基礎。

2 檔案信息資源開發利用中存在的問題

大多數單位檔案管理是封閉性的儲藏，使得大量的檔案資料塵封堆積，束之高閣，不能盡其所能，利其所用。檔案利用率很低，造成了嚴重的資源浪費，在開發利用中依然存在很多問題。主要體現在以下幾個方面：

1）檔案觀念意識不強。有些單位領導不重視檔案工作，檔案人員的檔案意識不強，他們仍然沿用著非常老舊的工作理念，沒有積極學習新時代的檔案管理形勢，所采用的工作方法較為落后，效率低下，服務能力不強。在實際工作中，管理思想依舊比較傳統，仍然保持看門守攤的思想，對檔案作為一種重要的信息資源認識不足，缺乏主動提供資源利用服務的意識。大部分檔案工作者安于現狀，認為查閱、借閱、調閱、復印檔案就是其唯一的價值，重保管輕利用，導致檔案利用率相對低下，無法發揮檔案資源的潛在價值，阻礙了檔案信息的開發利用。

2）檔案人員業務素質偏低。在檔案信息資源開發利用中，檔案管理者是不可缺少的關鍵要素之一。但是現存在普遍的問題是檔案管理員完全只是收集者、保管者，大部分業務水平低下，基本不做或無能力做研究及開發工作。很多檔案管理人員沒有經歷過系統化的培訓，只能夠在不斷地摸索中總結經驗，因此工作能力有待提升。另外，部分檔案管理者對檔案管理的觀念仍停留在對檔案實體的管理上，而不去考慮怎樣開發利用檔案。專職檔案員缺乏系統培訓，對檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，知識結構不合理，業務素質偏低，影響了檔案信息資源的開發利用。

3）檔案管理方式比較滯后。檔案管理工作信息化建設方面還存在一定不足，智能化、信息化發展程度相對較低，計算機等技術在檔案中依舊處于初級應用階段，難以充分利用現代化信息技術促進管理效率和質量的提升，導致檔案管理方式相對滯后，智能化及數字化水平有待提高。

3 檔案信息資源開發利用的措施

在對檔案信息資源開發利用的過程中，要切實把握信息就是戰斗力的重點，必須明確信息才是取得成功的關鍵，把檔案信息資源開發利用擺在增強打贏能力的重要地位。要采取以下措施：

1）運用信息化手段，有利于實現檔案資源開發利用的新舉措。檔案管理者在學習工作中轉變觀念，首先需要對現代檔案管理與情報信息資源理論知識進行全面學習，在此基礎上與實際工作情況進行有效結合，有效轉變落后思想，以此提高開發利用高度。其次要根據不同時期的工作重點，加強與單位領導、其它科室的聯系，走出“孤獨”，了解他們對檔案信息和檔案工作的需求，積極主動地提供優質服務。再次檔案部門要深入調研，在檔案的收集、管理、利用等方面進行規范，向單位提供優質服務。最后適時開展國際交流與合作。

2）加大人力物力財力投入，有利于建設檔案資源開發利用的新體系。檔案信息資源開發利用在信息化建設中的主體地位，要求我們必須對信息管理和使用加強力度，使得檔案信息資源開發利用的發展跟上時代前進的步伐。首先，必須對檔案信息資源開發利用的價值和工作量有所預期，投入相應的財力物力，保證檔案信息資源開發利用工作與要求相適應。其次，加強培訓提高檔案員的自身素質。此外，要增加一定數量的信息資源開發利用專業人員。再次， 建立完善的檔案信息資源開發利用體系，確保其運行的依據和規則能夠有一個切實可行的標準。

3）實行存量檔案數字化，有利于實施檔案資源開發利用的新方法。在進行檔案信息管理的過程中，主要以計算機技術進行實時性檢索，有效加快檔案數字化信息資源的構建，促使檔案資源可以更加高效地利用，提升檢索功能的多樣性、快捷性與實用性。一是實現檔案服務由手工型向信息化型轉變。改變以往只能到檔案室手工調卷的傳統做法，擴大檔案的利用空間，使調閱案卷更為便捷、高效。在檔案收集、管理與利用各環節滲透信息技術為單位檔案信息資源管理質量提升奠定良好基礎，這是檔案管理未來迅速發展的核心途徑。用計算機對檔案信息進行檢索、編研、統計，實現文件與檔案信息資源的數字化及檔案信息傳遞的網絡化，大大提高工作效率和檔案信息開發效益。

4）實現增量檔案電子化，有利于加強檔案信息資源開發利用的新力度。只有做到檔案信息資源合理開發利用，方能確保檔案作用與價值的充分體現。實現檔案服務由零散型向系統型轉變。檔案部門將可靠的檔案信息經提煉及時、準確送到領導手中，切實發揮檔案信息資源應有的功效。同時，檔案管理部門均需將目光集中在檔案信息資源的開發及服務范圍的拓寬之上。檔案管理者需要及時接收、歸檔及保存相關檔案資料，有針對性地提煉分析，對各種分散化原始信息進行集約化管理，科學匯集各項編研成果切實發揮檔案資源的利用 價值。