淺談煤礦檔案管理現(xiàn)狀及智能化管理策略

李津津

（晉能控股煤業(yè)集團有限責任公司云岡礦，山西 大同 037000）

1 煤礦企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

我國煤礦大多成立于上個世紀，受各方面條件制約，煤礦企業(yè)對經(jīng)營生產(chǎn)投入比例較大，對檔案管理的重視程度不夠，檔案建設(shè)和管理方面投入不足，大多煤礦企業(yè)檔案管理都處于粗放式的管理水平，不能完全滿足企業(yè)發(fā)展需求和檔案開發(fā)利用的需要。

1.1 檔案的分類不能滿足現(xiàn)今發(fā)展需求

隨著內(nèi)部管理的提升和經(jīng)營活動的持續(xù)，檔案作為加強和提升管理的重要承載手段，積累會越來越多，分類也越來越明確。煤礦企業(yè)主要的檔案類別有人力資源檔案、管理紀要檔案、安全生產(chǎn)檔案、基建機電檔案、庫存物資檔案，企業(yè)文化建設(shè)檔案等，檔案的綱目和子目分類已經(jīng)不能完全滿足經(jīng)營活動需求。按照現(xiàn)代企業(yè)管理和檔案管理要求，企業(yè)在經(jīng)營活動中的所有行為均需記錄留存，檔案分類的專業(yè)性和細致性，將為未來檔案的保管和調(diào)閱提供必要支撐。

1.2 檔案的保存保管條件要求越來越高

成是通過載體進行記錄的，諸多煤礦企業(yè)對檔案室的建設(shè)投入不足，尤其煤礦企業(yè)更多注重于環(huán)保、技改方面的投入，加之近年來隨著各類信息化載體的出現(xiàn)，檔案的保管載體不再是檔案柜加檔案袋，更多的檔案是圖文、聲像方面的，檔案的保存保管條件無法完全滿足標準檔案室的要求。需要有專業(yè)的檔案保管環(huán)境和管理能力，保證檔案保管的可靠性和持久性。

1.3 檔案管理人才不足

的檔案管理要適應當今科技發(fā)展和信息化、智能化檔案建設(shè)對檔案工作的需求，加強檔案管理人員隊伍建設(shè)，順應企業(yè)發(fā)展趨勢勢在必行。目前，煤礦企業(yè)對檔案管理的專業(yè)人才引進不足，鮮有企業(yè)去招聘檔案管理的專業(yè)人才，是導致企業(yè)檔案管理能力不足的重要原因之一，企業(yè)檔案管理能力和質(zhì)量的提升，與檔案管理的專業(yè)人員和技能密不可分。同時，檔案管理人員的流動性較大，也影響了檔案管理工作的專業(yè)性和效率。

2 煤礦企業(yè)檔案智能化管理的實現(xiàn)

檔案管理是一個不斷積累的過程，隨著企業(yè)經(jīng)營行為的持續(xù)開展，檔案的生產(chǎn)量會越來越大，如何做好檔案管理，實現(xiàn)檔案價值的開發(fā)和利用，充分為煤礦企業(yè)經(jīng)營發(fā)展服務，是當今企業(yè)在日常管理中需要思考的問題。科技的不斷發(fā)展進步，檔案的收集、整理、分類、歸檔、調(diào)閱等工作也逐步由人工管理實現(xiàn)智能化管理，檔案管理的智能化建設(shè)，將充分提升檔案管理水平，提高檔案利用價值。

2.1 檔案歸檔格式的統(tǒng)一化

實現(xiàn)檔案的智能化管理，須將檔案的歸檔格式進行統(tǒng)一，過去的紙質(zhì)檔案、圖片檔案、文字檔案、聲像檔案由于保管介質(zhì)的不同而無法進行統(tǒng)一有效的管理，而且收存儲介質(zhì)的影響，保管周期和保管環(huán)境要求不一。智能化建設(shè)需要將不同介質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一的格式，利用現(xiàn)有的設(shè)備和技術(shù)，將現(xiàn)有的檔案格式轉(zhuǎn)換成可復制、存儲的數(shù)字格式。便于統(tǒng)一存儲和管理。

檔案的數(shù)字化加工需要有專業(yè)的設(shè)備和技能，充分運用現(xiàn)代信息化存儲手段，建立符合標準的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、紙質(zhì)檔案數(shù)字化要求的全文數(shù)據(jù)和圖片、聲像等資料的媒體數(shù)據(jù)，發(fā)揮數(shù)字化應用在檔案歸類中的應用，統(tǒng)一建立標準化格式的數(shù)據(jù)檔案。

2.2 檔案存儲的安全和備份

檔案實現(xiàn)電子化存儲，可以便捷的實現(xiàn)檔案的中轉(zhuǎn)和管理，維護檔案的完整與安全，是電子化存儲趨勢下的重要工作組成。保障檔案的信息安全，要從檔案室的建設(shè)、檔案系統(tǒng)的管理、檔案的資料備份入手。普通檔案從安全存儲的角度，要實現(xiàn)雙備份或者三備份，要對檔案的備份時效進行明確有效的管理。煤礦生產(chǎn)中的重要檔案數(shù)據(jù)，諸如安全、技改、施工圖、掘進表、要與煤礦災備中心進行數(shù)據(jù)備份，必要時可建立異地容災備份，以防不測。

2.3 檔案分類的標準化

建立健全各類檔案的標準化分類，通過標準化分類，便于檔案的歸納及調(diào)閱和密級審定，也便于實現(xiàn)管理權(quán)限的有效授權(quán)。標準化建設(shè)的中，過去的文件要求是各省《歸檔文件整理規(guī)則》去分類歸檔，智能化時代，需要對類目和細目進行細分，實現(xiàn)完整、統(tǒng)一、有效的歸檔標準化。

2.4 檔案的智能化管理及分發(fā)

充分運用現(xiàn)代技術(shù)手段，對檔案進行統(tǒng)一和集中管理，數(shù)字化檔案的建立、存儲標準的統(tǒng)一，為檔案的智能化管理和分發(fā)調(diào)閱提供了技術(shù)支撐。建立檔案智能化管理和分發(fā)系統(tǒng)，最大程度對檔案管理的檢索、資源的有效利用進行便捷的推送，充分發(fā)揮檔案信息為經(jīng)營管理的增值作用，助力煤礦企業(yè)實現(xiàn)安全化、智能化的管理和生產(chǎn)。

3 結(jié)語

5G技術(shù)的不斷運用，計算機技術(shù)的不斷普及，煤礦檔案管理的智能化建設(shè)逐步成為現(xiàn)實，充分利用大數(shù)據(jù)、信息化的手段對檔案進行智能化的管理和分發(fā)，將提升煤礦企業(yè)檔案管理的能力，通過數(shù)據(jù)分析，充分發(fā)揮檔案價值，有效服務企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)，創(chuàng)造檔案價值，提升檔案服務能力。