事業單位人事檔案管理現代化的實現路徑分析

梁 威

（黑龍江省農業機械工程科學研究院齊齊哈爾農業機械化研究所，黑龍江 齊齊哈爾 161006）

事業單位人事檔案是事業單位人才隊伍壯大發展的關鍵所在，通過做好人事檔案管理工作，可以為事業單位人員的合理調配提供重要的依據。在實際人事檔案管理工作中，事業單位不僅要做好相應管理機制的落實工作，同時還要與時代發展相適應，積極推動人事檔案管理工作模式的創新，構建人事檔案信息化管理平臺，全面提升人事檔案管理工作的質量，為人事檔案管理現代化的實現打下良好的基礎。

1 提升事業單位人事檔案管理現代化的意義

1.1 提高檔案管理效率

在當前市場經濟環境下，事業單位用人機制發生了較大的變化，這也使人員流動性增加。事業單位在人事管理工作中，通常以人事檔案作為重要的依據，借助于人事檔案來了解人才的狀況和對人才實施有效的調動。事業單位通過提高人事檔案管理的現代化水平，不僅能夠保證人事檔案的真實性和準確性，還可以實現人事檔案的高效利用。并借助現代化智能檢索平臺，實現對人事檔案信息的有效檢索，全面提高用戶信息的查閱效率，實現人力的節約，提高人事檔案管理工作的效率，為事業單位的健康發展打下良好的基礎。

1.2 反映事業單位發展狀況

事業單位人事檔案針對事業單位人員的整體流動過程進行真實記錄，并對事業單位每個時期人員的情況進行見證，能夠更真實地反映出事業單位的實際發展狀況。而且隨著事業單位的發展壯大，人員流動和規模也呈現出快速發展的態勢，這對人才檔案管理工作也提出了更高的要求。人才作為事業單位發展的重要資源，通過做好人事檔案管理工作，全面提高人事檔案管理的現代化水平，能夠為事業單位人才管理工作提供重要的指導和依據，為事業單位的健康發展打下堅實的基礎。

1.3 優化人才選拔機制，吸納人才

人事檔案中針對每個人員的基本情況進行了真實的記錄，其對事業單位人才選拔和吸納人才具有極為重要的意義。借助于人事檔案，事業單位能夠對自己所需要的人才類型進行合理判斷，并在招聘新人時嚴格按照這些要求進行，充分的吸納人才。而且通過人事檔案還能夠及時發現人才管理工作中存在的問題，并及時進行改進，全面提高單位人員的整體素質，促進人事管理工作水平的提升，為事業單位的健康發展起到積極的促進作用。

1.4 有利于實現檔案資源共享

在當前信息化時代背景下，信息傳播速度快及傳播范圍廣。在人事檔案管理工作引入信息技術，可以有效地提高人事檔案管理工作的效率，加快促進人事檔案信息資源的共享，實現人事檔案的高效利用。而且人事檔案信息化水平的提升，還可以加快推進人事檔案信息的深度開發和利用，為檔案用戶提供更優質、高效的檔案信息查閱服務，進一步增強人事檔案的影響力。

2 事業單位人事檔案管理工作中存在的問題

2.1 人事檔案管理意識較薄弱

一直以來事業單位發展過程中人事檔案都占據著重要的位置，而且人事檔案與每個員工都具有密切的關系，這也充分的說明了人事檔案管理工作的重要性。但在實際工作中，人事檔案管理工作卻存在不被重視的情況，大部分單位領導對于人事檔案管理工作的重要性都缺乏深入地認識，往往覺得人事檔案管理就是對個人信息進行保管，不具有技術性，只有個人信息資料不丟失就行。因此在人事檔案管理工作中許多工作只是停留在表面，一些工作甚至只是為了應付檢查。在這種情況下人事檔案管理人員對于工作也存在消極和懈怠的情緒，工作中存在應付的現象，這也直接導致人事檔案管理工作效率和質量不高，人事檔案管理工作的重要價值無法充分地體現出來，對人事檔案作用的發揮帶來了較大的阻礙。

2.2 人事檔案管理制度不完善

一旦人事檔案信息中存在錯記或是漏記等問題，不僅會導致檔案管理工作混亂，同時還會對員工的個人發展帶來較大的影響。導致這些問題發生的主要原因是由于人事檔案管理制度不完善，制度的實際效用無法發揮出來。部分單位根據自身的情況制定了具體的人事檔案管理制度，但制度并沒有落到實處，在實際人事檔案管理工作，各個環節都存在不規范的問題，這不僅影響了人事檔案管理工作的效率和質量，而且制度對工作人員缺乏約束性，從而導致工作人員在實際工作中缺乏責任心和執行力，對人事檔案管理工作的有序開展造成了較大的影響。

2.3 檔案管理不規范

人事檔案管理工作是一項具有長期性和持續性的工作，而且在長期工作開展過程中檔案管理人員往往會形成慣性思維，這也導致傳統檔案管理模式的影響十分深入，這也是當前事業單位人事檔案管理工作落后和效率低下的主要原因。在實際人事檔案管理工作中還存在一些漏洞，檔案管理各個環節都沒有明確的規范和標準，因此導致人事檔案管理工作整體上欠缺規范性。

2.4 人事檔案管理信息化建設滯后

目前事業單位人事檔案管理工作中紙質檔案仍大范圍使用，檔案信息化建設相對滯后。部分事業單位雖然使用了人事檔案管理系統，但在實際工作中人事檔案管理系統利用率不高，往往只是將員工基本系統輸入到系統中，一些重要信息仍采用紙質檔案載體進行保存。這樣在針對員工信息進行查閱時，則要通過人事檔案管理系統和紙質檔案兩種途徑才能查找到完整的信息，不僅影響了工作效率，還嚴重制約了人事檔案信息的開發利用。

2.5 數據庫系統不完善，信息安全建設滯后

事業單位人事檔案信息管理系統的應用有效地提高了人事檔案管理工作的水平，但同時也帶來了一系列的問題。特別是在數據庫系統不完善的情況下，人事檔案信息管理平臺則會存在較高的安全風險，易出現人事檔案信息錯誤及混淆等問題，嚴重時還會導致人事檔案信息丟失，這對人事檔案信息的安全性帶來了較大的影響，也不利于人事檔案信息的高效利用和有效共享。

2.6 缺乏高素質、全能型的管理人才

由于當前人事檔案管理工作中普遍存在信息化程度不高的問題，而且檔案管理工作中高素質和全能型的管理人才缺乏。在實際工作中，檔案管理人員對自身工作的重要性認識不足，檔案管理理念落后，在實際工作中缺乏對信息技術的靈活運用。特別是檔案管理隊伍年齡普遍偏大，自身信息化水平偏低，專業技能缺乏，對新理念和新技術接收較慢，這在一定程度上對事業單位人事檔案管理現代化水平的提升帶來了較大的制約。

3 事業單位人事檔案管理現代化的實現途徑

3.1 增強人事檔案管理意識

事業單位人事檔案管理現代化的實現，離不開單位領導的重視。因此作為事業單位領導者，需要從思想上對人事檔案管理工作的重要性有一個深入的認知，并將其放在事業單位的重要日程上來。在具體工作實施過程中，事業單位宜成立人事檔案管理工作領導小組，針對于人事檔案管理工作的開展情況定期進行檢查和監督，針對發現的問題及時加以解決。而且在人事檔案管理工作中還需要遵循分級分類指導和級別動態升降的原則，為人事檔案管理工作的有序開展打下良好的基礎。各單位結合自身的實際情況，強化基礎設施建設，積極購置先進的現代化設備和相應的軟件，為人事檔案管理水平的提升打下堅實的基礎。

3.2 建立健全人事檔案管理制度

人事檔案管理現代化水平的提升，需要以完善的檔案管理制度作為指導和保障。事業單位宜根據自身的情況來構建完善的檔案管理制度體系，以此來規范人事檔案管理工作。在人事檔案管理制度建立過程中，需要針對人事檔案工作各個環節制定具體的規范和標準，使各環節的工作都能夠有章可循。同時還要建立責任追究制度，針對檔案管理人員的職責和義務進行明確，并實施嚴格的業績考核，激發檔案管理人員工作的積極性，促進檔案管理工作質量的提升。另外，還要對人事檔案錄入工作以制度的形式進行規范，定期組織人員針對人事檔案歸檔情況進行檢查，從源頭上規避一些常見問題，有效的保證人事檔案信息的真實性、準確性和完整性，為人事檔案管理工作的有序開展提供重要的制度保障。

3.3 規范人事檔案管理工作流程

針對人事檔案管理工作質量和科學性進行評估時，人事檔案信息完整性是較為關鍵的一項指標。基于這些情況下，事業單位在人事檔案管理工作中，需要針對人事檔案管理工作流程進行不斷規范，有效地避免實際工作中的隨意性行為，確保每一個工作環節和每一項操作都能夠嚴格按照標準要求進行。人事檔案材料收集工作是人事檔案管理工作中最基礎的一項工作內容，在收集材料信息過程中，宜在規定的時間內根據規定要求及時針對職工的個人檔案信息進行收集，確保檔案材料的準確性和完整性。由于人事檔案信息收集工作是一項長期性的工作，其貫穿于事業單位發展的全過程，因此要確保人事檔案材料收集的規范性，即在實際收集工作開展過程中，需要嚴格審核收集的信息內容，積極拓展檔案材料收集渠道，實現對第一手資料的及時和有效收集。在實際收集過程中對于資料不全或是信息不足的情況要做好備注，后期再進行補充和完善。整個收集過程中需要實施嚴格的監督，并定期進行檢查，確保檔案材料的真實性。對于收集的檔案資料，還要根據基本的原則實施編號和歸檔，針對收集的材料實施歸理，為后續檔案信息的查找和使用提供更多的便利性。另外，事業單位還需要根據檔案管理要求確定檔案信息收集的標準和范圍，并對檔案信息及時進行完善和補充，全面提高檔案信息的完整性，實現對人事檔案的規范化管理。

3.4 提升人事檔案管理的信息化水平

在當前信息化時代背景下，信息技術在各行各業廣泛應用，將信息技術引入到事業單位人事檔案管理工作中來，全面提高人事檔案管理工作的信息化水平，可以促進檔案信息的利用效率和服務水平。人事檔案實現信息化管理后，能夠進一步提高檔案管理工作的規范化和便捷化，使檔案利用者能夠快速查找到所需要的檔案信息，實現人事檔案的網絡化管理。在人事檔案信息化建設過程中，在針對檔案信息數字化轉化過程中，采用統一的操作模式和處理體系，實現了檔案信息的統一管理。并通過建立人事檔案管理智慧平臺，為單位各部門和職工查詢和調閱檔案提供更多的便利性。通過建立人事檔案數據庫和資料庫，完善人事檔案管理工作機制，針對檔案收集、整理、保存、管理和利用等流程進行規范，為人事檔案信息的開發利用做好基礎性工作。另外，借助于客戶端的APP或是微信公眾號，實現與人事檔案管理智慧平臺的有效銜接，能夠為檔案利用者提供更為便捷的人事檔案信息服務，使人事檔案信息服務不受時間和空間的制約，促進檔案服務效率和能力的提升。

3.5 人事檔案信息數據庫的構建

人事檔案管理現代化的實現，數據庫的構建是關鍵所在。當前事業單位要想加快推進人事檔案管理現代化，必然需要與自身的發展情況和管理需求相結合，加快構建更為標準和規范的人事檔案信息數據庫，并將與人事檔案相關的信息都納入數據庫系統中來。在具體構建人事檔案數據庫過程中，事業單位還要根據自身的發展特點，充分發揮單位技術部門的力量，加快推進與自身特色相符合的數據庫系統的開發，這樣不僅能夠實現資源的節約，而且有利于確保數據庫建設的標準性和適用性。事業單位在數據庫建設過程中也可以通過第三方專業機構來完成，并開發人事檔案管理系統，確保系統與自身的相符性。在人事檔案信息管理系統建立過程中，要重視將事業單位其他系統與人事檔案管理系統之間的有效對接，以此來推進檔案信息的高效共享，實現人事檔案信息的有效利用。

3.6 加強人事檔案信息的安全管理

事業單位人事檔案管理信息化水平的提升，特別是借助于信息化管理平臺來實現對人事檔案管理過程中，網絡安全是人事檔案管理深入發展的前提的基礎。因此在實際工作中需要針對管理平臺的運行環境不斷進行完善，積極推動系統安全功能建設。具體可以將安全檢測軟件安裝在數據庫系統中，針對人事檔案管理工作中存在的風險因素進行即時監測，一旦發現異常及時進行處理，將人事檔案管理系統中的安全風險扼殺在萌芽狀態。同時還要在系統中安裝防火墻和殺毒軟件，定期對系統進行檢測和清理，保證系統運行環境的安全性，進一步促進系統運行效率的提升。另外，針對于單位各部門對于人事檔案信息的利用要求，還需要設置具體的權限和不同類型安全密鑰，避免出現人事檔案信息泄露的情況發生。并及時對檔案信息進行備份，或是采用云端存儲，全面提升人事檔案信息的安全性。

3.7 加強檔案管理人員素質與能力建設

事業單位人事檔案管理現代化水平的提升離不開高素質的檔案管理隊伍。因此事業單位需要重視檔案管理人員隊伍的建設工作，努力提高檔案管理人員的素質和能力。在實際工作中，事業單位宜針對現有檔案管理人員開展多種形式的培訓，使檔案管理人員具備扎實的專業知識和專業技能，能夠熟練操作信息化管理平臺，并對計算機技術和現代設備熟練使用，這樣才能在實際工作中提高工作效率。而且檔案管理人員還需要重視相關法律法規的學習，并積極掌握行業內的前沿理念和技術，從而在實際工作中不斷進行創新，促進人事檔案管理工作現代化水平的提升，深入挖掘人事檔案信息的價值，實現人事檔案信息的高效利用。

4 結束語

在當前事業單位改革不斷深入的新形勢下，人事檔案在事業單位改革發展中的重要性越發凸顯出來。由于人事檔案與職工切身利益息息相關，同時也直接關系到事業單位各項工作的順利開展。因此在實際工作中需要加強對人事檔案管理工作的重視，加快轉變檔案管理理念，積極構建完善的制度體系，全面提升人事檔案信息化水平。并通過構建完善的檔案信息數據庫，為人事檔案信息的高效和便捷利用提供良好的條件。特別是各種現代化技術與人事檔案管理工作的結合，檔案管理工作效率和質量有了大幅度的提升，但信息安全問題也不容忽視。在實際工作中需要積極采取有效的安全管理措施，全面保障人事檔案信息的安全性，促進人事檔案重要價值和作用的發揮，為事業單位的健康發展打下良好的基礎。