高職大學生就業檔案構建及應用研究

王 川

（南陽醫學高等?？茖W校，河南 南陽 473000）

檔案是人們記錄和保存信息的一種手段，可以將有價值的信息進行分類管理，檔案中的信息分為隱性和顯性，能夠為人們后續生產活動的開展提供重要的數據基礎。對于高職大學生而言，就業檔案是大學生在就業過程中所需要使用的重要檔案資料，能夠向就業單位提供自身在學校中的優秀經歷，提升就業單位對自身的了解程度，進而提高就業競爭力。高校也可以通過就業檔案，了解學生學習情況，對教育工作存在的問題進行改革，及時調整教學模式，提升高職教學質量。作為高職院校的管理人員，應當正確認識到不同單位對就業檔案的需求，制定出能夠符合各方需求的就業檔案資料，對就業檔案管理模式進行改革，構建完善的就業檔案管理體系，確保就業檔案能夠發揮應有的作用。

1 高職大學生就業檔案構建和應用存在的問題

1.1 高職院校對就業檔案重視度不夠

隨著我國高等教育規模的不斷擴大，高職大學生數量也有所增加，很多學生都面臨著畢業即失業的問題，因此需要采取相應的措施來提升高職大學生的競爭力。然而高職院校沒有認識到就業檔案所具備的意義和重要性，在學生就業時沒有合理利用就業檔案所具備的價值，仍然只是將工作重點放在教育改革過程中。在就業檔案的建立和管理方面，高職院校沒有投入過多的資金和人力資源，導致學生的就業檔案出現了不完整或者缺損的現象。在學校部門設置中也缺少專門負責就業檔案管理的機構，無法對學生的就業指導情況進行詳細記錄，影響了檔案管理工作的開展。除去學校之外，學生本身對就業檔案的重視度也存在不夠的問題，多數學生在拿到畢業證之后就不再關心和學校有關的問題，也不了解就業檔案的存放位置和作用[1]。

1.2 高職院校就業檔案管理人員水平差

檔案管理人員是影響具備檔案管理工作的關鍵因素，然而高職院校并沒有建立一支綜合水平較高的檔案管理隊伍，難以對高職畢業生的信息進行收集和整理，也無法合理的分析和利用這些資料。高職院校大學生的來源較為廣泛，學生信息繁雜，加之檔案管理人員數量較少，給管理人員帶來了較大的工作壓力，并且由于高職院校缺乏培訓，導致管理人員仍然只能使用傳統的人工方式進行檔案整理和分析。部分高職院校雖然設立了信息化檔案管理系統，但是由于管理人員無法合理應用信息系統，導致檔案信息化建設出現了形式化的問題。其中個別臨時招聘的管理人員缺乏專業的職業素養，容易泄露學生的重要信息[2]。

1.3 高職院校難以及時收集大學生就業信息

對于畢業學生而言，高職院校沒有及時和畢業生進行聯系和溝通，畢業生就業信息收集不完整，在信息整理和信息錄入等工作中也出現了不及時的問題。高職大學生在就業之后會出現換工作的現象，高職院校無法有效掌握高職畢業生的就業情況，并且用人單位在學生工作情況反饋方面也沒有形成系統化的評價機制和反饋機制，導致后期高職院校無法再錄入有關學生的就業追蹤資料。

1.4 就業檔案和就業聯系不緊密

高職院校屬于一種較為特殊的院校類型，所培養的是應用型人才，因此在實際的教育教學過程中，更加重視培養學生的就業技能，對學生實施一定的職業規劃教育，以此來確保高職學生的就業率。除此之外，高職院校還會構建校企訂單式合作，幫助學生組織各種各樣的校園招聘會。雖然為學生提供了和企業進行交流的機會，但是高職院校在企業和學生之間只是起到了提供平臺的作用，沒有向企業如實的展現學生的就業能力和專業水平，在學生就業的過程中沒有發揮就業檔案所具備的資料價值，只是會向企業提供一些學生在校園內擔任各類干部的資料。

2 從需求角度出發就業檔案構建和應用策略

2.1 完善就業檔案內容

就業檔案內容主要是向企業提供學生的學習情況和工作經歷，讓企業能夠更加清楚地看到學生的就業能力，因此在對就業檔案的內容進行構建時，必須要從企業需求角度出發進行構建。當前企業在高職學生就業檔案評估過程中，主要重視2點，第1點需要保障就業檔案資料的真實性，防止出現就業檔案造假的現象，確保學生的每一個榮譽證書都具備真實性，進而合理認識和評估學生的專業水平。第2點需要保證就業檔案的詳細性，包括學生在職業規劃中的自我計劃以及實習經歷等[3]。根據上述需求，在就業檔案資料中需要包括高職大學生學習成績、專業能力、榮譽證書、技能證書、自行學習經歷、兼職經歷、以往畢業生就業去向以及畢業生質量調查跟蹤信息反饋等。

2.2 構建滿足各方需求的就業檔案平臺

在對就業檔案內容進行完善后，應當從企業需求、學生需求和高校需求三個角度出發，構建完善的就業檔案體系，為了能夠確保就業檔案滿足三方要求，需要利用信息技術構建一個就業檔案共享平臺，以此來滿足就業檔案資料的共享和三方互動的需求。首先學校的各個部門應當將高職大學生在學校學習期間所有和就業有聯系的數據存儲到系統之中，例如教學管理部門、學生管理以及就業管理部門等，應當對日常工作模式進行創新，及時整理出和學生就業有關的信息，并錄入到系統中。其次，與高職院校有合作關系的企業或者社會團體，應當將學生在校外的實習經歷錄入到就業檔案系統之中，確保能夠將學生的實習情況更加真實的展現在就業檔案資料中。之后已經從高職院校畢業的學生，需要提供就業質量報告，對于招聘企業而言也是重要的參考信息，能夠為高職院校教學改革的進行提供數據支持，確保高職院校的教學能夠符合社會需求和就業要求[4]。大學生不單單是被管理的角色，同樣也是應用就業檔案的重要主體，因此應當結合學校的指導，對企業招聘活動進行深入了解，不斷學習能夠滿足就業需求的專業技能，提高自身就業能力。

3 從管理角度出發高職大學生就業檔案構建和應用策略

3.1 加強管理人員對就業檔案的重視度

高職院校的管理人員應當重視就業檔案在現代大學生就業過程中的重要意義，加強自身對就業檔案的了解程度，同時對就業管理部門和檔案管理部門進行積極培訓，促使兩個部門能夠互相配合，以此來加強就業檔案管理和構建質量。通過就業管理部門和檔案管理部門的合作，能夠對就業檔案信息進行有效收集和整理，也能夠提升后續就業檔案分析和利用的質量。管理人員還應當在日常的管理工作中，向師生滲透就業檔案的重要性，加強教師和學生對就業檔案的關注度，提升師生對就業檔案內容完善和體系構建的配合程度。學生對就業檔案的重視，能夠直接提升就業檔案信息收集效率以及真實性，對于后續就業檔案體系的不斷完善有著重要的積極意義[5]。

3.2 及時收集高職大學生就業信息

高職大學生就業資料不單單是學生在學校期間的表現，同時也包括各種外來的資料，因此收集難度較大，這就更加需要檔案管理人員可以及時對這些資料進行收集和整理。針對高職院校畢業生來講，就業管理部門和檔案管理部門應當通過良好的配合，調查畢業之后高職大學生的就業方向和就業情況，及時掌握大學生就業信息，將有價值的數據進行歸檔整理。除此之外，還需要對市場需求資料進行收集，可以為之后高職大學生畢業時的就業提供重要參考數據，促使高職院校和畢業生都能夠對就業形勢有清晰地了解，提升高職畢業生就業率。

3.3 提升就業檔案管理隊伍水平

檔案管理人員是影響檔案管理工作的關鍵因素，要想合理地利用就業檔案、管理就業檔案，就必須要加強檔案管理人員的專業意識以及管理水平，這樣才能夠讓管理人員在實際工作過程中有意識的創新管理模式，真正達到提高檔案管理工作質量的目的。第一，應當向現有的檔案管理人員展開積極的培訓，強化管理人員的責任意識以及職業素養水平，確定管理人員能夠帶有飽滿的熱情投入到工作中。在培訓過程中利用“一對一”新老結對的方式展開針對性的技能操作培訓，由年輕管理人員向老員工講解信息化系統的使用方法，使管理人員都能夠應用信息技術開展工作[6]。第二，積極吸引綜合型管理人才，對現有的檔案工作管理模式進行改革和創新，為檔案管理工作信息化建設隊伍注入新鮮血液與活力。在現代社會中人才才是第一競爭力，要想促進就業檔案管理質量提升，必須要吸收能夠掌握各類科學技術的新型人才，以此來強化就業檔案管理人才隊伍的綜合素質。

3.4 完善信息化管理體系

首先，要升級和優化檔案管理的硬件和軟件等基礎設施，這也是得以開展檔案信息化管理工作的重要保證，發揮科技創新的效果和作用。由于軟件的設計和優化對于檔案的信息化管理工作具有十分重要的決定作用，所以要高度重視檔案管理的軟件基礎設施的更新和應用。其次，應當利用信息化就業檔案管理體系對學生的檔案資料實施備份保存，利用數據備份技術來保證大學生就業檔案的安全性，防止出現就業檔案資料丟失的現象。最后，在就業檔案信息化管理體系中增加人工智能技術或者專家系統，利用這類新型技術對就業檔案中有價值的信息進行智能化分析和自動處理，減輕工作人員的就業檔案管理壓力[7]。

4 結束語

當前高職院校已經認識到就業檔案的重要性，但是在構建和應用就業檔案時，仍然有部分院校無法做到高度重視，沒有及時對學生的就業信息進行統計，就業檔案管理人員工作水平差。其中最嚴重的問題在于就業檔案和高職大學生就業之間存在著脫節的問題，沒有反映出大學生的綜合能力。在這種情況下，高職院校應當對學生、企業以及高職院校自身的需求進行分析，需求角度出發，對就業檔案的內容進行完善，構建信息化的就業檔案平臺，確保各方都能夠獲取到最為真實的檔案信息。在就業檔案管理過程中應當不斷提高管理人員的工作專業技能，重視就業資料收集時效性，對就業檔案利用模式進行創新，不斷完善信息化管理體系。