辦公自動化背景下事業單位文書檔案管理的優化和改進

姜 萍

（長春市政府公物倉，吉林 長春 130000）

在社會經濟不斷發展背景下，事業單位開展工作產生的文書檔案資料也日益增多，繼續沿用以往手工模式進行文書檔案管理工作，不僅工作效率低下，還無法實現有價值檔案信息挖掘和利用，進而推動事業單位更加健康長遠發展。迫切需要跟上時代發展腳步，將辦公自動化滲透到文書檔案管理當中，在促進文書檔案管理模式創新升級的同時，提高文書檔案管理工作效率和質量[1]。本文聯系辦公自動化為事業單位文書檔案管理帶來的巨大優勢，對當前開展文書檔案管理工作體現出的辦公自動化認識不足、檔案管理脫離自動化系統、文檔保密性迎來較大挑戰等問題進行詳細分析，并提出幾點優化措施，以供參考。

1 辦公自動化為事業單位文書檔案管理帶來的巨大優勢

在事業單位開展文書檔案管理工作時，對辦公自動化進行有效運用，可以發揮以下作用：

1）提高檔案管理工作效率，在辦公自動化背景下，事業單位開展工作產生的文書檔案資料，可以直接通過網絡進行收集、整理、分類和管理，在提高文書檔案管理工作效率基礎上，還有效避免了人工操作疏漏、錯誤等問題發生。

2）確保檔案信息數據質量，以往采用紙張方式對文書檔案進行保管，極容易出現損壞情況，使得檔案信息數據不夠完整，對后期有價值信息挖掘和利用也會產生極大影響，然而在實現辦公自動化以后，所有的文書檔案信息都會儲存在互聯網環境中，并可以利用數據備份、云盤保存等方式，避免出現不完整、信息失真等狀況。

3）提高檔案信息分享利用水平，在實現文書檔案管理全面辦公自動化以后，事業單位各部門之間聯系也會更加密切，尤其是在文書檔案信息使用方面，可以直接省略審批環節，通過統一辦公系統進行文書檔案信息搜索、分享和利用，進而促進文書檔案重要價值得到充分發揮。

4）長久保存且綠色環保，以往對文書檔案進行保存，主要通過紙質檔案實現，操作中除了要按照規定要求對檔案進行書寫以外，還要避免檔案制作、管理和使用出現破壞、丟失等情況，以對文書檔案長久可靠保存帶來不利影響，然而自從實現辦公自動化以后，對文書檔案進行管理可以直接通過電子文件檔案實現，并且支持磁盤備份、陣列儲存和網絡云等，極大保障了文書檔案數據信息安全性和完整性，另外通過OA系統可以儲存大量文書檔案，在一定程度上也節約了大量紙資源，綠色環保效果更好[2]。

2 現階段事業單位文書檔案管理存在問題分析

當前，事業單位開展文書檔案管理工作，還顯現出以下問題亟待解決：

1）辦公自動化認識不足，隨著現代科學技術不斷發展，社會各領域開展工作依托計算機、互聯網等技術，大范圍的實現了辦公自動化，在提高實際辦公效率的同時，將人們從繁雜工作事務中解脫出來，然而在事業單位辦公自動化方面，受領導層對辦公自動化認識不夠深入影響，使得實際開展工作沒有給予文書檔案辦公自動化管理足夠支持，導致文書檔案管理難以完整融入辦公自動化模塊，實際開展文書檔案管理業務也出現較多不適應狀況，通過文書檔案管理活動為企業發展提供較多戰略信息作用也無法得到充分發揮，并對事業單位穩定長遠發展帶來不良影響。

2）檔案管理保密性迎來巨大挑戰，辦公自動化系統下的文書檔案信息始終處于動態更新狀態，并且受到網絡環境開放性特征影響，導致文書檔案安全性受到極大威脅，特別是針對文書檔案蘊含的信息資料內容，非常容易遭到破壞和修改，同時隨著現代科學技術不斷發展，網絡環境也日趨復雜，再加上非法盜竊技術的更新換代，對文書檔案內容真實性、完整性、保密性造成巨大威脅，必須要提高防范意識，保障文書檔案安全性。

3）文書檔案管理重點把握不足，以往進行文書檔案管理，其工作重點主要放在文書歸類、文檔編號、文件歸檔等上面，但是在對文書檔案管理實施辦公自動化以后，文書歸類、文檔編號等工作可以直接通過辦公系統自動完成，新時期文書檔案管理工作重點需要轉移到內容檢查鑒定、檔案分享利用、信息數據深入挖掘等方面，使事業單位文書檔案管理朝著縱深方向邁進，并指引事業單位更加健康穩定 發展。

4）工作人員專業素質有待提升，隨著事業單位文書檔案管理工作日益走向自動化和信息化，對檔案工作人員專業素質也提出更高要求，尤其是在業務技能、信息化運用方面，以往工作人員素質水平已經無法滿足當前文書檔案管理工作需要，急需事業單位引起重視和堅持與時俱進，組織文書檔案工作人員對新的檔案管理知識、工作模式、技術手段等進行學習和實踐，使檔案人員專業素質更加契合企業實際工作需求[3]。

3 辦公自動化背景下事業單位文書檔案管理優化和改進探討

3.1 提高辦公自動化認識

只有充分認識到辦公自動化在企業文書檔案管理中應用的重要價值，才能夠在實際行動中加以體現，為此需要事業單位領導層認清辦公自動化體系的戰略價值，并為自動化文書檔案管理提供足夠支持，引導和督促企業文書檔案管理自動化系統構建，在操作中也要結合事業單位實際狀況，確保所建立的自動化系統高度契合事業單位文書檔案管理工作流程及需要，進而為文書檔案管理工作有序、高效和高質完成奠定良好基礎[4]。同時，對文書檔案管理流程進行重新構建，主要是傳統的管理流程已經無法滿足當前工作開展需要，要深入到文書檔案管理活動的各個模塊當中，對相對應的規范標準制度內容進行建立和完善，尤其是在標準化操作方式上，可以結合檔案管理信息化軟件，對管理流程進行專項設計，在防止管理流程不適應情況發生的同時，促進文書檔案管理活動有條不紊展開[5]。

3.2 重視檔案保密性工作

雖然文書檔案自動化管理可以有效規避傳統因素帶來的文本丟失、遭遇破壞等威脅，但是互聯網開放環境下也為其帶來新的危險源，如：感染病毒、竊取信息等，對文書檔案完整性、真實性產生極大影響。為防止這類問題發生，就需要事業單位在開展文書檔案自動化管理時，對安全工作引起高度重視，除了要加快文書檔案管理自動化系統建設以外，也要注重系統安全防護，實踐中可以對防火墻、云備份等技術進行充分利用，在防止病毒入侵的同時，對文書檔案實施有效保護，即便是出現丟失、破壞情況，也可以通過云備份保障檔案信息完整性[6]。同時定期對系統進行殺毒和升級，可以有效防止病毒入侵，必要情況下事業單位還可以對內網進行建設，可以有效隔絕外界在網絡環境存在威脅，文書檔案安全性也得到有力保障。另外，事業單位可以按照重要程度對文書檔案進行分層管理，針對平時較常使用的文書檔案資料，可以定期進行云備份，對于較為重要的文書檔案，除了要使用普通硬盤備份方式以外，還要做好權限等級管理，避免數據資料出現泄漏情況。

3.3 明確文書檔案管理重點

事業單位在對文書檔案實施自動化管理時，其工作重心也發生轉移，實際開展工作不再是將重點落在檔案收集、整理和歸檔上面，而是朝著內容檢查核定、檔案共享使用、信息資料深入分析等方向轉變，在提高檔案管理工作效率基礎上，促進各項文書檔案資料得到有效使用，并為事業單位健康持續發展保駕護航。實踐中需要對移交的電子文檔屬性進行細致檢查，在確保文檔信息完整和安全以后，按照歸檔文件處理程序進行歸檔[7]。同時，通過文書檔案管理自動化系統，可以實現檔案信息數據化，并通過網絡平臺全面實現信息交流和共享，在打破事業單位各部門之間時間和空間限制的同時，還增進了彼此間溝通和聯系，促進各項工作任務更加高效展開。此外，事業單位文書檔案中潛藏了很多有價值信息資源，對這些有價值信息進行充分挖掘和利用，可以為企業重要決策制定提供有力支撐，并帶領事業單位獲得健康持續發展，實踐中需要對企業檔案進行分門別類保管，并依托現代大數據、云計算等技術，加強文書檔案信息資料分析和處理，并實現檔案信息資料有效利用。

3.4 提升檔案人員素質水平

文書檔案管理實現自動化以后，對檔案人員專業素質也會提出更高要求，除了要具備扎實的專業基礎知識以外，還要對文書檔案管理流程及工作要求進行細致把握，并以更加認真、負責態度對待自身本職工作，使其更加規范、標準完成。同時在信息技術能力方面，對檔案人員也提出嶄新要求，除了要熟練操作信息技術軟件以外，還要堅持與時俱進對新信息、新技術等進行學習，促進文書檔案管理工作任務更加圓滿完成。實踐中事業單位可以根據新時期文書檔案管理工作要求，對外引進一批知識扎實、業務能力強和懂技術的高素質人才加入到現行工作隊伍當中，并積極組織檔案人員參加教育培訓，使之對自身崗位工作內容及要求進行準確把握，并在實踐訓練中掌握工作技能，在促進文書檔案管理工作有序展開的同時，確保實際工作質量[8]。

4 結語

本文是基于對辦公自動化背景下事業單位文書檔案管理優化和改進的分析，加快事業單位文書檔案管理自動化進程，不僅可以促進檔案管理工作模式優化升級，還能夠進一步提高檔案管理工作效率與質量，然而聯系事業單位文書檔案管理實際還存在許多不足，需要對這些問題進行細致分析，并立足實際對提高辦公自動化認識、重視文書檔案安全工作、準確把握檔案管理重點等措施進行運用，可以充分發揮辦公自動化應用優勢，相應文書檔案管理水平也會得到極大提高。