關于自來水公司檔案管理創新策略研究

朱業菲

（濟南市濟陽區農業發展集團有限公司（原濟陽縣自來水公司），山東 濟南 251400）

1 自來水公司檔案管理的意義

自來水公司檔案資料是公司各項管理活動的重要記錄，特別是施工圖紙資料、地下管網資料是反映工程質量和基礎設施存在形式的依據，在管路改造施工、新管路布局中發揮重要作用，也是工程延期、索賠、質量、安全事故原因分析及責任追究的重要憑證，是工程技術人員和各有關部門實施工程管理、制定技術標準和規范的重要參考 資料。

自來水公司檔案管理的目的是根據公司確定的工作思路和目標，堅持“為人民供水，服務人民”的宗旨，規范行業行為，提高群眾滿意度。長期以來，自來水公司的檔案管理幾乎停留在傳統的地方區域管理和人工管理框架下，在信息化時代下自來水公司的檔案管理必須實現方式方法創新。實現數據集中集成管理， 已經成為自來水公司檔案管理不可或缺的重要內容。由于自來水公司的業務管理有其特殊性，管理對象不僅包括用水居民，也包括城市和大部分鄉鎮的地下管網和大量設施，因此，自來水公司檔案管理系統應基于自來水公司的業務統一規劃，科學設置分類，集中管理數據。特別是要響應國家以信息化帶動工業化發展的要求，形成檔案綜合管理信息平臺，不斷提高服務水平和服務效率。

2 自來水公司檔案管理存在的問題分析

2.1 檔案資料內容不全面，存在作假現象

檔案資料保存的前提是需要保證這些獲取資料的真實性，如果連最基本的真實性都無法滿足，資料也就沒有保存的意義。自來水公司涉及的檔案內容都是與自來水公司的發展密切相關的，因而在搜集資料的時候，必須要注重對數據真實性的審核。資料來源是從下往上逐步傳遞的，從最基層傳遞到公司管理，但是通常很多的基層操作者為了節約時間，簡化工序，在工作中不按公司要求填寫工作記錄，如此一來，會造成填寫數據與原始數據不相符合的情況，形成原始檔案基礎數據缺失。例如，施工階段的工程監理資料包括項目合同、設計文件、監理規劃及實施細則等方面的資料，由于資料的來源廣泛，需要多個不同人員參與負責。人員之間的工作沒有相互協調好，導致資料搜集的不準確，甚至出現偽造數據的情況，如此惡劣的情況必然會給檔案管理工作帶來很多的麻煩，甚至給公司帶來無法挽回的損失。

2.2 檔案管理信息化程度低

自來水公司業務繁雜，事無巨細，管理著全市范圍內的地下管網和大量設備，關系著千家萬戶的用水需求，檔案管理必須要以為用戶服務為宗旨，提高管理效率和服務水平。傳統的檔案管理是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟繁瑣，檔案管理部門很難對其進行歸納總結和加工，提取重要要素，很多檔案資源被束之高閣，沒有得到充分利用。有些自來水公司有大量的紙質檔案，有些資料具有較高的使用價值，如給水管道施工圖、竣工圖等，受當時技術條件限制，圖紙資料大部分由手工繪制，隨著時間的推移，紙質資料正在慢慢老化，保管越來越難，保管成本越來越高，同時隨著地形變化，其使用效率越來越低。如供水單位管網資料的修訂需要消耗大量人力、物力與時間，其修訂往往要數年時間，更新較慢，而現在城市發展日新月異，待管網圖檔修訂后，實際管網已發生了變化，造成管線資料現勢性較差，因而管網圖檔的修訂往往跟不上生產的需要。這就要求自來水公司必須以整體信息化為出發點，提高檔案管理水平。

3 自來水公司檔案管理的創新策略

3.1 重視自來水公司檔案管理

自來水公司管理層要高度重視檔案管理工作。檔案管理要實現責任制，管理有明確的步驟、有清晰的任務劃分、有合理的責任分配。檔案管理的軟硬件投入也需要得到保障，軟件的保障其主要是檔案管理的電子檔案管理系統的建設要得到保障，硬件的保障主要是公司檔案管理設備要及時更新換代，配備掃描儀、計算機、防磁柜等先進的管理設備。檔案管理的安全工作也要做好，做好防火、防水和防潮的工作。檔案載體要及時更新換代，引入先進的檔案載體，如檔案盒、光盤檔案、優質紙等。

3.2 加強檔案的信息化管理

信息化時代要求公司的檔案管理工作要提高信息化水平。自來水公司檔案管理系統要引入先進的信息化管理系統，設計思路先進、管理功能齊全、管理性能穩定、管理界面友好、管理操作方便，實現檔案資料的數字化和網絡化，從而提高檔案管理的信息化水平和工作效率。如自來水公司可為每一臺供水機電設備設立相應的電子檔案，其運行中的各個參數都能通過電子檔案實時查詢核對，公司對該設備的運行情況就有全面地了解。

3.3 提高檔案管理的使用效率

隨著城市供水規模的不斷擴大，自來水公司的檔案管理所記錄的信息可以為城市供水規模擴大再生產提供信息參考，例如某些供水工程積累下了相對全面的施工設計檔案資料，這些可靠的技術參數檔案能為再次供水工程的施工設計提供準確參考，從而節約設計工期，提高工效，從而提高了檔案管理的使用效率。

3.4 加強自來水公司的檔案安全管理

自來水公司開始加快了文書檔案管理的信息化建設，在這個過程中需要我們注意提高檔案網絡管理的安全性。在信息化管理過程中，涉及的公司設備參數、方案信息、預決算、流程圖、用戶信息等數據都必須按照內部文件信息進行權限歸檔，公司涉及的業務相關信息部在移交清理后不能泄露給第三方，引進先進計算機安全技術保障檔案信息系統的安全性，提高檔案管理的安全性。

4 結束語

綜上所述，自來水公司檔案管理是公司管理工作的重要組成部分，隨著現代社會人民生活質量的提高，居民對用水的需求也不斷提高，因此，自來水公司應重視檔案管理工作，采用現代電子信息管理手段，提高檔案利用率，增強檔案應用的價值。