檔案信息數字化環境下的檔案管理模式研究

王 盈

（黑龍江省農墾紅興隆管理局局直城管局，黑龍江 雙鴨山 155811）

1 前言

截至目前為止，仍然有很多單位還在采用傳統的檔案管理模式。不僅不符合當前環境中的信息數字化要求，同時也阻礙了檔案資源價值的順利發揮。由于傳統檔案管理模式過于依賴人工操作，因此會大幅度增加錯誤率，在很大程度上影響了企業朝向數字化方向所穩定發展。為了能夠更好地解決上述問題，需要進一步加快傳統實體檔案的數字化進程，合理利用信息技術來構建高效、完善的檔案管理系統。

2 信息數字化環境下檔案管理模式中所存在的問題

目前，數字化檔案在很多單位中仍然沒有普及，其中所表現出的問題包括如下幾個方面。

首先，由于缺乏相對完善的信息數字化環境，在生成數字化電子檔案時十分容易出現操作失誤。此外，相較于紙質檔案而言，電子檔案的信息更容易被篡改、復制，如果不能夠給出相應的安全保護措施，將會大幅度增加電子檔案的安全隱患。還有一部分檔案管理人員的信息技術水平較低，因此在進行電子檔案的備份和歸檔操作時，容易對文件內容造成損壞。

其次，部分單位的信息化水平相對較低，由于受到傳統管理觀念的影響，在對檔案文件的使用和收集上，仍然十分依賴人工處理的方式。尤其是對于年紀稍大的工作人員來說，他們不能夠獨立運用信息化技術來實現檔案管理的數字化，對此項工作抱有明顯的抵觸情緒。除此之外，部分單位對于數字化檔案管理工作沒有給予應有的重視，所投入的資金十分有限，沒有購置完善且先進的軟硬件設施，阻礙了電子化檔案管理工作的正常進行。

最后，相較于其他經營和管理工作而言，檔案管理并不能夠帶來直接的經濟收益，因此部分單位的管理者會片面的認為檔案管理工作不具備實際價值，甚至沒有單獨配備專職的檔案管理人員。在當前的信息數字化環境中，對于檔案管理的不重視會嚴重影響到檔案數字化管理工作的正常進行。

3 信息數字化環境下檔案管理模式的創新建議

1）制定出完善的規范化檔案管理制度。單位中的檔案管理部門需要盡快樹立起正確的觀念，充分認識到數字化時代中對于檔案管理模式的創新要求。管理者要首當其沖，結合以往的檔案管理經驗來構建出科學、完善、標準化的管理制度，合理利用信息技術來對單位內部的檔案主題進行分類，按照級別劃分的方式來逐一細化管理方案。此外，還需要將檔案管理的工作職責落實到個人身上，根據工作需要來合理分配工作內容，例如對檔案資料的收集和歸檔、對電子檔案的統計和整理等。需要額外強調的是，對于很單位內而言，電子檔案管理模式過于創新，因此務必要將檔案內容的保密和安全管理放到第一位。虛心學習其他先進企業的做法，合理購置相應軟硬件設施的同時，加強對檔案管理人員的安全責任教育，通過多方努力來共同構建更為科學、合法、高效的電子檔案管理模式。

2）提升數字化檔案管理的安全登記。單位中的檔案管理部門需要將紙質資源掃描成電子信息，并將其按照不同的主題和類別上傳至檔案管理系統中。相較于人工式的紙質檔案管理模式，數字化檔案管理系統將更加便于對檔案資源的管理及利用，大大減少檔案檢索業務所需要的時間。為了能夠進一步發揮出信息化技術在數字化檔案管理模式中的積極作用，檔案管理人員一定要有效提高數字化檔案管理系統的安全等級。首先，為了能夠減少風險因素，需要積極完善數字化檔案系統的安全管理體系。一方面要根據檔案管理的實際要求來強化防范系統，采用軟件加密、設置密鑰等方式來對相應的計算機設備進行強化保護；另一方面則需要養成良好的檔案信息備份習慣，避免當突發事件出現時造成無法彌補的后果。此外，針對保密等級更高的檔案資料，應當將其單獨存放在一個分區內，并對這一分區進行權限設置，避免重要資料的丟失和外泄。

3）整合檔案管理系統與辦公自動化系統。隨著信息技術在檔案管理工作中的高效率應用，國家政府也相繼推出了各項政策規定，要求數字檔案管理系統需要與單位內的其他管理系統進行單獨設置。然而，在實際的操作過程中，由于檔案管理系統與辦公自動化系統是完全不同的兩個設計軟件，并且所應用到的文件標準也并不相同，經常會在工作過程中發現格式不相容的情況，對數據交換和信息共享操作帶來了極大的不便。為了能夠有效解決這一問題，從事檔案管理系統開發與設計的企業要盡可能將辦公自動化系統與檔案管理系統相融合，根據檔案管理的實際要求來設置數據接口，以此來幫助檔案管理者和檔案使用人員對其中的材料數據進行導入，同時為后續的檔案維護和系統升級創造便利條件。

4）加大對檔案管理人員的培訓力度。我們正處在一個知識經濟時代中，信息技術逐步成為各個行業中不可或缺的一部分。尤其是對于檔案管理人員來說，如果想要更加高效率的完成電子檔案建設任務，就必須要將更多的工作精力和重心放到對數字技術、網絡技術的學習上。在日后的工作中，各單位管理者要持續加大對檔案管理人員的培訓力度，為其提供系統化的理論技術學習機會，將最新的檔案管理數字化技術傳授給檔案管理人員，在原有基礎之上拓寬他們的知識視野。除此之外，單位還要投入更多的資金用于購置先進設備，為優秀人才的培養打造良好環境。在行業中聘請經驗豐富的精英人士來到單位中，為檔案管理人員提供培訓指導，以此來發揮出數字技術的真正價值。

5）完善各項功能。（1）檢索功能。檔案管理人員要積極整合以往的工作經驗，逐步改進檢索功能，盡量簡化不必要的檢索步驟，提高檢索工具的利用率。另外，還要與檔案系統的使用者進行交流，搜集他們對檢索界面的意見和想法，以此來豐富檢索途徑和檢索方式，適當增加檢索通道。檔案管理人員要拿出更多的精力用于對專業技術的鉆研上，積極引進不同領域中的檔案資料，豐富系統數據庫內容，為使用者提供更加優質、全面的服務。（2）互動功能。數字化檔案管理系統的一大優勢在于強大的互動功能，為檔案管理者與用戶之間構建信息溝通橋梁。為此，檔案管理者要多方搜集用戶的使用要求，進一步豐富互動系統的功能，其中包括文字、手寫、圖片、語音、視頻等。此外，還要單獨開設用戶的投訴和建議渠道，方便檔案管理者及時幫助客戶處理問題，全面提高用戶滿意度，督促檔案數字化管理模式的快速完善。

4 結束語

現如今，在數字化時代背景下，信息披露程度有了明顯提升，檔案管理工作的社會性質也在逐步強化。在日后的工作中，需要逐步完善檔案管理制度，找出符合時代特點的新型管理方法，將檔案資源的社會服務功能更好的發揮出來。