信息時代衛生院檔案管理工作探討

王世俊

（青州市王府衛生院，山東 青州 370781）

檔案本身屬于一種書面表達形式，對于工作人員行為以及相關資料等作出了詳細記載，因為涉及的內容非常多，所以在表達形式上具有非常明顯的多樣性，一般除了圖片、文字之外，還包括視頻與音頻等形式。通過加強檔案管理工作，當開展各項決策工作時，可以為工作人員起到非常重要的參考作用。如今，基于信息時代發展背景下，衛生院在開展相應的檔案管理工作時，如果仍然采用傳統的檔案管理模式，將很難提升我國衛生院發展水平。針對這種現象，在檔案管理工作中，一定要加強信息化建設工作，通過對信息技術的合理應用，可以促進衛生院檔案管理工作在未來面向信息化以及現代化的方向不斷發展。

1 信息時代下對檔案管理工作提出的要求

如今，基于信息時代發展背景下，對于我國檔案管理工作與質量提出了更好的要求。在以往的檔案管理工作中，因為所采取的管理方式比較落后，所以經常會面臨各種問題的產生，已經不能在滿足現代社會經濟發展要求。因此，一定要加強信息化建設工作，對信息時代所提出的相關要求進行全面掌握，從而才能在更大程度上提升檔案管理工作效率和質量。結合實際情況來看，信息時代對檔案管理工作所提出的要求主要體現在了以下幾個方面：

第一，如果是從制度角度上進行分析，基于信息時代發展背景下，要想保證檔案管理工作可以實現順利開展，首先要制定出完善的檔案管理制度與規范，并保證在開展各項檔案管理工作時，能將相應的管理制度與規范要求等進行全面落實，通過這種方式可以加強對檔案管理行為的規范工作，同時也能在更大程度上提升檔案管理制度的有效性與適用性。第二，如果是從績效角度上進行分析，基于信息時代發展背景下，在開展相應的檔案管理工作時，需要實現對網絡技術以及數字化技術的充分利用，在此基礎上才能構建出完善的檔案管理內容，從而促進檔案管理績效可以實現明顯提升。可以引進國外國家相關經驗，從而形成滿足我國經濟發展的信息化檔案管理體系。第三，如果是從表現形式角度上進行分析，加強信息化檔案管理工作，也是我國部門與企業面向信息化發展的重要途徑，幫助檔案管理人員在思想上樹立出一定的風險意識，從而降低信息時代所帶來的風險問題。

2 目前衛生院檔案信息化建設中遇到的難題

2.1 缺少完善的檔案管理軟硬件基礎設施

衛生院在開展相應的檔案管理工作時，要想在一定程度上提升信息化建設水平，首先應該加強軟硬件基礎設施投入工作，從而才能為檔案信息化建設工作開展奠定良好的基礎條件。但是，結合目前的實際情況來看，很多基層衛生院因為受到自身條件的影響，所以在檔案信息化建設工作中，并沒有配備完善的硬件與軟件基礎設施，這就對信息化建設工作開展形成了非常嚴重的阻礙。

2.2 沒有認識到檔案信息化建設的重要性

目前，雖然很多衛生院已經積極開展了檔案信息化建設工作，同時也逐漸引進了相應的信息化設備，但是，很多情況下都是跟隨行業發現所作出的行為，在思想上并沒有認識到檔案信息化建設的重要性，所以沒有對檔案信息化建設重點以及要求等進行深入了解，這就導致在開展檔案信息化管理工作時，很難采取有效針對性的措施，檔案信息更新不及時，對于剛剛產生的檔案內容，沒有及時錄入到信息系統中，同時系統中存在一定的問題，這就會嚴重影響到檔案資料安全性。

2.3 檔案管理人員綜合素質水平有待提升

結合實際情況可以了解到，我國衛生院在開展相應的檔案管理工作時，大部分崗位人員都是從其他科室抽調的，或者是由其他部門的人員來兼職檔案管理，因為這些人員自身缺少一定的專業性，不能對檔案管理知識與方法進行全面掌握。特別是在檔案信息化建設工作中，對于檔案管理人員自身水平提出了更高的要求，但是，目前很多檔案管理人員并沒有加強信息技術學習工作，在面對技術方面出現的問題時，不能獨自采取有效的措施進行解決，計算機操作不夠熟練，在思想方面沒有樹立出嚴格的安全管理意識，從而無法保證檔案管理安全性。

3 信息時代提升衛生院檔案管理水平的相關策略

3.1 樹立先進的檔案管理理念

基于信息時代發展背景下，衛生院在開展相應的檔案管理工作時，為了將信息技術可以有效應用到其中，首先需要轉變傳統的思想觀念，全面認識到檔案信息化建設工作的重要性，在思想上樹立出正確的思想觀念，從而跟隨檔案管理實現改革與發展。在檔案管理創新工作中，需要結合時代發展要求，將計算機技術與網絡技術之間實現有效結合，通過對新型知識體系的合理應用，可以幫助檔案管理形成新的框架，這樣也就轉變了以往比較落后的思想觀念與管理模式。通常情況下，在衛生院檔案管理工作中，因為涉及的內容非常多，所以在整體上呈現出了非常明顯的復雜性，這就需要在對各類檔案文件進行整理時，應該實現對計算機技術的充分錄用，從而實現對信息資源的有效整理，這樣當工作人員對檔案進行利用時，也能提供一定的便捷性，工作人員可以隨時找到自己所需要的信息資料。另外，通過開展檔案管理工作，其主要目的是方便更好的對信息資料進行使用，通過在思想方面實現有效創新，可以幫助檔案管理人員全面認識到創新工作的重要性，從而也能為檔案管理工作發展奠定良好的基礎條件。

3.2 加強軟硬件基礎設施投入

基于信息時代發展背景下，對于我國衛生院而言，要想促進檔案信息化管理工作可以實現順利開展，首先需要加強硬件基礎設施投入工作，這也是開展檔案信息化建設工作的基礎條件。目前，很多衛生院逐漸引進了非常多的計算機設備，而要想提升檔案信息化管理水平，只依靠計算機技術還遠遠不夠，需要購置多媒體影像采集與錄入系統、存儲設備以及溫濕度調控設備等，只有在保證設施全面的基礎上，才能實現對檔案資料的有效存儲。同時，在具備基礎設施的基礎上，還需要采購與衛生院檔案管理工作相適應的管理軟件，一般主要體現在了查詢軟件、計算機操作系統、信息安全軟件以及檔案數據庫軟件等幾個方面，通過對相關軟件的合理配置，可以在很大程度上提升檔案信息資料的安全性，同時對檔案資料進行合理保存。另外，對于信息技術而言，一般更新的速度都非常快，所以，衛生院還需要及時對硬件以及軟件設備等進行更新與升級，從而才能在更大程度上提升檔案管理工作水平。

3.3 加快檔案信息資源的信息化建設

對于衛生院檔案管理工作而言，一般涉及的內容非常多，主要包括病例、病案、影像資料、費用收據以及檢查數據等多個方面，所以在整體上具有非常明顯的復雜性。要想實現對這些檔案信息的有效管理，按照類別進行合理劃分與保存，方便后期更好的對信息進行查詢與利用。因此，衛生院一定要加強檔案信息化建設工作，可以根據實際情況制定出完善的管理制度，通過對相關制度的全面實施，可以對檔案管理人員行為進行嚴格約束與管理，保證檔案管理人員可以將信息全部錄入到系統中，同時及時做好電子檔案信息的升級工作，最終實現對檔案的合理保存。另外，對于相關的檔案管理工作人員而言，還應該對檔案資源共享引起高度重視，通過加強檔案資源網絡建設，更進一步實現具備局域網，這樣各個科室人員當需要利用檔案資料時，就可以通過局域網對資料內容進行檢索，從而在更快的時間內查找到自己所需要的材料，通過這種方式可以有效提升檔案資源利用效率。

3.4 加強檔案管理人員信息化培訓工作

在衛生院檔案信息化管理工作中，檔案管理人員在其中發揮著非常重要的執行作用，其自身水平與最終檔案信息化管理工作質量之間有著非常密切的聯系。因此，基于信息時代發展背景下，要想保證檔案信息化建設工作可以實現順利開展，對于衛生院而言，一定要對檔案管理人員信息化培訓工作引起高度重視，通過加強人才隊伍建設工作，可以為檔案信息化建設工作開展奠定良好的基礎條件。首先，衛生院應該選出一批專門的檔案管理人員，并成立相應的檔案管理工作部門，來對檔案開展嚴格的信息化管理工作。同時，在一定的時間內應該將培訓工作進行全面落實，鼓勵所有檔案管理人員可以積極參與到培訓活動中，從而對信息技能以及信息素養等進行全面掌握，這樣在崗位上才能將自身的價值作用充分發揮出來。衛生院可以選出一些學習能力比較強的檔案管理人員，然后到相關單位中進行學習，這樣就能更好的積累檔案管理經驗，從而促進檔案信息化建設工作可以實現順利開展。

4 結語

綜上所述，基于信息時代發展背景下，對于我國衛生院而言，在開展檔案管理工作時，一定要對信息技術使用引起高度重視。在檔案信息化建設過程中，首先應該轉變傳統的思想觀念，加強硬件與軟件方面的投入，不斷提升檔案管理人員綜合素質水平，結合實際情況制定出完善的檔案信息化管理體系，從而在更大程度上提升檔案管理工作水平，這對于衛生院發展也能起到非常重要的推動作用。