基層行政事業單位檔案管理工作強化要點思考

吳 霞

（黑龍江省綏化市北林區紀委監委信訪舉報服務中心，黑龍江 綏化 152000）

檔案管理是事業單位一項較為復雜、專業、繁瑣、持續的工作，為了提高事業單位檔案管理工作的效率，需要構建科學的事業單位檔案管理工作體系，著力把握事業單位檔案管理的要點，進一步加大事業單位檔案管理工作的建設力度，從而保證基層事業單位檔案管理工作快速發展，達到全面提高事業單位檔案管理工作質量，解決事業單位檔案管理工作難題的具體目標。

1 強化事業單位檔案管理工作的重要價值

基層事業單位是直接服務民生、服務社會的載體，為了更好的解決事業單位在履職能力建設方面問題，就必須梳理以往事業單位工作的得失。因此，應當進一步加強事業單位檔案的研究工作，從檔案中梳理事業單位工作的得失。研究提高檔案管理工作質量的方法，指明事業單位檔案管理工作的現狀，找準事業單位檔案管理改革的著眼點，可以解決事業單位檔案管理的現實問題，創新事業單位檔案的運轉方式，提高事業單位檔案管理的效率，提高事業單位檔案管理的針對性、時效性和科學性，在降低檔案管理成本的同時更好的滿足社會對事業單位檔案的使用需要。研究事業單位的檔案，加強檔案管理工作，才能更好的讓事業單位員工把握各種全新的現象，積極的面對新的檔案管理問題，剖析以往事業單位運轉中存在的現實問題，從而更好的收集各種工作信息，為保證事業單位沿著正確方向屬性，提高工作水平提供幫助。

2 事業單位檔案管理工作存在的主要問題

1）忽略檔案管理工作。新時代事業單位更注重專業項目工作，有時忽略了檔案管理工作，沒能正確的認識到檔案管理的重要價值，檔案管理的目標不明確，方法不具體，資源不到位，人才配置不科學等問題普遍存在。還有的事業單位過于重視經濟利益，長期忽略在檔案管理，導致檔案管理的內容單一、方法陳舊，現有檔案管理與專業工作聯系的不緊密，沒能促進事業單位基層工作人員把注重力放在檔案管理上，由于相關工作認識不足，檔案的實用價值體現不足，檔案管理效率較低。

2）檔案管理內容單一。檔案管理工作仍以傳統的思路進行，檔案管理的重點放在收集文件、整理數據，以及簡單的佐證材料方面。很多事業單位未能檔案管理工作的形式，不能形成全員參與檔案管理的積極氛圍，不能構建上下聯系的檔案運轉體系，相關企事業單位未能為事業單位檔案管理提供有力的幫助，檔案運轉仍以紙質檔案的制作為主，不能隨著時代的變遷多元化的收集各種類型數據信息，這導致檔案管理難以順利進行，檔案工作無法提高工作效率，因此影響了事業單位檔案管理質量。

3）檔案管理人才缺失。事業單位從事檔案管理工作人員的專業性普遍不高，文化程度較低，不少檔案管理人員年齡偏大，檔案管理隊伍具有信息技術人才較少。現有從事檔案管理人員長期得不到信息技術專業知識的培訓，檔案管理人員的工作創新能力待加強。由于檔案管理人員培養不足，導致檔案管理人員的創新意識不夠，履職能力不強，現有檔案管理人員難以更好的適應未來檔案管理的需要。解決檔案管理人才缺失問題，提高檔案管理人員專業性，才能提高檔案運轉的質量水平。

3 事業單位檔案管理創新改革的主要路徑

1）完善檔案管理機制。新時代還要創新檔案管理運轉機制，優化檔案管理工作體系，明確檔案管理工作責任分工，進一步構建有機聯系的檔案管理工作整體。首先，明確事業單位檔案管理工作的現實需要與發展目標，基于檔案管理的需要合理的配置檔案管理力量，加強資金保障力度，編制切實可行的檔案管理責任分工，加強對負有檔案管理人員的監督。其次，優化檔案管理的運轉方式，簡化不必要的檔案管理流程，縮短檔案管理運轉的程序，從而提高檔案運轉的有效性與科學。第三，進一步從提高檔案使用效率的角度出發，發揮各部門在提高檔案使用價值方面的重要作用，在保證檔案準確、優質的基礎上開展檔案管理，強調層層落實具體檔案管理工作責任，形成必要的績效考核機制，從而促進檔案管理人員主動提檔案管理質量，消除檔案服務后顧之憂。只有注重修訂檔案管理制度，根據以往檔案管理工作的問題優化檔案管理服務機制，才能不斷提高檔案管理服務效率，更好的應對未來檔案管理需要，解決傳統檔案管理工作的問題。

2）提高檔案內容質量。新時代應當提升檔案的實用價值，高度重視檔案資源內容開發，務必開發具有高質量的特色檔案資源。首先，建立健全檔案管理工作的配套設施，要求檔案管理部門提高檔案服務的監督力度，給予檔案管理以足夠的支持，逐步的改善檔案管理工作條件，從而提高事業單位檔案管理工作的水平。其次，進一步豐富檔案內容，注重大力豐富數據信息類型，檔案管理應當與時俱進，對檔案管理內容給予適當的調整，進一步優化檔案數據信息的搜集、查詢和處理方式，構建檔案資源的信息共享機制，提高檔案資源的應用效率。第三，實現兄弟單位檔案資源的高度整合，在開發本單位特色檔案資源的基礎上，構建更加科學的檔案數據信息共享機制，實現檔案管理聯合化、體系化、特色化，基于更廣闊的檔案交流機制滿足檔案使用的需要，強調在檔案服務聯合化的基礎上彌補檔案資源的不足，達到充分實現檔案資源共享的目標。檔案內容質量決定著事業單位檔案的應用價值，應當以創新方式保證檔案內容的詳實準確。

3）創新檔案管理方式。優化檔案管理工作的布局，加強檔案管理工作方式方法升級，提升檔案管理工作的規范性，出臺基于信息化的檔案管理運轉標準，才能進一步減少人工管理的干擾，更好的發揮智能化檔案管理平臺在檔案數據處理方面的基礎作用。首先，應當樹立法治化的檔案管理工作理念，優化檔案管理工作的氛圍，促進事業單位全體員工轉變檔案服務理念，樹立牢固的檔案服務意識。促進全員參與到檔案管理服務當中。其次，完善檔案管理機制，優化檔案管理運行體系，明確檔案管理的總體目標，確定檔案管理工作物質基礎，掌握新時代數字檔案管理特點，形成檔案管理智能化管理體系，進一步依托第三方軟件平臺或專業機構輔助開展好檔案管理工作。第三，檔案管理應當拓展交流研討機制，加強檔案技術的交流，促進檔案員了解前沿技術趨勢，在此基礎上結合業務工作開展具體的檔案管理工作，從而不斷提高事業單位檔案管理工作的效率，解決檔案管理具體問題，通過一系列科學的方法達到全面提高檔案管理工作質量 目標。

4 結論

新形勢下，事業單位必須強化檔案管理工作，把完善檔案管理運轉機制，提高檔案人員專業素養，推動檔案管理方式創新作為重點，著力根據新時代的要求加快事業單位檔案管理工作的改革步伐，不斷減低事業單位檔案管理工作的成本，以標準化、全覆蓋、實時化方式進行檔案供給。只有找準事業單位檔案管理的弊端，基于現實需要創新檔案管理運轉方式，才能提高事業單位檔案管理工作的效率，進一步發揮事業單位檔案資源的實用價值與積極作用。