論事業單位檔案管理的創新策略

李樂佳

（山東乳山市科技干部服務中心，山東 威海 264500）

隨著社會的不斷發展，科技的不斷進步，檔案管理的信息量也逐漸增多，信息的存儲數據也變得更為復雜，這也給事業單位的檔案管理的發展帶來新的機遇和挑戰。這對事業單位的檔案管理的能力提出了更高的要求，需要檔案管理專業進行不斷地探索與創新。傳統的檔案管理具有一定的局限性，并會暴露很多問題。因此，對檔案管理引入更為科學的創新技術和思維管理手段尤為重要。以此來提升檔案管理更為高效化和科學化，從而推動事業單位的檔案管理更穩定高效的發展。

1 事業單位檔案管理的原則

在事業單位檔案管理中，需要符合規則要求下進行檔案管理工作的創新，要堅持以恪盡職守、權益雙贏為原則以及靈活標準規范為統一。進行創新的相關機制。首先，制定事業單位檔案管理的制度需要明確相關的工作崗位的工作人員需盡到的責任和應有的權利，并制定更為縝密全面的檔案管理工作要求，以及制定詳細的具有科學性、針對性的工作計劃，以此來為檔案管理工作奠定較為穩定的基礎，以促進檔案管理工作的開展。此外，對于歸檔的檔案需要進行定期或不定期的核查。同時還應保證好工作人員的合法權益，如此可讓檔案管理的工作人員在工作中能夠全心投入，提高檔案管理工作的效率。事業單位檔案管理要符合規定，需要根據國家的相關法律法規和規定要求來進行檔案制度的整改工作，從而提升檔案管理工作的標準性和規范性。不同的事業單位的實際情況不同并均具有自身的特點，因此，在檔案管理方制度和管理方法也不能完全的照搬照抄，需要根據不同情況制定不同的機制，將檔案管理工作的規范靈活運用，并結合單位的實際特點來加強對于檔案的管理，從而建立更為全面、科學合理、內容完善且完全貼合事業單位發展的要求。

2 事業單位檔案管理存在的主要問題

2.1 缺乏完善的檔案管理體系

在事業單位的檔案管理過程中，存在的最為突出的問題就是管理制度的不完善。這主要是由于企業管理層對于檔案管理不重視，對于檔案管理的制度建設沒有投入過多的精力。盡管在部分事業單位中存在檔案管理制度，但大多浮于表面，沒有真正落到實處。檔案管理人員經常將檔案資源隨意堆放，造成文件丟失。對于單位的檔案外借，沒有形成規范的外借手續。在企業的發展過程中，檔案資料是其對日常工作的重要分析依據。雖然檔案資料有時無法直接轉換成單位的金錢財富，但是通過檔案資料所提供的信息，可以促進單位提高自我的認識。事業單位經常無法對企業所收藏的資料進行一個正確的認識，沒有充分利用好所儲存的檔案信息，整體利用率較低。

2.2 管理手段老舊

隨著社會信息化的不斷發展，社會對于檔案管理有了更高的要求和標準。然而，許多事業單位的檔案管理模式依舊一成不變，單一的采用人工管理的辦法。其檔案管理的水平和效率明顯低下，無法滿足單位的發展要求。隨著信息化的不斷發展，事業單位所需存儲的信息量不斷增大，只有不斷創新單位的檔案管理手段，才能促進單位的長遠發展。

3 事業單位檔案管理創新策略的建議

3.1 創新管理思路，借鑒現代管理理念

事業單位管理與企業管理存在本質的不同，主要表現在工作內容和效果評價層面，但在管理制度上存在較多的共同之處。事業單位檔案管理制度存在一定的落后，從根本上來說在于管理理念的落后，主要領導干部的思維不進步，整個單位的管理水平便難以提高，無法跟上時代的新變化。因此，事業單位檔案管理工作的升級優化，需要自上而下地創新管理思路，通過借鑒現代企業管理制度的一些理念，有機地融入檔案管理工作中，樹立現代化的檔案管理機制，提高運行質量。

3.2 創新制度管理，加強法規落實和制度考核

切實落實各項管理制度，是保障檔案工作高質量開展的基礎。一方面，所執行的制度要具有先進性，事業單位應該對機構內的各項制度進行梳理和淘汰優化，將陳舊刻板的管理制度進行改善，特別是檔案管理制度，事關每一項具體工作，要求制度與實際工作要嚴密結合；另一方面，制度的執行必須科學、穩定，不能三天打魚兩天曬網。在制度的層面，電子檔案的推行還缺乏足夠的制度依托，單位內部的一些文件、制度等資料，在保存一部分原始資料的基礎上，更多的是以電子檔案的形式保存和歸類。電子檔案已經是大勢所趨，但在制度層面，還缺乏對電子檔案的管理優化，哪些資料可以僅保存為電子檔案，哪些應該同時保存紙質材料，都要嚴格分類和履行。此外，如何保障電子檔案的安全性和真實性，也是事業單位檔案管理制度面臨的重要挑戰，解決這些問題并嚴格執行，需要加強督導和考核，確保檔案工作不出現漏洞。

3.3 創新管理手段，數字檔案實現普遍化

檔案管理的優化還要考慮具體的執行層面，通過采用現代化的管理設備和信息技術，提高檔案資料的歸集、查閱和管理水平。事業單位要加強內部信息化建設，建立重要檔案及時申報備案、普通檔案定時備案、歷史檔案積極挖掘的基本工作手段，促進檔案管理工作的不斷完善，充實事業單位檔案資料的豐富程度。以檔案的保管形式為例，紙質檔案是傳統手段，但數字檔案是當前的主流手段，如何平衡兩者之間的關系，確保互補性和安全性，是檔案管理工作需要解決的重要課題。實際工作中必然會出現多種偏差，一些資料的處理情況不盡如人意，甚至出現大量資料重復備案、個別資料難以查閱的情況。因此，將數字檔案管理水平提升到戰略層面，成為紙質檔案同等重要的水平，具有重要意義。

4 結束語

檔案管理對事業單位發展十分重要，事業單位檔案管理工作有著自身性特征，在我國經濟體系快速發展的背景下，對檔案管理有了全新的要求，以往傳統的檔案管理模式難以滿足社會發展需要，同時也會出現各種各樣的問題。基于此，事業單位檔案管理工作必須要與時俱進，創新管理思維與管理結構，以便完善以往傳統檔案管理模式的不足，進而提升事業單位檔案管理工作的實效性。