檔案管理中的公文歸檔分析

褚福燕

（棗莊市臺兒莊區人民政府辦公室，山東 棗莊 277400）

檔案是人類進入文明社會以來，對從事一切生產活動時的有意識的、有價值的保存和記錄。檔案的發展意味著社會發展的速度，而在檔案管理工作中，公文的歸檔工作是其關鍵的核心環節，歸檔工作的效率、質量等都會決定檔案管理工作的整體走向，對其發過展起到深遠的影響。因此，在檔案管理系統工作中，公文歸檔的重要性是什么？存在著什么樣的問題？怎樣解決？這些都是本文探究的重點。

1 檔案管理的趨勢

隨著大數據技術的崛起，一切都可以通過云計算、信息采集、系統化管理這些程序化的步驟在短暫的時間里被整理得井井有條。另外，在信息化時代，海量信息都可以被儲存在小小的芯片中，而網絡安全性不斷的提高，使得在網絡時代的文件多為電子化形式呈現，因此，檔案管理將在大環境中順應趨勢，朝著網絡化、電子化、系統化的方向發展。

2 文檔管理工作的意義

伴隨著政府機構不斷的運行，其重要的公文文件的數量與日俱增。一些政策性的公文既是目前工作的指導性意見書，又是為日后能復查、反思、糾錯而留存的證據。所以，文檔的管理工作包含著存和取兩個方面，因此，如何管理文檔，考驗著管理者的智慧。

為方便存取，做好公文的歸檔工作是目前為止公文管理的最好方法。歸檔，顧名思義指將處理完并且具有保存價值的文件經系統整理后交檔案室以備保存備案，以便備查的過程。 系統整理通俗的來講，就是指能通過一定的分類標準、具體的流程、統一的收錄文件的方法。而與檔案管理工作中的其他步驟環節相比較，歸檔入庫其實就是簡單的分類工作，目的就是將無規律的、繁亂的公文通過整理，使其變得有條不紊。通過歸檔這一工作環節，檔案的整理變得程序化。文件歸檔工作能使得檔案管理工作的工作效率大幅度提高，也極大的為日后的查找工作減輕工作負擔。公文分檔處理的意義在于在很大程度上，減輕了工作人員的工作負擔，同時還能保證文件保存和歸檔的質量。根據檔案管理的規定，在對歸檔入庫的文件進行登記和編目時，要區分清永久文件、定期文件，然后分門別類的對文件進行特殊的裝訂、編目，或者銷毀。就目前情況來看，電子化檔案的管理、查找更為便捷、科學。

3 目前歸檔工作存在的問題

1）公文存檔效率低。當前，公文檔案中涉及的資料、數據、內容越來越豐富，如果完全依靠傳統文件管理的工作方法，已經無法實際的解決歸檔過程中的很多問題，如電子化文件和紙質版文件，如何分類？如何統一歸納？紙質版文件一旦混淆、丟失，是否會導致大量工作的重復？是否會影響工作的正常運行？因此，這將給工作人員處理文件的過程增添很多不必要工作，需要工作人員花費大量時間去解決，從而造成公文的歸檔工作效率低下。

2）缺少專業的文件歸檔人才。目前，大多數的檔案管理部門還未更新其檔案管理的工作模式和工作方法，依舊按照原始的方法進行，這種趨勢也給人才市場傳達一種錯誤的訊息，導致該行業極度缺少文件管理方面的人才，加之，文件歸檔畢竟只是檔案管理工作的一個環節，因此，越是細節的工作，對于工作人員的要求相對而言較高，一個明顯的趨勢是，市場對于擁有熟練的計算機操作能力的員工相對較為友好。

3）歸檔工作與管理工作脫節，屬于兩個體系。在工作過程中，不易定責，糾錯制度不夠完善，也就容易導致錯誤的發生。歸檔工作的負責人員往往有自己的邏輯順序，管理工作的負責人員有自身的工作習慣，雙方工作很可能因為人為的不確定因素，使得文檔管理秩序混亂。另，隨著互聯網大數據技術的發展，可以將文件上傳到政務系統的指定網站上，以公開透明的方式，方便公民的查閱和使用。但在此過程中，需要將大量的原文件進行掃描，以便歸檔進入電子庫。該項任務工作量大，需要邏輯清晰、耐心、責任心強的歸檔工作人員進行整理分類，而文檔的調用卻是隨機的，這自然需要相關人員對網站文件進行維護、運行，所以，一旦歸檔與管理相分離，將降慢整體速度，影響文檔的合理運用。

4 對于促進公文歸檔入庫的相關建議

1）細化歸檔標準，提高存檔效率。在檔案管理工作，關鍵是將紛繁復雜的文案以一定的標準區分開來，因此，管理的第一步是構建合理的分類標準。例如，以時間先后順序分類，類似快遞公司收件時間一般，標注不同的日期，以便后期查找；以使用率高低為標準，按照經驗，將經常使用的功能性資料單獨存檔，特別是紙質資料，利于統一更新，減少因查找而導致紙張磨損，增加費用的概率；以文件的重要性為排列標準，聚集重要文件，方便拿取，省時省力。將不重要文件歸置保存，還原歷史真實性；以公文來源作為分類標準，按部門劃分，方便與相關直屬單位的直接合作，提高工作效率。甚至，歸檔工作并非只有一個刻板標準，只要方便拿取，歸檔文件還可以根據文件本身的內容進一步分類，前期分類工作做得越細致，對于后期的整理、排查、抽取、使用越有利。對于涉密文件來說，為避免文件的損壞，文件應該采用特殊的保存手段，歸置于特殊的工具或者環境中，如牛皮紙盒中，并切記要在紙盒中填寫編號，方便后期的查找，這是針對特殊文件的特殊歸檔措施。在平日工作里，充分把握兩種歸檔處理文件的方式——電子化和傳統，把兩種方式進行有機結合，提高公文檔案的管理水平。

2）全面推進電子公文，加強平臺管理建設。檔案管理工作之所以復雜，是因為沒有統一的標準。電子版與紙質版沒有統一的要求，檔案分類管理也沒有統一的標準，因此，公文的歸檔入庫工作極難推進。因此，在生活中，以政府為中心的單位組織，因大力推行電子文檔，并建設全國統一的政務公文集中管理的平臺，并建立健全統一的歸檔體制機制，使得公文的歸檔入庫工作更簡單化、制度化。

3）培養專業化的公文歸檔管理人才。為了應對當前檔案管理的變化趨勢，政府機關檔案的相關管理部門應該時刻加強對工作人員在信息化和電子化方面的專業技能培訓，這樣才能應對日新月異的工作要求。其次，檔案管理人員應樹立正確的職業觀，細化工作流程，培養專業能力，最重要的是培養自身過硬的職業素養，調整觀念，善于去接受、學習新的工作方式，既能高效率的完成大量繁瑣的歸檔工作，又能增強自身對該職業的認同感，實現自我價值。

4）定期清理規范性公文。要對規范性文件施行定期清理，時刻確保規范性公文的時效性。要在工作過程中，發現問題，不斷完善規范性文件的定期清理的規章制度。按照“合法，科學，及時，質量”等原則，對所有歷史文件進行了全面的大清理。

4 結語

通過前文對目前我國檔案管理工作的開展形勢和走向的分析與總結，筆者大概可以得出一個相對清晰化的認識，即檔案的管理工作應不斷地進行改革，并需要有針對性的、大力度的針對日常工作中的具體問題進行改革，唯有如此，才能適應時代發展的要求。