檔案管理工作內容與模式的轉變

哈瑪拉·哈依爾別克

（阿勒泰市行政執法局北屯執法大隊，新疆 阿勒泰 836500）

伴隨著信息技術的快速發展和物聯網互聯網的大數據發展趨勢互聯網技術在全國范圍內得到了廣泛的普及，近年來各行各業不斷的朝著數字化整合的方向不斷發展，特別是對于事業單位而言，方方面面都需要注入信息化元素，而在事業單位的檔案管理工作之中，也需要向著數字化信息化發展。從這一角度而言，如何促使互聯網技術有效的為事業單位的檔案管理工作服務，成為事業單位檔案管理工作未來發展的一個重要課題，信息化來強化檔案管理，不僅能夠促使檔案保存的準確性和科學性，同時也能夠減少人力消耗，所以，檔案管理需要朝著現代化數字化的方向不斷推進。

1 事業單位內部檔案管理工作現狀分析

1）內部檔案漏存問題較為明顯。在事業單位內部，不同的事業單位在檔案管理方面的流程制度是不同的，有些事業單位是比較完善的，而有些事業單位卻是片面的，除此而外，相關的工作人員的責任心以及工作人員的崗位變動等等都會影響到檔案管理工作的開展，這些因素在很大程度上影響了檔案的完整性。在事業單位管理過程中，檔案管理工作人員沒有對相關的資料進行有效的備案和標簽建立等，就會導致相應的資料遺失，此外在借閱過程中，因為管理不當出現的遺失問題也是比較明顯。

2）事業單位內部檔案內容存在著不完整性。對于大多數事業單位而言，事業單位內部的檔案資料基本包括以下幾方面內容：采購前期相關的文件內容以及具體的圖紙設計方案和說明書和檢驗相關的資料。除此而外，還可能有人力數據相關的資料等等，而在具體的檔案管理工作過程中收集和管理相應的資料也是非常重要。如果檔案管理相關工作人員存在著人為的疏忽，往往就會導致檔案缺失，檔案內容不完整，這就會使檔案失去原本應有的價值。從這一角度而言，檔案的內容不完整就意味著檔案沒有相應的參考價值。

3）整體的檔案管理工作不到位。在事業單位中比較常見的檔案管理工作不到位，主要有以下兩個方面：第一是文字記錄，相關的資料不到位，根據事業單位的檔案管理具體的要求，在對相應的資料數據信息進行書寫過程中，必須要保證使用的是黑色或者是藍色的墨水，而且要確保字跡整潔完整，而且不容易褪色，這實際上是第1手資料，因此要求資料來源必須真實可靠。但是在實際操作中，很多檔案并沒有按照具體的要求進行管理，寫資料時使用圓珠筆等大量存在。第二則是資料歸檔不到位的情況，各個事業單位的檔案管理工作都是在進行的，但是其重視程度卻是各不相同的，在相關工作開展階段中，存在著大量的未及時移交檔案資料，這些都需要檔案管理相關工作人員予以重視。

2 轉變檔案管理相關工作內容

1）采集檔案。在傳統的檔案管理相關工作中，大多數的檔案都是以紙質版文件存檔的形式，因此在進行具體的檔案采集過程中，往往就是將這些紙質版的內容進行整理和歸檔。但是值得注意的是，這種檔案采集的方式在過程管理中本身就存在著諸多的漏洞，而且因為紙質版的文件容易破損或者是受潮等情況不容易保存，這就會導致信息損失，特別是在一些關鍵的地方，如果信息受損，那么整個檔案也就失去了價值，事實上在采集檔案過程中應該依托于信息化技術，特別是在信息時代，通過電子設備進行電子檔案管理和采集，往往能夠有效的保障檔案，在形成的全過程中都能夠進行數據留存，而將相應的采集結果存放到電子設備中也更具有安全性。

2）存儲檔案。在檔案存儲過程中，傳統的檔案主要是紙質版的檔案，因此在內容采集方面本身就過于單一，而且查找方式也比較麻煩。紙質版資料存在著特殊悻因此對于存儲條件也是比較嚴格的，不僅需要防潮，還需要防止老鼠和蛀蟲。紙質版資料占用了大量的立體空間，需要有固定的庫房，同時也需要有相應的工作人員進行監管，因此整體的檔案管理，工作量大，而且耗資巨大。相比較而言，電子檔案則更容易被人接受，信息化時代電子檔案不僅能夠有效的確保檔案內容的完整性，同時也比較方便存儲和傳播利用起來也更方便與傳統的紙質版檔案相對比，電子檔案對于存儲條件并沒有過多的要求，只需要一個云空間即可同時加設殺毒軟件和防火墻等措施就可以，電子檔案也不需要耗費巨大的人力物力，也不需要占用較大的空間，因此檔案的存儲方面電子檔案更劃算。

3 轉變檔案管理的基本模式

1）轉變檔案管理基本理念。首先對于部分事業單位而言，檔案管理工作本身就不是重點工作，這就需要事業單位管理者對于檔案管理相關工作予以重視，其次相關的檔案管理工作人員往往會由于檔案管理工作十分繁瑣而產生相應的倦怠情緒被動工作，這種心態對于檔案管理工作是十分不利。而在信息化背景下，伴隨著事業單位競爭壓力的不斷增大事業單位對于檔案管理也提出了新的要求，面對新技術的挑戰，事業單位需要不斷的將自身的檔案予以累計，還需要將自身的組織知識予以沉淀，因此不得不轉變現有的觀念，打破傳統的思維模式，要結合時代的步伐不斷的推進檔案管理，工作模式創新和改革，當然事業單位還需要緊緊的跟隨信息化發展的步伐不斷的對飚向外看同時也要強化內部信息化的能力提高檔案管理的工作效率。

2）適應轉變強化信息化手段應用于電子檔案管理中。伴隨著信息化時代的發展，電子檔案管理模式已經逐漸在各行各業中廣泛應用，各單位在檔案管理工作中可以更多地選擇采用電子檔案進行檔案的管理。所以在實際操作中，事業單位需要注意將電子文件與具體的電子檔案進行全面升級，進行一體化管理，這也就意味著在進行電子檔案處理時，相應的規范要求以及標準必須要在電子文件處理的全過程之中應用，而不能是由兩個部門的人員進行不同方式的管理，這樣才更有利于數據共享。

3）強化檔案管理機制，加強檔案管理工作人員的培養。對于相關的檔案管理工作人員而言，首先需要有法可依，也就是說必須要有完善的檔案管理，相應的流程和機制才能夠確保其有效的進行檔案采集以及檔案的整理和存儲。除此而外，相應的檔案管理工作人員業還需要不斷提升現有的工作能力和工作管理、務管理水平。從這一角度而言，檔案管理相關工作人員就需要不斷的轉變自己的檔案管理工作的基本模式，還需要強化自身的業務水平，只有有效的調動檔案管理相關工作人員的積極性，確保相關工作人員的能力得到補充，才能夠夯實好專業的隊伍，進而能夠有效的保障檔案管理工作更加專業、更加有效為事業單位的工作推進與發展作出應有的貢獻。

4 結語

綜合以上分析，在檔案管理工作開展的過程中，采取科學有效的模式對其進行管理是提高檔案管理資料水平的關鍵。在以上分析中對檔案管理工作涉及的內容以及模式轉變現狀進行了分析，目的在于不斷提高檔案管理工作的水平促進事業單位的發展。