論如何實現醫院人事檔案精細化管理與控制

徐晉剛

（太原市人民醫院，山西 太原 030000）

檔案管理是醫院員工學歷、職稱、考核、進修、工資等多方面情況的記錄，能夠有效反映醫務人員的各項能力和技術，是人才隊伍建設、選拔人才、職位晉升、評優等工作的重要參考數據。所以醫院應當對人事檔案管理給予足夠的重視，充分運用新的科技手段，做好人事檔案精細化管理和控制，從而優化配置人才資源，為相關工作開展及時提供有效信息，促進醫院的穩定發展。

1 醫院人事檔案精細化管理和控制的必要性

1.1 醫院對人事檔案管理要求有所提高

現如今，隨著醫院改革與發展的不斷推進，人事檔案在醫院管理中的作用越來越重要，人事檔案不再是簡單的信息資料，相關工作人員對人事檔案進行精細化的管理后，能夠滿足醫院發展過程中更多的需求。醫院傳統的人事檔案管理辦法不符合時代需求，工作效率較低，而且人事流動比較頻繁，所發揮的作用較小。因此，傳統的人事檔案管理已經難以滿足醫院的需求了，人事檔案管理應當運用信息化技術，相關管理人員可以借助互聯網對人事檔案開展精細化管理和控制，不斷完善電子檔案資料，通過計算機的運算能力等對各種檔案資料進行精細化管理，以便醫院能夠取得更大的發展。

1.2 醫院發展速度較快且規模有所拓展

由于時代變化，醫院發展速度非常快，規模不斷拓展，而且醫院的人事變動較為頻繁，所以傳統的人事檔案管理辦法很難跟上這一變化。同時，醫院傳統人事檔案管理所記錄的只是醫務人員最基本的信息，所涉及的方面較少，部分邊緣資料甚至毫無記載，如工作狀態、取得的效果、員工想法等，由于檔案資料較為貧乏，很難對員工未來發展目標等有準確的判斷。因為傳統人事檔案不能全面記錄員工各項情況，所以在對員工進行評價時難以做到詳細且客觀。與之相較，利用信息化技術就可以很好做到醫院人事檔案的精細化管理與控制。

1.3 人事檔案精細化管理與控制的優勢

醫院加強人事檔案精細化管理，能夠建立信息平臺和龐大的數據庫，使人事資料的使用更加方便，精細化管理有助于借用信息技術對信息資料進行檢索，能夠大大提高人事檔案管理的效率，有效降低檔案管理人員的工作難度，便于管理人員有更多的時間進行創新，提高人事檔案管理工作效率。同時，精細化管理有助于人事資料及時更新，提高了其時效性，便于醫院管理部門資源共享。

2 實現醫院人事檔案精細化管理與控制的對策

2.1 對醫院人事檔案精細化管理與控制予以重視

醫院要得到穩定可持續發展，必須選拔人才并且留住人才，這就需要人事檔案管理部門在該方面做到精細化管理。為了對員工需求和發展目標有更準確的把握，醫院管理人員應當重視人事管理部門的人事檔案管理和控制，不斷完善信息化建設，配置相關設備，加大人事檔案信息化管理的力度，使其管理更為精細化。與此同時，新時期醫院人事檔案管理難度加大，所涉及的信息資料越來越多，并且越來越重要，所以人事檔案的管理者為了切實做好該項工作應當不斷學習，提升自己，以便符合醫院對人事檔案精細化管理的需求。為此，醫院在選用人事檔案管理員時，要對其專業能力和其他素質進行考察，為人事檔案精細化管理提供人才基礎。醫院領導者要對人事檔案精細化管理有正確的認識，明確人才需求和各種工作內容需求，為醫院可持續發展做好基礎工作并提供有力支持。

2.2 形成全方位、深層次的信息化檔案管理模式

醫院人事檔案管理過程中必須確保所錄入的信息是真實且準確的，以保證在使用檔案信息時是有效的。人事檔案管理人員在記錄相關人員的各項信息時，要向相關人員明確其所提供的信息必須真實有效，并且最好所提交的信息資料為電子形式。同時，人事檔案管理者要以公正、客觀的態度來對相關人員的檔案資料進行記錄，將信息化技術的作用最大限度發揮，使得人事檔案管理在借助互聯網技術的幫助下提高工作質量和效率。要更加深入人事檔案管理工作還應當成立監督部門，全方位掌控檔案管理人員，確保人們的個人資料不被泄露。人事檔案管理部門可以將相關工作者的崗位獨立開來，避免工作人員相互監督，有效提升工作質量和效果。

2.3 建立信息資料數據庫并且進行精細化整理

隨著社會發展進步，醫院也有較大的發展，人才流動性較大，所診治的患者數量也大幅增加，這使得醫院人事檔案管理面臨著巨大的挑戰。醫院的檔案管理具有信息量大、種類多和更新換代較快等特點，醫院的檔案管理不只有患者病歷，還有技術資料和相關的人事資料，不同的檔案要分類整理，且所記錄的各種條例也不盡相同。以至于信息檔案記錄分為不同的科室，并且各個科室之間業務相對獨立，也缺乏足夠的溝通交流，以至于醫院的檔案管理和信息資源的整合存在一定的不足之處，使得各個檔案之間沒有經過有效的梳理，醫院的檔案管理工作效率還有較大的提升空間。傳統的醫院檔案信息管理比較分散，不能進行統一和較為精細的管理控制。相比較而言，建立信息資料數據庫，形成信息化的管理系統對醫院檔案管理十分必要。醫院檔案管理部門應當根據不同的檔案分配不同的科室，采取有針對性地信息檔案管理，并對相關資料進行精細的區分管理，從而使人事檔案管理工作更加科學合理。

2.4 不斷完善醫院人事檔案的精細化管理制度

只有形成完善的管理制度才能使相關工作能夠順利且有序的開展。因此，醫院要提高人事檔案管理工作效率，做好人事檔案信息化、精細化管理必須不斷完善相關制度，以此保障人事檔案管理工作的有序開展。相關檔案管理人員應當明確醫院人事檔案管理具有一定的復雜性，所以相關部門應當根據醫院的實際情況制定完善的檔案管理制度，確保該制度符合醫院需求，能夠有效保障醫院相關工作的順利開展，以便醫院人事檔案精細化管理具有更高的工作效率。檔案管理部門應當將工作人員的各項信息詳細地輸入到電子檔案中，并上傳到信息管理平臺，建立健全的檔案信息平臺，對其中的細節進行分類整理。此外，檔案管理人員要定期對檔案中各項信息進行更新，以便在醫院各項工作中能夠快速、準確提取檔案信息，為醫院各項工作需求提供有力支持，便于醫院的人才管理和人事調動等。

3 結束語

新形勢下，醫院人事檔案精細化管理與控制十分必要，這是醫院各項工作有效開展的有力支撐。對此，醫院對人事檔案精細化管理給予足夠的重視，要配備相關信息設備，選用專業的檔案管理人才，并督促管理者不斷學習，以便提升人事檔案管理的專業水平。同時，要積極完善人事檔案精細化管理制度，確保檔案管理人員錄入的信息真實有效，建立信息資料數據庫，并且對信息進行梳理、細分和整合，便于人事資料的調取和使用，為醫院人才管理提供強有力的保障。