探討老年大學檔案管理的特點

王 卉

（萊陽老年大學，山東 萊陽 265200）

為進一步提升我國國民終身教育水平，各城市開始興建老年大學。而作為老年大學管理工作中的重要組成，檔案管理工作囊括對學員信息、學員作品、人事變動等內(nèi)容的管理，其管理成效影響到老年大學的發(fā)展與進步。正因此，要想維持老年大學的穩(wěn)定化、長久化發(fā)展態(tài)勢，需重視對檔案管理工作的優(yōu)化，結(jié)合對現(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)狀的分析，借助科學措施來顯著提升老年大學檔案管理水平。

1 老年大學檔案管理特點分析

1.1 檔案信息更新頻繁

不同于其他類型的學校，老年大學的學生可以依據(jù)自身需求、愛好進行學科課程的學習，所以大部分老年大學會開設(shè)大量課程類別。同時，老年大學還存在人員變動頻繁的特點，人員結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出持續(xù)變化的狀態(tài)，這使得老年大學檔案管理工作涉及對大量信息的收集，并做到對檔案信息的頻繁更新，進而增大檔案管理難度[1]。以山東某老年大學為例，2019年新增與畢業(yè)學生分別為220人、190人，盡管從人數(shù)方面看，其檔案管理工作的開展不存在難度，但是實際上老年大學生的入學時間并不固定，且在入學后還需針對性的進行學生素質(zhì)，再加上不同學生所選擇的課程類別不同，導致其管理難度增大。

1.2 檔案管理以紙質(zhì)形式為主

現(xiàn)階段，檔案管理工作得益于信息技術(shù)的融合而實現(xiàn)全面優(yōu)化與創(chuàng)新。但是縱觀現(xiàn)階段老年大學檔案管理，仍有部分大學沿用紙質(zhì)檔案管理模式，盡管大部分老年大學開始重視對信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等的引進，但是未做到在檔案管理中進行信息化管理手段的全面應 用[2]。究其原因，具體體現(xiàn)為：1）部分檔案管理人員未適應信息化管理模式，仍習慣于應用紙質(zhì)檔案管理；2）受到經(jīng)費資金的影響，無法全面引進信息技術(shù)；3）大部分老年學生未掌握信息化技能，無法做到自主錄入信息、登記信息、查閱信息等。

2 老年大學檔案管理創(chuàng)新優(yōu)化措施

2.1 構(gòu)建信息化檔案管理平臺

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理勢必會被時代所淘汰，所以老年大學需依據(jù)檔案管理需求的分析，構(gòu)建完善的信息化檔案管理系統(tǒng)。結(jié)合現(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)狀，結(jié)合以下幾點完善其檔案管理系統(tǒng)：1）積極與相關(guān)軟件企業(yè)合作，開發(fā)契合老年大學檔案管理需求的管理軟件，可以在保證檔案管理工作高質(zhì)量的前提下，實現(xiàn)對檔案信息的自動化錄入、整理以及歸檔等，以此在轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理方式的同時，減少老年大學對人力成本的投入。2）引進大數(shù)據(jù)、云端網(wǎng)絡等技術(shù)，構(gòu)建契合檔案管理需求的數(shù)據(jù)處理中心與云資源庫[3]。同時，數(shù)據(jù)處理中心需要與老年大學管理系統(tǒng)連接，以此實現(xiàn)檔案信息的共享管理，并顯著提升其檔案處理效果。針對云資源庫的構(gòu)建，可實現(xiàn)對老年大學檔案信息的長效存儲，避免檔案信息丟失、損毀等。3）重視對硬件設(shè)施配件的更新與完善，老年大學需加大對信息化檔案管理平臺的資金投入力度，依據(jù)對檔案管理平臺運行需求的分析，采購符合要求的計算機、掃描儀器、多媒體終端等硬件設(shè)施，以此為信息化檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定運行提供保障。

2.2 完善檔案管理制度規(guī)定

檔案管理工作要想高效化、規(guī)范化開展，必須以完善的檔案管理為前提。對此，老年大學需要以《檔案法》為參照，結(jié)合檔案管理實際需求分析，進行原有檔案管理制度的優(yōu)化，做到對立卷、著錄、銷毀、借閱等環(huán)節(jié)管理制度的細化，完善《檔案借閱制度》、《立卷歸檔制度》、《檔案工作管理辦法》等，結(jié)合對相關(guān)工作流程的完善，確保檔案管理各個環(huán)節(jié)的開展都有據(jù)可依，實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、制度化開展。需注意，要想發(fā)揮出制度規(guī)定的作用，應做到對各項管理制度的全面落實，無論是學校領(lǐng)導，還是老年大學學生，都務必遵循相關(guān)規(guī)章制度，嚴格按照相關(guān)制度進行檔案查閱、節(jié)約、錄入等，避免因檔案管理的不規(guī)范而影響到檔案信息價值的體現(xiàn)[4]。

2.3 提高檔案綜合質(zhì)量

檔案資料是老年大學教育活動、發(fā)展歷史等方面的重要體現(xiàn)，通過對檔案室藏的豐富，能夠做到對老年大學歷史面貌的全面呈現(xiàn)，進一步發(fā)揮出檔案管理的作用與價值。對此，檔案管理人員需在優(yōu)化檔案管理工作的同時，重視對檔案信息的多渠道、多途徑收集，以此在提升檔案管理質(zhì)量與效率的前提下，豐富檔案資源。在實際檔案過程中，檔案管理部門需結(jié)合實際需求的分析，構(gòu)架完善的室藏結(jié)構(gòu)，并依據(jù)結(jié)構(gòu)進行不同類別檔案資料的收集，包括錄像、獎杯獎狀、照片、榮譽證書等，構(gòu)建集信息化檔案資源與實物檔案資源為一體的檔案管理體系，以期通過多類型、多類別、多載體的檔案資源來展現(xiàn)老年大學的發(fā)展歷史。此外，要想進一步提升檔案管理水平，還需加大對檔案管理人員的培訓力度，從專業(yè)知識、管理技能、規(guī)章制度、專業(yè)態(tài)度等方面來發(fā)展管理人員綜合素質(zhì)，引導管理人員以更為積極、專業(yè)的態(tài)度參與到檔案管理工作中，確保老年大學檔案管理的高質(zhì)量、高效率開展[5]。

3 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作開展成效關(guān)乎老年大學的長久發(fā)展，并對檔案資源價值的體現(xiàn)有著重要影響。對此，老年大學需在掌握自身檔案管理特點的前提下，積極引進先進技術(shù)構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)，重視對檔案室藏資源的豐富，并通過對檔案管理制度的完善，推動老年大學檔案管理的規(guī)范化、專業(yè)化、高效化開展。