事業單位創新人事檔案管理方式的研究探討

南 靜

（河南省安陽市聾兒聽力語言訓練分中心，河南 安陽 455000）

1 創新人事檔案管理方式的現實意義

1）有利于全面發揮人事檔案的作用。對于事業單位而言，其人事檔案利用率會直接影響事業單位人事管理工作。這是因為人事檔案能夠充分反映職工的履職經歷、個人基本情況、獎懲情況、專業技能、職稱學歷等等，為事業單位管好、用好職工提供科學依據[1]。一方面，創新人事檔案管理方式，確保人事信息資料在收集、歸檔、管理過程中準確、真實完整，能夠更好地推動人事檔案管理工作朝著規范管理、精細標準、高效保質等方向前進，為人事部門提供科學依據。另一方面，創新人事檔案管理方式，減少人事檔案管理人員的工作負擔，能夠實現資源利用效益最大化，推動人事檔案工作轉型升級、提質增效，切實解決人事檔案管理人員數量不足的問題。

2）有利于建設高素質的事業單位人才隊伍。近年來，深化事業單位人事制度改革，建設高素質的事業單位人才隊伍，已經成為事業單位人事工作的重點和難點。要實現這一目標，就必須要樹立檔案意識，進一步對事業單位職工的工作狀況、工作能力、思想政治、社會關系、學歷、個人經歷進行詳細分析，及時發現本單位人事管理中存在的不足，并采取更有針對性的措施。一方面，創新人事檔案管理方式，體現出事業單位堅持以人才戰略為工作導向，充分確保人事檔案材料制作規范、保管齊全，能夠進一步規范選人用人的程序，明確選人用人標準，真正將干事創業的人才放置到合適的崗位。另一方面，創新人事檔案管理方式，能夠更好地了解事業單位當下人才結構、人才培訓中存在的不合理、不科學之處，確保人事管理工作更具有科學性、針對性，進而打造高素質的事業單位人才隊伍。

2 事業單位人事檔案管理中存在的問題

1）管理環境有待優化。當下，部分事業單位管理環境有待優化，存在檔案管理設備不完善以及檔案空間建設不完善等問題，導致管理手段落后，難以適應當下人事制度改革向縱深推進的要求。（1）硬件設施不完善。一方面，檔案架、檔案防火設施、檔案防潮設施不完善，人事檔案在管理過程中容易出現紕漏。尤其是檔案容易受到害蟲的侵蝕，進而出現紙張變脆發黃、字跡褪色、字跡模糊等現象，影響人事檔案的完整性以及真實性。另一方面，打印設備、掃描設備、復印設備、計算機及相關硬件設施不完善，無法適應當下信息化建設的基本要求。（2）檔案空間建設不完善。部分事業單位沒有按照人事檔案的數量設置相應的檔案存儲室，而是將人事檔案與其他類別檔案放置在一個空間。

2）人事信息資料收集歸檔工作不科學。部分事業單位沒有及時對新產生的人事信息資料進行收集，導致人事檔案可供利用、可供參考的價值大幅度下降。一是人事信息資料收集范圍窄，沒有涵蓋人事管理的各個階段，難以全面反映事業單位職工的相關情況。尤其是許多與事業單位職工相關的職稱晉升材料、獎懲材料沒有歸檔，后期產生爭議[2]。二是人事信息資料歸檔時限不明確。部分事業單位沒有從制度層面明確人事信息資料的歸檔時限，難以引起相關部門的重視。許多重要人事信息資料甚至長期擺放在相關科室的角落，出現損毀、丟失的狀況。

3）人事檔案信息化緩慢。信息技術是創新人事檔案管理工作的抓手。然而，部分事業單位沒有充分應用好現代信息技術，難以變革人事檔案管理的內容[3]。一是人事檔案數字化之后，許多紙質檔案仍然沒有轉化為數字檔案，無法滿足線上終端的管理與開發需求。二是人事檔案管理系統的功能單一，無法提升管理效率和質量，難以減輕人事檔案管理工作的工作負擔。

3 事業單位創新人事檔案管理方式的建議

1）優化檔案管理環境，夯實管理基礎。（1）要完善檔案硬件設施。一方面，要進一步配備剛度、硬度以及防侵蝕度達標的檔案架及相關儲存設備，避免出現生銹等問題；要進一步結合事業單位人事檔案管理規定以及所處的環境，配置相應的防火設施、防潮設施，并安裝防火防潮監控設備，及時發現問題，有效防止人事檔案出現物理、化學損毀現象。另一方面，要結合當下人事檔案數字化建設的基本要求，配備打印設備、掃描設備、復印設備、計算機及相關硬件設施。例如，掃描設備要能夠快速掃描人事檔案，并能夠自動存儲為pdf格式；計算機及相關硬件設施要能夠滿足檔案管理系統及相關系統的運行要求。（2）要建設檔案管理空間。一方面，要堅持人事檔案與其他類別檔案分開管理的原則，將人事檔案存儲于固定、安全的檔案室。另一方面，隨著人事檔案數量增加，也要及時調整空間。

2）提高認識，注重人事檔案收集與歸檔。對人事信息資料進行收集與歸檔，是做好后期人事檔案工作的重要基礎。為此，事業單位必須高度重視該項工作，打下堅實基礎。要從制度上明確人事信息資料的收集范圍，切實將職稱晉升材料、獎懲材料、專業技術材料、聘任材料、培訓材料收集并歸檔，進一步保障人事檔案的完整性。要明確人事信息資料歸檔時限，提升相關部門歸檔履職意識。事業單位要從制度上明確人事信息資料產生部門與檔案部門之間的工作職責，并制定合理科學的歸檔時限，加強該領域的績效考核與責任落實，有效保障人事檔案的完整性和真實性。

3）加強對信息技術的應用，實現跨越式發展。事業單位只有不斷應用好現代信息技術，堅持“因地制宜”“因時制宜”的基本原則，才能更好地將人事檔案管理融入到人事管理工作中，確保人事檔案管理工作可持續化。一是要加快人事檔案數字化進程。事業單位可以探索將該項工作予以外包，并與外包單位簽訂保密協議，借助外包單位的處理設施對現存以及未來增加的人事檔案資料進行數字化轉化，及時錄入到相關系統，形成人事檔案數據庫。二是要完善人事檔案管理系統。一方面，可以通過技術方式，將人事檔案管理系統與人事管理系統的數據、信息關聯起來，減少收集歸檔、利用的流程。另一方面，可以進一步豐富人事檔案管理系統功能，探索開發格式轉化功能、錯別字識別功能、共享功能、數據分析功能，實現跨越式發展。

4 結束語

事業單位人事檔案管理人員必須要轉變觀念，樹立創新思維，將人事檔案管理工作作為一項基礎性、長期性以及全局性的工作來抓。具體而言，一是要優化檔案管理環境，夯實管理基礎；二是要提高認識，注重人事檔案收集與歸檔；三是要加強對信息技術的應用，實現跨越式發展。相信在人事檔案管理人員的努力和創新下，事業單位人事檔案管理工作會真正實現制度創新、觀念創新、方式創新的基本目標，更好地迎接挑戰。