新時期做好人事檔案開發利用工作的探討

楊翠娟

（大慶市大同區就業和人才服務中心，黑龍江 大慶 163515）

人事檔案是針對個人的綜合記錄，具有參考、憑證等作用。在當前人事管理制度改革不斷深入的新形勢下，人才競爭越發激烈，在這種新形勢下對人事檔案管理工作提出了全新的要求。通過做好人事檔案開發利用工作，可以強化對人才的培養開發，提高人才的質量，促進人力資源的高效配置，為人事管理工作整體水平的提升打下堅實的基礎。

1 新時期人事檔案開發利用的意義

1.1 為人事工作決策提供科學依據

人事檔案是人事管理工作的基礎，由于人事檔案中綜合和全面地記錄了個人的具體情況，針對這些檔案信息進行開發利用，能夠使用人單位更好地了解個人的具體情況，并對個人開展科學的評價，這樣在人事任命時，能夠為其匹配適宜的工作崗位。目前我國處于快速發展的階段，對于人才具有較高的要求，通過做好人事檔案開發利用工作，可以為人事工作決策提供可靠的信息支持，為單位人事管理工作質量和水平的提升打下堅實的基礎。

1.2 實現人才資源的優化配置

在當前大數據時代背景下，信息數據對于各行業的發展都具有極為重要的作用。在人事檔案開發利用工作中，通過對人事檔案信息數據進行深入挖掘，可以發現更多有價值的人才信息，以此為依據選拔出高素質和專業性的人才，并針對這些人才進行優化配置和針對性培養，為其發展提供空間和平臺，更好地發揮出人才資源的重要價值。

1.3 推動人事檔案工作的有序發展

隨著社會信息化進程的加快，人事檔案在人力資源管理工作中的地位不斷凸顯出來。在人事檔案管理工作中，人事檔案的開發利用是較為重要的一項內容，通過做好人事檔案開發利用工作，才能夠將人事檔案的價值更好的發揮出來，使其服務于用人單位和國家經濟的發展建設。借助于信息技術來實現人事檔案的信息化管理，不僅能夠保證人事檔案信息的全面性和安全性，同時對人事檔案工作的有序發展也具有積極的促進作用。

2 做好人事檔案開發利用工作的措施

2.1 增強人事檔案開發利用意識

在當前人事檔案管理工作中，人事檔案管理部門需要對人事檔案開發利用工作有一個深入地認識，并加大宣傳力度，促使檔案管理人員積極轉變管理理念，認識到人事檔案管理工作的重要性，利用全新的開發利用理念，不斷創新人事檔案開發利用的方式方法，全面提高人事檔案開發利用水平，促進人才培養工作的有序開展，使人事檔案更好的服務于社會的發展和建設。

2.2 夯實人事檔案開發利用基礎

人事檔案開發利用需要以齊全、完整和高質量的人事檔案資料作為基礎和前提，這也是發揮人事檔案價值的重要保障。在實際工作中，需要建立完善的人事檔案收集和歸檔制度，確保檔案信息和資料的及時歸檔。針對歸檔材料還需要加強審核鑒定，提高歸檔材料的質量。在人事檔案材料移交過程中，要求根據要求鑒定材料的質量，加強細節審核，以此來保證檔案的質量。另外，還要建立人事檔案收集歸檔考核制度，將考核結果與檔案管理人員自身利益掛鉤，有效的運用考核結果，全面提高人事檔案收集歸檔工作的質量，為人事檔案開發利用打下堅實的基礎。

2.3 優化人事檔案利用方式

人事檔案管理工作的最終目的是檔案的開發利用，因此在實際工作中，需要適當增加人事檔案的透明度，并放寬服務對象，積極對人事檔案利用方式進行優化，實現人事檔案信息的合理利用。在人事檔案開發利用工作中，可以針對數據庫中一些非保密信息向個人開放，充分發揮人事檔案證據價值的作用。人事檔案數字化建設工作完成后，個人可以了解自己檔案的目錄內容，并在政策允許下，可以將人事檔案中部分內容向個人開放。這不僅提高了公民的知情權，而且對人事檔案信息利用率的提高也起到積極的促進作用。但在新的檔案利用方式下，也要求檔案管理人員要提高人事檔案信息動態采集的實效性，不斷豐富檔案信息見容，從而在利用過程中能夠為檔案利用者提供更準確和可靠的信息。

2.4 創新開發人事檔案利用價值

目前大部分機構和單位人事檔案信息化建設都取得了一定的成效，但綜合性管理方面仍存在許多不完善的地方。因此還需要強化基礎設施建設，使人事檔案信息管理系統能夠與綜合辦公系統進行連接，并采用內部局域網的形式，以加密形式來保證人事檔案信息處理和傳輸的安全，確保檔案管理人員對人事檔案信息的可控性。在人事檔案利用過程中，利用者可以在網上提出申請，檔案管理人員接到申請后檢索出具體的檔案目錄，系統確認后并由檔案管理人員進行電子簽名，并經由領導批示，由加密的局域網系統中調節個人檔案信息并發送給申請人，設定具體的查閱密碼和時間，查閱者在規定時間內對個人電子檔案信息進行查閱，查閱過程中不能復制、下載、修改。整個過程中都在計算機上完成，使人事檔案利用更具便捷性。

2.5 構建信息化平臺，強化對人事檔案信息的監管

人事檔案信息的開發利用，宜通過打造信息化平臺，并運用信息技術來來完善人事檔案開發利用體系，整合資源，提高人事檔案的利用價值。同時還可以借助于媒體平臺加大宣傳力度，提高人們對人事檔案開發利用的認識，營造出良好的環境氛圍。在實際人事檔案開始利用過程中，信息被盜取和篡改情況時有發生，這給檔案使用者帶來較大的隱患，因此在人事檔案開發利用過程中還需要強化信息的監管，利用現代信息技術對人事檔案信息進行加密處理，進一步提高檔案信息的安全性。并積極促進相關法律法規的建設，為人事檔案的開發利用提供重要的保障。

3 結束語

人事檔案開發利用是一項系統性和復雜性的工作，特別是在信息化時代背景下，人事檔案信息呈現出較強的動態性特點，因此要保證人事檔案信息的時效性、真實性和準確性，以此為基礎來充分地發揮出人事檔案信息的價值和作用。在實際人事檔案開發利用過程中，要求檔案管理人員要積極轉變思想觀念，與時俱進，在實際工作中積極對檔案開發利用的方式方法進行創新。并整合資源，打造檔案開發利用的信息化平臺，更好地發揮出人事檔案信息化的優勢，實現人事檔案信息的高效開發利用，發揮出人事檔案的價值和作用，使人事檔案能夠為社會和經濟發展提供優質的服務。