醫院人事檔案專項審核的問題與改進

陳淑艷

（福建省立醫院人力資源處，福建 福州 350000）

近年來，隨著我國醫院人事管理工作的持續深入與開展，針對人事檔案管理的各項要求也日趨嚴格。這是因為人力資源管理作為推動醫院運轉的重要動力，在醫院發展進程中起著至關重要的作用，而人事檔案專項審核是人力資源管理的主要構成部分，為醫院人力資源管理提供著十分關鍵的資料與證據。然而，因人事檔案管理并不能為醫院帶來直接的經濟效益，故而人事檔案管理工作尤其是專項審核工作并未引起醫院的足夠重視，進而導致人事檔案專項審核工作存在一系列的問題。所以，本文針對醫院人事檔案專項審核的問題與改進研究，具有必要的意義與價值。

1 醫院人事檔案專項審核工作的重要性

1）為醫院提供選人用人方面的服務。醫院人事檔案在選人用人方面，為醫院提供著至關重要的參考依據，同時也是醫院人才發展的關鍵所需。有效、真實且完整的人事檔案，不但可以記錄真實的原始信息，而且還具有不可替代的價值與意義。醫院實行人事檔案專項審核工作，一方面能夠為醫院選人用人提供完整的人事檔案資料，另一方面幫助醫院全面客觀地掌握選人用人的職業發展軌跡，為醫院選拔干部提供直接服務。

2）提升醫院選人用人工作的公信力。目前，人事檔案已成為醫院選人用人的必要手段之一。這是因為人事檔案記錄著醫院所有人員的成長與發展信息，是其整體面貌的文字化表現，能夠為醫院選人用人提供更為科學合理的篩選依據。而人事檔案專項審核，目的在于保障人事檔案信息的真實性，只有人事檔案準確可靠，才能真正發揮其選人用人方面的功能與作用，才能提升醫院選人用人工作的公信 力[1]。對于廣大醫院而言，開展人事檔案專項審核工作，其最大價值就在于彰顯醫院選人用人的嚴格性與謹慎性。

3）為醫院人事管理質量的提升提供保障。人事檔案專項審核工作屬于一項比較繁瑣冗雜的工作，通常對醫院從事人事檔案管理工作人員的政治素養要求較高，且需要其掌握扎實的專業技能。一般而言，醫院人事檔案專項審核人員都比較嚴謹負責，能夠以審慎的眼光對待人事檔案專項審核工作，且當前大多數醫院人事檔案專項審核人員都是由人事部門的工作人員予以兼任，其目的就在于將人事檔案與人事考核直接掛鉤，更是為醫院人事管理質量的提升提供保障。

2 當前醫院人事檔案專項審核存在的主要問題

1）人事檔案專項審核意識較為薄弱。當前，多數醫院管理者對人事檔案專項審核工作缺乏應有的重視，認為人事檔案工作并非臨床一線業務，故而無足輕重，導致人事檔案專項審核工作大部分情況下處于邊緣地位[2]。另外，醫院人事檔案管理人員對人事檔案專項審核工作也沒有予以充分的重視，認為人事檔案就是對一些有關人事方面的資料或信息進行收集一下就行，造成人事檔案資料的收集、存放與整理等都較為隨意，缺乏規范性與嚴謹性。

2）人事檔案信息不健全的現象較為普遍。相當一部分醫院現有的人事檔案信息存儲并非完整且規范，甚至普遍存在信息檔案不一致的現象，如填寫過程中手誤、信息不全等，對于一些能夠及時更改或補充的信息也并沒有予以及時的完善或補充[3]。根據針對醫院人事檔案專項社會的實際調查發現，一些醫院的干部信息登記與實際情況不相一致，如家庭成員、主要社會關系、入黨時間、參加工作時間、學歷信息等，都存在一定的記載錯誤問題。

3）人事檔案專項審核人才力量相對不足。現有醫院的人事檔案專項審核工作隊伍普遍存在人力不足的情況，且絕大多數都是兼職人員予以兼任該工作崗位，部分專職人員也以新上崗的畢業生為主，缺乏專業的、系統的人事檔案管理知識培訓，也沒有相應的管理經驗，往往對人事檔案專項審核的相關政策理解不清晰、找不到工作著力點，慣于停留于整理、裝訂與編目等一系列基礎性工作層面，缺乏必要的辨別力與判斷力。

4）人事檔案專項審核管理模式相對落后。管理模式較為陳舊，形式比較單一等問題，是目前諸多醫院人事檔案專項審核工作面臨的突出問題。傳統的紙質版資料管理模式依然是醫院人事檔案專項審核工作的主流，這種依賴于人工、紙張、辦公空間的人事檔案管理手段，一方面容易在填寫信息時因眼誤或手誤造成信息登記錯誤，另一方面紙質性的資料存檔費時又費力，不利于醫院人事檔案專項審核工作效率的提升。

3 醫院人事檔案專項審核的改進策略

1）加強人事檔案專項審核意識。人事檔案作為醫院干部篩選、工資調檔、職稱評定等方面的重要參考依據，發揮著不可或缺的功能與作用。對此，醫院和個人必須對人事檔案專項審核工作有著清晰明確認知，不斷強化人事檔案專項審核意識，加大檔案管理力度，構建科學規范的檔案管理機制，最大程度保障人事檔案的有效性與完整性，為醫院工作開展提供切實可靠的檔案依據。

2）及時認定并逐步完善人事檔案信息。對于醫院工作人員信息已有的認定，并且與相關政策及規定相符合，需要以現有認定結果作為基準進行專項審核，對于經過認定不符合相關規定或者有質疑的信息，醫院專項審核小組可以向人事檔案管理部門進行咨詢，或者查詢原始的信息憑證，并遵循有關規定與政策予以認真甄別，進而從新認定[4]。另外，對于部分醫院干部的人事檔案信息不完善與不規范的問題，專項審核小組可以靈活采用重新補充、復制原件、手續完善等方式予以規范與補充。

3）強化人事檔案專項審核人才隊伍。人才是醫院人事檔案專項審核工作的中堅力量，因而強化人才隊伍建設工作是保障醫院人事檔案專項審核工作高質高效開展的有力支撐。一方面醫院需要加大招聘力度，且需要提高招聘門檻，積極吸納一批專業化、素質高、技能強的人事檔案管理人才，充實到現有隊伍之中[5]。另一方面醫院要大力組織相關知識與技能培訓活動，不斷提升現有人事檔案專項審核人才的專業水平與操作技能。

4）提升人事檔案專項審核的現代化管理水平。醫院人事檔案管理專項審核工作必須緊跟時代發展潮流，與數字化、信息化的現代化社會相連接，不斷更新人事檔案管理手段與方式。對于醫院人事檔案管理工作而言，結合人事檔案管理實際情況，采用合適的檔案管理軟件系統，創建電子檔案信息系統，運用計算機技術對人事檔案資料進行保存與整理，強化人事檔案的動態化信息管理，為專項審核提供便捷的檢索與查閱路徑，實現現代化人事檔案管理。

4 總結

醫院人事檔案專項審核工作作為醫院人事檔案管理工作的主要依據，對醫院的未來發展有著一定程度的影響。所以，推動醫院人事檔案專項審核工作的穩步有序開展，高度重視人事檔案專項審核工作的優化與改進，將人事檔案專項審核工作當作常態化任務予以貫徹與執行，進而最大程度確保人事檔案審核的質量與成效，促使人事檔案管理工作真正成為醫院選拔任用干部的有力工具，進而提高醫院人事檔案管理工作的整體水平。