強化檔案意識提升學校檔案管理水平

潘自力

（常州市第一中學，江蘇 常州 213000）

黨和國家高度重視檔案工作。檔案是中華民族的重要文化底蘊和寶貴財富，強調檔案是重要的基礎性工作。檔案工作在許多人心目中缺乏應有的地位，形成矛盾現象。檔案管理員要勇于面對這一現象，我們必須不懈努力解決這一矛盾。檔案工作應包括兩個方面：一方面，做好事物的工作，即檔案的收集、整理、保護和利用。另一方面，是做人的工作，即正確使用法律、法規、武器和黨的政策來宣傳和教育干部群眾，不斷提高人們尤其是領導者的檔案意識，促進檔案工作的有效管理和檔案科學發展。我們的檔案管理員不應該等每個人都有了檔案意識，才去從事檔案工作。

1 強化檔案意識提升管理水平的重要性

增強檔案管理意識是提高學校檔案管理整體水平的重要因素。改進學校檔案管理，有利于學校建設、教育、教學和科研的發展。教學檔案將記錄教學和科研過程中的問題和關鍵點，提高學校檔案管理水平，將為學校的學術環境建設和科研工作提供依據和數據保護。學校檔案的其他組成部分，例如行政檔案和人事，教師和學生檔案的建設和管理，將為解決學校發展中出現的問題和困難提供基礎，以便學校的發展能夠有理可依。

2 學校學生檔案管理工作存在的問題分析

2.1 檔案意識薄弱

對學生檔案的管理意識淡薄反映在學校和個別學生中。一方面，從學校的角度看，領導層對檔案管理沒有給予足夠的重視和理解，未能認識到學生檔案管理對學生和學校發展的重要性，這些想法導致學校中缺乏一定的資金管理、檔案設施建設和人力資源配置，這不僅阻礙了學生檔案管理工作的有序發展，也不利于學校學生管理工作的系統化發展；另一方面，從學生的角度看，大多數學生對檔案知識不多，甚至對檔案內容的知識也不多，他們不僅沒有意識到檔案館對自己未來發展的重要性，而且不知道自己檔案館的合理性和基礎內容，這種現象直接引起學校生對檔案管理的模糊理解，不利于他們未來職業規劃的合理發展。

2.2 保密管理力度有待加強

學生檔案管理都是由學生所在的學校進行的。從目前中國學校學生檔案管理的發展情況來看，由于大量的學生數據，檔案管理人員將缺乏相應的耐心來處理學生檔案和記錄學生的學習情況，從而導致涉及許多學生的活動信息沒有良好的編譯、研究和設置，并且學生檔案信息資源的豐富程度不足。在當前人文管理的發展下，許多學校學生檔案的管理和信息錄入是由管理人員直接進行的，組織過程中不可避免地會出現一些錯誤。同時，隨著學生檔案的復雜性的增加，可訪問學生檔案的人員也逐漸變得復雜，導致學生檔案信息的機密性無法滿足管理的基本要求。

2.3 檔案信息載體結構單一

目前，學校檔案（室）的管理方法已經過時和落后，有些仍然是人工操作。歸檔后，存檔人員仍然需要處理它們，例如調整和編目，這種機械手動復制不僅重復勞動量大、時間長、速度慢，而且大大限制了檔案的處理速度，這種管理模式使檔案管理人員沒有時間考慮到一些有價值的檔案材料的有效開發和利用。檔案的搜索也是由于管理方法落后和檔案傳輸頻繁，造成嚴重的磨損，檢索速度慢，搜索準確率低，查全率低。

3 學校檔案管理改進措施

3.1 強化對檔案工作的認識

圍繞中心牢固地建立檔案工作，服務于大局的正確方向，服務于教學，服務于師生，服務于學校的發展。同時，我們必須堅持同等重視存儲和利用的政策，基于存儲的監督和利用原則以及服務利用的目標，以實現檔案館相互依存，相互促進的健康發展。檔案管理員應嘗試選擇具有專業知識的人才，關于檔案資料的收集和管理中的問題，需要定期培訓。一方面，這是為了更新專業知識，并解釋一些新的檔案收集和歸檔管理方法；另一方面，要加強思想教育，增加責任感意識，強調檔案管理的重要性，從根本上提高檔案管理人員的整體素質，間接提高檔案管理效率。

3.2 強化信息建設，實現現代化檔案管理

隨著學校教育信息化的快速發展，檔案信息化作為學校信息化改革進程的重要組成部分，可以有效地促進信息化檔案事業的全面發展。學生電子檔案館的建設被用作在網絡上收集信息資源的一種方式。和諧與處理作為全面加強學校生檔案管理信息化建設過程的一種途徑，可以從多層次加強學校信息化建設的整體發展，為學校生檔案管理信息化發展提供合理的建設路徑，實現學校生通過教師對學生電子檔案的關注，增強檔案管理和開發的意識，并增強學生檔案在學生個人發展中的價值。一般而言，學校信息檔案管理作為學校檔案管理的重要組成部分，對于促進個人發展、學校管理發展，增強學生發展意識和學校建設水平具有重要價值。學校應進一步重視和加強學生檔案管理水平，以信息化檔案建設為發展契機，將學生檔案管理與信息化相結合，實現個別學生與學校管理的協調優化發展。

3.3 建立檔案管理系統

隨著社會的發展，學校檔案工作不再是孤立的，而已擴展到學校管理的各個方面。機構的建立、人員配備和所需資金是學校檔案管理系統的關鍵。整個系統越強大，組織中員工的檔案意識就越強，工作效率就越高。在日常教育和教學工作中，必須將檔案工作列入議程，以便有計劃、檢查和總結。建立完整的檔案管理系統可以引進校外的高素質人才來上班。檔案管理系統涉及檔案輸入，管理和后期維護。當前的檔案管理系統涉及數字化的許多方面，并且必須提高相關人員的整體素質。

4 結束語

積小流而成江海、積跬步而至千里，檔案是鮮活流動的歷史，是以往經驗和培訓的積累，也是學校發展和創新的基石。隨著當今校園文化建設的日益關注，必須意識到檔案館的重要作用。首先要引起領導的重視，加強部門檔案管理水平，引導教師、教職工建立檔案意識，從零開始做起，樹立強烈的校園檔案意識，開創檔案新局面管理，并在學校發展中完善檔案服務能力，促進學校發展。