做好保密工作的檔案管理 夯實保密基礎建設

■ 孫 莉

隨著改革開放的深化和市場經濟的不斷發展，我國國民經濟和社會發展進入新的發展階段，致使西方敵對勢力加緊對我國實施“西化”“分化”，并把竊取我國家秘密作為滲透和顛覆的重要手段。面對當前這種嚴峻的形勢，必須要加強防范失、竊密措施。做好保密管理工作是確保單位安全發展的必然要求。中國特色社會主義已經進入了新時代，這是我國發展新的歷史方位，也是做好保密工作的新時代坐標和科學依據。新時代賦予新使命，保密工作亦進入轉型升級的新時期，只有做好基礎建設，才能扎實有效地開展保密管理建設工作，從而確保黨和國家秘密絕對安全，保障企業安全生存發展。

保密工作是一項綜合性工作，單位保密工作機構對本單位保密工作開展情況應當有文字記錄，內容完整詳實，并結合檔案管理規定、單位實際情況按類別進行歸檔管理。這樣既能使檔案管理工作和保密工作能夠相互融合有效協同發展，同時也能為保密工作提供基礎建設服務。

一、保密工作檔案的含義及意義

所謂檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存機制的各種文字、圖標、聲像等不同形式的真實記錄。而保密工作檔案是單位檔案的一部分，是在保密工作開展過程中產生的，有保存價值，能夠為以后保密管理工作提供憑證或參考價值的真實的文字記錄，內容需完整、詳實，分類合理。

保密工作檔案是單位保密工作開展情況的憑證，是重要的信息資源。能夠為促進保密管理工作有效、順利開展提供信息和參考，為方便工作和軍工保密資格審查認證提供憑證依據。

二、保密工作檔案機制

（一）保密工作檔案的管理

隨著保密工作的開展，不斷產生各種內容資料，關注這些資料，及時收集、充實保密工作檔案內容是保密工作檔案管理的日常工作，做好保密工作檔案的管理應從以下幾個方面入手：

一是明確歸口管理機制。單位保密管理工作部門負責對本單位保密工作開展情況進行文字資料記載、收集，履行保密工作檔案的歸口管理職責，以不斷完善和加強保密工作檔案的建設與管理。

二是建立健全保密工作檔案管理制度。制度是工作開展的依據。結合單位內部公文檔案管理制度，制定符合保密工作要求的保密工作檔案管理的專項制度，明確歸檔范圍、歸檔要求，提高保密工作檔案的科學性、規范性。

三是開展檔案宣傳教育。通過體系宣傳、參加保密機構組織的培訓提高保密管理工作人員業務水平，使其充分認識保密工作檔案的價值和重要性，掌握歸檔工作的相關要求。

（二）保密工作檔案的分類

保密工作檔案的分類要以軍工保密資格審查認證標準為依據，將單位保密工作中形成的相關文字材料加以甄別，結合國家有關檔案管理工作規范要求，分類歸檔，真實反應單位保密工作開展情況。具體按以下六類進行整理歸檔：

1.保密責任

（1）各類責任人職責檔案，包括明確各類責任人職責的文件、會議紀要等；

（2）各類保密責任書檔案，包括各類人員簽訂的保密責任書；

（3）履行職責檔案，包括各級保密責任人解決本單位保密工作中的難點、保密工作與業務工作融合采取措施等相關文字性資料，履行保密責任的批示、部署、工作計劃、述職報告、會議記錄、會議紀要。

2.歸口管理

（1）歸口管理檔案：包括明確歸口管理的部門及職責的正式文件和履行職責相關的文字記錄。

3.組織機構類

（1）保密委員會及成員職責分工檔案：包括保密委員會成立及其成員職責分工的正式文件和保密委員會會議記錄、紀要等；

（2）保密機構履職檔案：包括工作計劃、總結，會議記錄、各類請示、匯報、檢查記錄及獎懲記錄等；

（3）機構設置及人員配備檔案：包括機構設置、人員配備的正式文件，和機構人員培訓證書。

4.保密制度類

（1）基本制度檔案：包括定密、涉密人員、保密教育培訓、涉密載體、保密要害部位、信息系統、信息設備、新聞宣傳、涉密會議等規范且具有可操作性的制度；

（2）專項制度檔案：重大涉密項目或工程專項保密制度；

（3）業務制度檔案：融入保密管理要求的工作制度。

5.保密管理類

（1）定密管理檔案:國家秘密事項范圍細目，涉密事項確定、變更及解密工作流程的申請、批示等相關資料，定密責任人對密級確定、變更及解密工作的批示；

（2）涉密人員管理檔案：涉密崗位界定、涉密人員密級界定和調整的審批，涉密人員崗前政審、保密承諾書和培訓記錄，在崗涉密人員復審相關資料、教育情況和學時記錄、考核記錄、獎懲記錄，出國（境）審批、行前教育、返回后的回訪記錄，脫密期審批、教育、回訪等管理過程記錄資料；

（3）涉密載體管理檔案：涉密載體臺賬、涉密載體使用、制作、收發、傳遞、借閱、復制、維修、銷毀審批記錄；

（4）保密要害部位檔案：確立保密要害部位的審批資料、管理制度、保密要害部位的自查、巡查及出入審批、登記；

（5）信息系統管理檔案：涉密信息系統審批資料、明確計算機三員正式文件及培訓證書、涉密計算機安全保密審計報告、風險分析報告、安全產品資質證書、管理臺賬及各類審批、檢查、工作記錄相關資料；

（6）新聞宣傳管理檔案：宣傳報道、展覽、發表著作、論文等審批手續相關資料；

（7）涉密會議管理檔案：涉密會議召開方案、參會人員簽到表、非涉密人員參會簽訂的保密承諾書、會議涉密載體發放、清退、銷毀審批登記相關手續；

（8）場外實驗管理檔案：場外實驗保密方案、涉密載體和密品臺賬、試驗現場保密檢查記錄等相關資料；

（9）協作配套管理檔案：分包涉密項目合同、承制涉密項目單位保密審查相關資料、簽訂保密協議、保密監督檢查記錄。

（10）涉外管理檔案：對外交流、談判保密方案，對外交流內容、談判口徑、提供資料的保密審查手續，接待境外來訪人員審批資料。

6.監督與保障類

（1）保密檢查檔案：檢查（半年一次）、自查（每季度一次）記錄、問題反饋記錄、整改通知及整改落實報告；

（2）考核與獎罰檔案：體現保密工作責任落實的績效考核辦法，表彰及處罰的文字資料；

（3）保密經費檔案：保密管理工作經費年度預算申請及批復、支出明細。

（三）保密工作檔案的保管方式

保密工作檔案應結合單位檔案管理規定的要求，按照規定立卷保存，保存期限一般不少于3 年，必要時應長期保存。

三、提升保密工作檔案管理水平的主要措施

（一）提升歸檔意識

認識是前提，只有提高認識才能有效指導行為。通過加強警示教育、分析案例等方法提高單位各類人員保密意識，加強保密工作宣傳，提高對保密工作檔案重要性的認識，才能提高檔案管理質量。

（二）提高管理人員業務水平

注重日常對保密工作檔案管理人員的專業技術知識的培訓，提升現代化管理技能，增強管理人員的責任心，調動工作主動意識和創新意識，從而提高保密工作檔案的質量。

（三）實施動態化管理

保密工作是一項經常性、不斷開展的工作，其中各類工作內容會根據工作開展情況增加，及時收集保密工作開展情況的相關資料，更新檔案內容。只有對工作檔案實行動態化管理，才能確保保密工作檔案的完整性和準確性。

（四）推進信息化管理

保密工作檔案工作應實行信息化管理，利用軟件對保密工作相關資料建立信息庫，按年度進行電子歸檔，優化工作流程，通過檢索查找資料，提高效率。歸檔工作應以“方便工作，便于查證”為原則，做好歸檔材料的鑒別，嚴格審核認定，分類歸檔，

四、結束語

保密工作檔案是單位檔案的組成部分，也是保密工作建設的基礎。做好保密工作檔案的管理，不僅是保密資格審查的需要，也是日常開展保密工作的重要依據，更是單位保密工作情況的真實反映。在保密工作開展過程中，通過工作檔案可以發現保密工作建設的短板，并加以有效改進，才會更好提升單位保密工作管理水平。