電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設中的應用

李 力

（呂梁市城市管理綜合行政執法隊，山西 呂梁 033000）

電子信息化管理模式的應用成為一種必然的發展趨勢，這也是各行各業對于檔案管理工作的要求，只有在實際的工作中提升電子信息化檔案管理工作的質量和水平，才能發揮檔案的應用價值，為行業的發展助力。

1 檔案管理電子信息化的價值

在檔案管理過程中，以電子信息化為管理模式、大數據作為技術支撐，不僅能夠全面保證檔案管理工作的質量和效率，提升辦公自動化程度，還能確保檔案管理的精準性，確保檢索、利用以及開發檔案信息的可信度。此外，通過計算機存儲系統及便攜化媒介，還可實現信息和載體的分離，從而不斷擴大檔案信息的存儲容量。最后，檔案管理的電子信息化模式還可節約一定的成本，且在對檔案進行信息化管理的過程中，能夠實現檔案管理的自動整理編目、自動統計、自動檢索等過程，從而按照不同要求提供不同服務，最終實現檔案各個層次的標準化管理。

2 檔案信息化建設認識誤區

1）檔案資源一掃了之。一些人員認為檔案信息化就是數字化，檔案全部數字化，檔案信息化建設就完成了。由于沒有真正理解檔案信息化建設的內涵，還常常錯誤地認為本單位是“數字化檔案室”“數字化檔案”。實際上，從相關文件，尚無“數字化檔案室”“數字化檔案”說法，準確的說法應該是“數字檔案室”“數字檔案”。因此，我們必須要明確檔案信息化不等同于檔案數字化，兩者為包含關系，檔案數字化是檔案信息化建設中的基礎性工作之一。檔案信息化建設是一項復雜的系統工程，包含基礎設施建設、應用系統建設、信息資源建設、制度規范建設、安全保障體系建設等，各部門和單位要結合當地實際進行統籌規劃，有計劃、有步驟、有重點地分步實施。

2）檔案信息化建設地域性差異明顯。眾所周知，地區的經濟發展情況，對于檔案信息化創新建設，亦會造成潛移默化的影響。這是因為，一些經濟較為發達的地區，其對于檔案的投入較大一些，并且影響檔案信息化建設的客觀因素也更少，所以其信息化建設的水平要略高于經濟相對不發達地區。反之，一些經濟發展相對滯后的地區，檔案信息化創新建設因受制于諸多因素，其在建設的過程中，便會同經濟發達地區拉開一定的差距，而其最明顯的表現便為，經濟發達地區的檔案信息化創新建設的進程相對較快，經濟相對滯后的地區，在檔案建設上則存在著相對滯后的情況。針對這樣的情況，發展緩慢的檔案機構需要注重不斷反思總結，以此來找到發展緩慢的癥結所在，進而推動相關工作順利展開。

3）缺乏相應的標準和規范。電子檔案管理的規范和標準是實現檔案信息化的重要保證，主要是在電子檔案的定義、移交、處理、儲存、安全保證、檢索、利用等方面進行更為細致的工作的規定。在當前的電子信息化檔案管理中，由于相應工作標準的缺乏，就使得在具體的工作中出現了工作業務流程不熟練、業務范圍不清晰的問題，出現了各種違反規定的現象，不利于電子信息化檔案管理工作的有效開展。

3 電子信息化管理模式在檔案管理中的應用

1）做好檔案的收集和整理。檔案的收集與整理工作十分重要，傳統的紙質檔案管理工作在時間和空間方面要求比較高，限制也比較大，為了做好電子信息化檔案管理工作，就需要在實際的工作中做好規范化的檔案管理和收集工作，提升工作的邏輯性和系統性，方便檔案查閱。檔案往往有多個卷宗，而在一些年代較為久遠的檔案中缺乏一定的編號，在后期的部門變動和發展中往往會出現十分混亂的現象，無法更好地進行檔案的管理。為了實現規范化的發展，就需要建立起檔案分類管理的工作模式，科學地進行檔案分類，從而提升檔案管理工作的延續性。另外，需要建立其規范化的管理指標與體系，盡最大的努力完善檔案資料。制度的保證對于電子信息化檔案管理至關重要，這也是提升檔案管理工作水平的必經之路，需要將檔案管理工作納入考核工作體系中，建立起覆蓋全面的工作體系，在此項工作中完善保管制度、查閱制度、安全管理制度等，杜絕不規范行為的 發生。

2）提高檔案管理工作者的專業素養。選用資金投入，制定合理有效的人才培養的計劃，使相關人員不斷更新知識儲備、學習前沿技術。對管理工作細化處理，確保所有的工作步驟留痕、有據可查，尤其是歸檔工作，必須細致明確，在職能調整以及業務持續發展過程中不斷完善與優化。

3）樹立法律、法規及行業標準。目前，相關法律、法規及行業標準的制定賦予了電子文件和電子簽名具有法律效力，為檔案信息化提供了法律依據。如《電子簽名法》《電子文件歸檔與管理規范》《紙質檔案數字化技術規范》等。在山西省市場監督管理局推進檔案數據信息化建設的過程中需要從政策方面對電子檔案的效力及真實性核驗問題進行支持。如可以根據國家相關政策法規對采用電子報送方式報送的工商檔案資料規范相關措施，在電子檔案形成后，檔案管理部門要肩負起對電子文件初始狀態的維護、保障和延續工作，同時還需要防止電子檔案被篡改、誤用，確保其真實性。

4）升級和優化檔案管理硬件和軟件等基礎設施。這是開展檔案信息化管理工作的重要保證。由于軟件的設計和優化對于檔案的信息化管理工作具有十分重要的決定作用，所以要高度重視檔案管理軟件基礎設施的更新和應用。在開展具體工作時，還需從各部門的目標和理念出發，在各部門的引領下，結合當地的實際情況，做好軟件的研發和優化工作。在檔案管理軟件和硬件的更新過程中，可以利用招投標的方式來選擇一些服務質量和技術水平高的專業公司來開展這項工作，確保檔案管理工作中的硬件和軟件都能滿足實際檔案管理工作的需要。

5）重新認識檔案信息化建設。隨著時代的發展，信息技術的不斷更新，檔案管理對象從紙質檔案向電子檔案轉變，管理方式從手工管理向信息化管理轉變，管理內容從實體管理向內容管理轉變，利用方式從來館查閱向網絡利用轉變。我們要適應轉變，與時俱進、順勢而為，創新管理模式，助力工作轉型升級。

4 結束語

隨著時代的不斷發展，檔案在社會發展中的作用愈發突顯。因此，如何切實有效地保證信息化創新建設，成為當代檔案工作開展的一個重中之重。正是在這樣的背景下，當代檔案信息化創新建設需要以客觀實際為出發點，發掘信息化創新建設展開過程中可能存在的問題，而后以此為基礎，做到理論與實踐有機結合，從而為檔案信息化創新建設注入新的活力，繼而推進我國檔案建設的現代化。