對財務檔案管理信息化現狀及改善的建議

向榮華

（四川省攀枝花市文化藝術中心，四川 攀枝花 617000）

1 引言

事業單位的財務檔案一般是經濟活動和經濟業務往來的記錄資料，其準確性和全面性對于單位的發展十分重要。在信息時代下，事業單位也逐漸引進互聯網技術進行檔案管理，大大提高了檔案管理的效率，表現出信息化管理的趨勢。對于財務檔案也應如此，要積極利用信息技術的優勢，建立財務檔案管理信息化體系，這對于單位的發展有積極意義。

2 財務檔案管理信息化建設的重要性

事業單位財務檔案管理的信息化內容涉及信息化的檔案資料存儲形式、管理方式、傳輸途徑等。落實信息化建設，對于單位來說首先是可以推動財務檔案管理模式轉型升級，要想跟得上時代的發展，單位就要積極利用信息技術，將之應用到財務檔案管理中，這可以提高管理效率，減輕管理壓力，實現轉型升級。其次是提高財務檔案管理水平，財務檔案管理與單位的發展密切相關，尤其是記錄的經濟活動，對于單位反思過去的發展，當前制定決策以及展望未來有重要的借鑒意義，所以對財務檔案資料進行整合和分析，建立信息化管理機制，可以提高工作效率，提高資料的準確性，減少錯漏問題的出現。最后是可以推動整體的信息化建設，單位需要處理的業務內容很多，而大部分工作之間都有一定相關性，所以落實點帶面的發展理念，通過財務檔案管理信息化建設的發展，同時帶動其他領域的信息化建設，最終提升單位整體的管理信息化水平。

3 財務檔案管理信息化建設現狀分析

3.1 信息化意識薄弱

事業單位的工作人員沒有意識到信息化建設的重要意義，影響到財務檔案管理的信息化建設進程。單位大部分人的信息化意識都比較薄弱，認為只有手工工作才能保證不出錯，不信任信息技術的使用；信息化管理制度也存在不足，沒有與財務檔案管理的要求對應，無法提供標準和規范的工作依據，同時執行也不到位，影響到信息化建設進程；管理人員更重視相關業務工作的開展，對于財務檔案管理存在忽視心理，重視程度不足，管理機制落后，所以對其的信息化建設也不足。

3.2 人員素質需要提升

財務檔案管理的信息化建設要求管理人員有較高水平的信息化技術操作能力，同時還對財務檔案的各項工作有全面了解。總結來說這項工作對于管理人員的要求較高。但實際上檔案人員一般只有比較豐富的檔案管理理論知識，對于財務檔案的收集歸并不到位，對于信息技術的應用存在很大不足，很多軟件和系統的操作不熟練，影響到信息化建設。檔案人員對于保密要求的履行不足，特別是在信息化背景下，不注意電腦和系統的防護，不能順利進行財務檔案的信息化管理。

3.3 存在安全風險

主要是財務檔案的信息化管理模式要求將財務檔案錄入電腦系統中，進行智能化管理。而這就帶來網絡信息安全問題。因為錄入是人為工作，無法有效監控，所以可能人為修改，影響到檔案信息的真實性；系統和電腦有可能被黑客攻擊，或被病毒入侵等，導致信息泄露，也帶來安全風險；檔案人員流動性較強，如果交接工作不到位，會導致財務檔案資料的損毀、遺失、篡改等問題，無法保證財務檔案資料的原始性。

4 財務檔案管理信息化建設改善建議

4.1 提升信息化意識

新時期事業單位要想實現財務檔案管理信息化建設的目標，需要首先提升信息化意識，認識到信息化的重要性，明確財務檔案信息化管理的本質，對當前的管理機制進行調整，從大局入手，對財務檔案管理落實信息化建設。其中要特別注意強化管理層的信息化意識，加強頂層設計，從上層的意識提升出發，帶動普通員工也提高信息化意識。另外要要求檔案人員掌握相關的政策和目的要求，強化貫徹落實財務檔案管理信息化建設，并積極利用信息技術手段，應用到財務檔案的管理過程中，發揮信息技術的價值，推動信息化管理模式的轉型升級。

4.2 構建完善制度

事業單位要借助完善的信息化制度對財務檔案管理操作進行規范和約束。管理人員需要明確財務檔案進行信息化操作的標準和方法，明確檔案資料的信息化載體，積極引進先進的信息技術軟件，配合開展檔案管理工作。要求建立全面的信息化管理制度，對財務檔案進行信息化管理的各方面內容都進行詳細說明和規定，為實踐工作開展奠定理論基礎，避免出現人為失誤。單位還要建立專門的財務檔案信息化管理小組，歸屬檔案管理部門，負責這項工作的開展落實。另外，單位要發揮內部控制機制的作用，加強對信息化建設的過程監督，借助信息化平臺的應用，實現對財務檔案各項操作的動態監管，促使制度落到實處，這也是推動信息化建設進程的關鍵。

4.3 建立信息化平臺

單位需要針對財務檔案的信息化管理，構建公共、獨立、公開的信息化平臺，用以支撐財務檔案業務的開展和服務。平臺上要針對財務檔案的收集、歸納、分析、報告、反饋等建立一體化的操作流程，用簡單明了的說明指導檔案人員進行操作，減少失誤的發生，提高工作效率。檔案人員要利用掃描儀等設備和技術，將過去的財務檔案轉化成電子檔案形式，并借助條形碼技術，為每份檔案編碼，形成目錄記錄，歸并到檔案數據庫中，方便查詢。對于不同介質、不同類別的財務檔案資料，要統一處理標準，轉換成統一的入口文件，用統一格式存儲，保證可追溯性。利用信息化平臺，實現財務檔案的規范化、流程化處理。

4.4 強化安全管理

對于財務檔案的存儲設備和載體，要加強安全性管理。單位IE要選擇合適的存儲設備，建立電子信息安全防護系統，對設備、電腦、系統和平臺，都設置充分的防護措施，避免出現安全漏洞。利用先進技術對平臺操作人員的權限進行控制，落實責任制，方便出現問題時追責。對于一些涉密文件，要確定好密級和各自的管理措施，并要求人員獲得批準后才能查閱。單位要將財務檔案及其相關的軟件和應用系統一起進行存儲，并做好備份，保證財務檔案的可靠性。

4.5 提升檔案人員素質

事業單位還要重視提升檔案人員的綜合素質，關注信息化操作能力的提升。在保證檔案人員對于財務檔案的處理和檔案管理基本知識有明確了解的基礎上，加強對于信息技術使用的學習和應用，熟練用于財務檔案管理的各項軟件，熟悉系統平臺的操作流程和標準，能夠有效將文件信息轉化成電子檔案進行管理。同時要加強對相應制度的宣傳教育，提高責任意識，建立法律意識，避免私自修改檔案資料，嚴格按照保密要求進行管理。

5 結語

面對新的發展形勢，事業單位財務檔案管理也要積極落實信息化建設，以進一步提升財務檔案資料的管理水平。