大數據背景下的教職工檔案信息管理分析

趙玉姿

（濟南職業學院，山東 濟南 250103）

1 大數據對于教職工檔案信息管理的意義

在信息化快速發展的時代，大數據的出現和應用對于整個社會都有著重要的影響。對于教職工檔案信息管理來說，通過大數據的應用管理，管理龐大的數據信息內容的同時對有意義的數據進行處理分類和優化，使得教職工檔案信息管理能夠高效運行。傳統的教職工檔案管理的處理方式會會產生極大的人工處理錯誤，而大數據的應用，能夠提升檔案信息管理的準確性和精準度，對檔案信息進行管理分類、儲存優化和快速搜索，這也大大提升了教職工信息的可信度和實施使用的準確性。對于信息數據的記錄主要是紙質檔案記錄，人為管理具有遺忘性和丟失性，而大數據時代的信息數據在網絡中具有長久保存、統計分析和信息匹配搜索的功能，極大地優化了檔案信息管理，補缺了傳統信息管理的不足。

2 教職工檔案信息管理現狀

信息管理觀念陳舊和資金投入不足，在高校中，培養人才是主要任務，對于教職工的檔案信息管理始終處于被忽視的地位。而檔案信息在教職工人員的評審和考查中有著重要作用，檔案信息管理記錄教職人員的經歷、社會實踐等信息，反映著教職工的思想認識、工作業務等情況，是進行選拔、考察人才的依據[1]。目前學校教育改革不斷深化，各校內教職工的人事檔案管理也逐漸受到重視，為了高效率工作，應積極采用現代化的信息技術，促進人事檔案的高效管理。但是現存的教職工管理模式中卻任由檔案信息管理人員自行處理，人工的處理模式和保管方式具有很多的缺陷，在管理模式相對陳舊的情況下，教職工的檔案信息管理效率大大不足，同時在繁瑣的處理中也打擊磨滅了檔案管理人員的管理信息積極性和熱情度。當今高效處理模式的檔案信息化管理的發展速度很快，但相比較其他行業的發展速度仍然是相對比較慢的。大多數高校對于教職工檔案信息管理重視程度不足，對檔案處理工作資金投入較少，使得教職工檔案信息管理的基礎設施不足，專業化設備管理不足，沒有配套的信息管理人員和硬件設施體系，這種不重視就導致了高效教職檔案信息管理的信息系統和遠程服務能力的缺失。

信息管理方式落后和管理人員專業素質偏低，檔案信息管理在多數人看來是一個不斷重復相同行動的枯燥乏味的工作，每時每刻都是在進行檔案的收集、分類和保存，這種人工整理檔案信息的模式不斷磨滅相關人員的積極主動性，而這種工作模式和處理信息的方式是信息管理中急需改變的內容。在高校中大多處理信息檔案的人員是從教師中抽用的，并沒有進行過專業的信息管理培訓，這就導致檔案管理人員的專業素質普遍較低。人員專業素質不足，創新實踐能力不足，無法滿足信息的現代化處理和建設，使得高校教職工檔案信息管理的效率不足，無創新性就導致檔案信息管理無法得到發展。

3 大數據背景下的教職工檔案信息管理策略分析

3.1 轉變陳舊的教職工檔案管理系統的管理觀念

轉變老舊傳統的教職工檔案信息管理觀念，重視教職人員的檔案信息的管理工作。推進教職工的檔案信息化管理的現代化的建設，首先需要校內的領導人員的重視，使領導們充分認識到高效的教職人員檔案信息管理的重要性，對學校、老師以及學生帶來的方便用處，提高領導們對大數據背景下的教職工檔案信息管理建設的積極性和建設性意識。學校重視教職工檔案信息管理，并對檔案信息管理進行完備的建設后，學校的檔案信息管理的效率會產生巨大的提升，同時對于信息的儲存管理也有極大的改善。拋棄傳統教職工檔案管理系統的糟粕，提取傳統的精華與現代化大數據管理方式進行結合，大大提升檔案信息管理的效率和現代化檔案管理系統的建設，觀念的轉變同時也是建設新的更好的檔案信息管理系統的大開始的前提。

3.2 加大對教職工檔案管理系統的資金投入

加大學校教職工檔案管理信息化建設的資金資金投入，完善資金鏈。資金的投入對于檔案信息管理建設有著決定性作用，充足的資金投入可以完善基礎設施，并在基礎設施建設上進行專業化設備的購買和投入使用。利用充足的高效檔案信息管理的投入資金，引入優秀的專業能力強的檔案管理人員，同時也可以引入其他高校檔案管理的模式，培養專業知識，在豐富的檔案管理經驗和計算機背景下，建立完整的檔案管理機構，幫助學校的檔案管理基層的理論提出和建設打下堅實的基礎。雇傭專業化的管理人員，具有配套的軟硬件設施，充分發揮檔案信息系統的作用，建立快速共享的現代化檔案管理系統體系，實現大數據背景下高學校教職工檔案信息管理系統的網絡化和和遠程服務能力。

3.3 轉變教職工檔案信息管理的管理方式

檔案信息化管理的方式轉變成信息化，對檔案信息的管理要實現數字化信息管理，在網絡環境中實現不保密型的檔案信息資源的共享，加強學校在信息上的交流和合作。開發適合本學校內檔案信息管理平臺，同時實現網絡互通，將校內檔案信息與全國的信息庫的接通，促進各學校與學校間的交流和合作，實現檔案信息的大范圍共享。打通關于數據化檔案資源的定向讀物的網絡應用邊界，促進檔案信息的有組織性和不同形式分類的聚類性。在高校檔案數據庫中的互聯互通，相互分享是形成學校溝通，實現學校聯盟的前提。同時建設完備的管理方式，實現信息化管理方式，可以使機械性的檔案管理工作的重復性降低。在網絡中保存檔案信息，可以通過電腦等現代化工具進行收集、分類和管理保存，這種方式對于檔案管理人員處理信息可以實現條理化管理，不會降低管理人員的積極性。同時網絡管理信息具有存儲型和永久保存性，解決了人工處理的丟失性和遺忘性，實現檔案信息管理的歷史性保留。

3.4 提高教職工檔案信息管理的管理人員專業素質

提升管理人員的專業素質，檔案管理人員的專業素質對于現代化高效教職員工檔案信息管理的改進具有極其重要的作用。高效雇傭專業的檔案管理人員，需要具備專業的技術和管理能力，同時要熟悉計算機處理信息的應用，能夠熟練地操作檔案信息管理的相關軟件。同時檔案信息管理人員還需要具有安全意識，能夠保證加密教職工檔案信息的不泄露，保證全體的教職工檔案信息不丟失和遺損。了解相關專業的前沿信息，及時地更新檔案信息管理方式。要熟悉檔案管理的法律法規，在進行日常的檔案信息處理工作中，做到不違法不違規，嚴格保證教職工檔案信息的合法處理。對教職信息管理人員的素質也要進行定期的檢查和考核，加強對檔案信息管理人員的專業性培養，引進優秀先進的管理方式，加強檔案管理人員的信息創新意識。

4 結語

總之，教職工檔案信息管理在大數據背景下提供的檔案管理服務，可以充分滿足需求者的管理和應用需求。大數據背景下的處理方式同時具有網絡保存性和長久性，便利與人們隨時進行檔案的提取，便利于人們的生活。檔案系統的遠程服務能力，適應于現代化信息的發展，處理信息方便快捷，是建立高校聯盟的前提，也是建立一個滿足共建共享的體系。不斷提升檔案管理模式的準確性和高效性，是在以后的信息建設和挑戰未來信息建設困難的利刃。