高校檔案數字化建設管理現狀與應對對策

劉 勇 姜 偉

（濰坊護理職業學院，山東 濰坊 262500）

大數據技術對各行各業都產生一定的影響，檔案管理領域也不例外。大數據時代對應的是激增的信息量，傳統的檔案管理工作承載著較大的壓力，以檔案管理工作改革創新帶來檔案管理的數字化建設，提升檔案管理的質量和實效，具有現實必要性。而新時期高校檔案數字化管理也必須基于其既有的管理特征，按照既定的管理路徑加以優化管理。

1 高校檔案管理數字化特點

1）文件檔案一體化。傳統的高校檔案管理文件管理多為一式兩份，其中一份入庫存檔，一份備案。大數據時代文件數量更多，其保存、分類以及備份、存儲往往耗時耗力，推行數字化檔案管理，文件檔案紙質與電子合二為一，一體化管理，同步更新，提升檔案管理的安全性與時效性。2）管理逐漸虛擬化。在大數據、虛擬網絡技術誕生以前，不同類型的檔案無法有效集中處理[1]。而該技術問世后，使得各種檔案信息可以集中在一起，實現了檔案資源的優化整合，方便檔案管理人員統一管理，使得檔案管理呈現虛擬管理的趨向。檔案虛擬化對應的是檔案管理基層化，提升檔案管理實效。3）高校檔案管理數字化。數字化技術在檔案管理中的創新應用，實現了多類型檔案資料的電子化處理，紙質檔案、照片檔案、音視頻檔案等可以數字化轉型。信息技術為各種檔案數字化轉型提供了關鍵技術，支持原有的檔案信息轉變為數字化的數據信息，并實現了計算機統籌下的高效管理，對比傳統的檔案管理模式，學校檔案數字化管理更具有存儲空間小、查詢便捷、管理高效等優點，檔案數字化也是高校檔案管理的主導趨勢。

2 高校檔案數字化建設管理現狀

1）管理意識弱及專業人才缺乏。當前高校檔案數字化建設對管理人員的信息素養、信息能力、專業學習提出了更高要求?，F有的檔案管理人員數字化管理意識弱，更局限于檔案的裁剪、裝訂機保管等較為傳統的工作，甚至因為專業能力不足無法參與到檔案的數字化建設中。信息技術、計算機網絡技術知識掌握不足，也沒有獲得專業的培訓指導，無法及時發現檔案數字化建設管理的問題，檔案管理專業人員保障不足。2）檔案管理流程和機制不夠完善。無規矩不成方圓，當前高校檔案數字化管理中也缺乏完善的機制，沒有針對本校特點建立從資料收到倒鑒別，從歸檔到整理，從利用到共享的完整流暢的檔案管理流程，現有的檔案數字化管理機制多為拿來主義，本校適用性不強[2]。且學校檔案管理機制陳舊，數字化管理關注不足，部分學校雖然有較為完善的檔案數字化管理制度和流程，但現實執行中不理想，沒有發揮應有的約束規范價值。3）數字化建設投入不足且管理低效。高校檔案數字化管理中也應加大對數字化建設的投入與支持，使得檔案的數字化建設與管理同步，不斷深入。但現有的高校檔案數字化建設不足，管理方式傳統，整體低效且出錯率高。檔案數字化管理與信息化管理與時代脫節，現有的管理思路和模式與網絡發展速度形成鮮明對比，檔案數字化建設管理都有明顯的滯后性。4）數字化檔案安全管理關注略顯不足。高校檔案數字化建設中安全管理關注不足也是不爭的事實。檔案資源安全等級分類不規范、安全機密技術應用不普遍、訪問驗證中阻力重重、安全通信技術技術支持不足等，導致計算機網絡病毒快速傳播，持續發酵，嚴重威脅檔案資源安全。而檔案數字化建設管理不足也容易出現關鍵信息的遺失等風險性問題。

3 高校檔案數字化管理優化對策

1）為高校檔案數字化管理提供完善保障。對比傳統的檔案管理模式，數字化檔案管理需要核心的技術支持[2]，更需要專業的隊伍保障，因此完善高校檔案數字化保障措施是關鍵。具體來說，要重視檔案數字化管理的宣傳，讓檔案管理人員、高校教師學生認識到檔案數字化轉型的必要性。特別是高校領導、檔案部負責人、管理人員要積極主動地參與檔案數字化建設，為高校檔案數字化建設提供有力的支持，并自覺地把檔案數字化工作納入高校發展規劃中，確保其物質保障、資金支持、技術支持到位。要進一步完善制度，其作為高校檔案數字化建設與管理的基礎與外部保障，必須為高校檔案數字化建設提供明確的管理標準，并梳理管理人員崗位職責，強化管理人員的責任意識、風險意識，讓高校檔案數字化管理思路清晰。引入存儲器硬盤等存儲設備、引入服務器和交換機等網絡設備，并配合數字化加工軟件、先進的檔案管理系統，確保高校檔案數字化管理落到實處。同時，要重視專業人員培養，打造優質的檔案數字化管理隊伍，人力、物力、技術等支持到位，高校檔案數字化管理才有實效可言。2）逐漸優化高校檔案數字化管理流程。完善的檔案數字化管理流程是高校檔案數字化管理持續優化的保障。管理流程的優化體現在多個方面，首先是整理流程的優化，基于《檔案著錄規則》對裝盒歸檔的檔案進行審核、拆除裝訂、頁面修復，做好基礎的材料整理工作。其次是掃描。在數字化技術的支持下，將紙質檔案信息轉變為電子檔案信息，以數據鏈接等方式帶動高校檔案管理的數字化建設。再次重視圖像處理。選用專門的圖像處理軟件，配合規范的人工圖像處理操作，實現高校檔案信息掃描后的審核、檢查、糾錯、補充完善，提高檔案數字化質量。最后圖像的存儲、目錄建庫、數據掛接相結合，以規范的目錄建庫，實現高校檔案目錄數據庫、圖像數據庫等的整齊分類。3）重視并強化檔案數據庫建設。高校檔案數字化管理自然朝著數據庫建設的方向發展，數據庫能將高校檔案數字化信息整合起來，提升其利用價值。就當前來說，高校檔案數據庫建設可以著眼于基礎檔案數據庫建設和專題檔案數據庫建設兩個方面。在高校檔案數據庫建設中，既要宏觀統籌，又要微觀布局，將檔案中的卷內目錄、年度提名、賬號、行程日期等全部錄入數據庫系統中，為后期檔案目錄檢索、檔案高效查詢提供便利。4）要重視健全檔案數字化安全體系建設。安全管理中最為重要的是軟硬件的安全管理，以完善的檔案數字化管理機制做好網絡環境的檢查，進一步強化檔案管理人員安全意識、責任意識，做好其職責劃分，并配合有效的獎懲約束機制，確保高校檔案信息的安全與保密。重視高校數字化檔案應用軟件的日常維護，完善技術保障，設置訪問權限，增加密碼管理，防止檔案數字化檔案信息被篡改。重視硬件安全管理，由計算機專業人員定期進行設備檢修，及時排查故障，確保高校數字化檔案信息的安全性。

4 結束語

綜合來說，當前階段高校檔案管理數字化建設也存在著一些問題，這也要求我們必須基于時代背景，立足于高校檔案管理的實際訴求，深化高校檔案數字化改革，以數字化管理的強化帶來檔案管理質量和效率的雙提升。