衛生計生檔案的信息化建設與管理探討

沈月琴

（南寧市武鳴區太平鎮衛生和計劃生育服務所，廣西 南寧 530000）

科學技術的不斷進步打破了傳統工作思想對人們的束縛，推動了我國各項工作的信息化進程，使我國各方面的工作都上升到了一個新的高度。在我國眾多行業的信息化發展的實踐中，衛生計生檔案管理的信息化發展仍然處在初步探索的時期，由于其開始的時間較晚、速度較慢，所以在真正實踐中仍然會出現一些無法預料的困難，比如：衛生計生人員的工作思想無法與時俱進、衛生計生部門缺乏高素質的網絡應用人才、部分衛生計生部門缺少信息化設備等等。由此可以看出，衛生計生檔案信息化發展仍然是一個比較艱巨的任務，改革創新人員需要打起十足的精神、正視實踐過程中出現的問題，采取措施將信息技術與衛生計生檔案工作進行深度融合，才能為衛生計生檔案信息化發展奠定基礎。

1 在衛生計生的檔案工作中實施信息化發展的意義

隨著時代的發展人們也不斷提高了對衛生計生檔案工作質量的要求，用極高的標準要求衛生計生檔案工作才能促進其發展。傳統的衛生計生檔案工作中存在大量的問題，比如：由于其主要工作環節都是人工完成的，如果人們在工作中有疏忽大意的時候，就會影響檔案數據的準確性，對人們后續的使用造成不良影響。除此之外，紙質版的檔案資料對保存的時間以及環境有嚴格的要求，如果某個衛生計生單位沒有注重檔案室的環境，紙質版的檔案很有可能會因為天氣變化而影響檔案的質量，降低檔案的保存年限以及使用價值。另外，隨著國家人口的不斷變化，衛生計生的檔案信息在不斷增加，大量的紙質版檔案不僅在儲存時遇到困難，還會在查找使用時出現問題。由此可以看出，傳統的衛生計生檔案工作模式已經出現了大量的問題，而信息化發展能有效解決這些問題。從檔案數據的準確度方面來看，其在收錄信息時主要是通過計算機完成，有效避免了人工書寫錯誤降低檔案信息準確率的問題。從檔案數據的儲存環節來看，由于計算機有較大的儲存空間，所以使用計算機儲存并不需要考慮儲存環境以及儲存室空間的大小，從而會使衛生計生檔案能永久的保存下來[1]。從檔案數據的查找來看，在查找紙質版的檔案信息時，需要從檔案的分類、數量編碼等多方面進行查找，才能準確的找到需要的信息。而使用計算機查找衛生計生的檔案數據時，只需要在搜索欄輸入與檔案有關的關鍵字詞即可，想要查找的信息就會快速出現，使檔案信息查找變得更加快捷。

2 促進衛生計生檔案信息化中存在的問題

2.1 衛生計生部門忽視了檔案工作的重要性

檔案管理工作的重要程度不言而喻，但是，有些衛生計生部門仍然沒有意識到檔案的重要性。衛生計生部門忽視檔案工作的重要性主要體現在以下幾個方面：首先，部分衛生計生檔案部門為了滿足檔案管理的要求，建立了相應的管理制度，但是，由于其沒有從根本上重視檔案工作，所以，很多管理制度都只是形式化，沒有真正利用其開展檔案管理工作，降低了制度的執行力度，從而導致一些檔案管理崗位的人員降低了自己的工作職責。其次，部分衛生計生部門管理人員思想比較傳統，難以接受先進的工作模式，所以，依然要求工作人員人工進行檔案管理，阻礙了檔案管理工作的提升。最后，某些衛生計生部門缺乏專業的檔案管理人員，并且，由于領導層次不重視檔案管理工作，并沒有對工作人員進行培訓與指導，使工作人員放松了對自己的要求[2]。

2.2 衛生計生檔案管理部門缺乏專業的人才

阻礙衛生計生檔案管理工作發展速度的原因有很多個，其中比較重要的原因便是人才。比如：有些衛生計生部門的工作人員缺乏專業的知識，使用不熟練的、不專業的手段進行工作，就會拉低整個工作質量。除此之外，由于衛生計生檔案工作缺乏人員，所以，其招聘完新的工作人員后，沒有對其進行專業的培訓就要求其進行工作，所以，在工作時難免會出現疏漏，影響了整個衛生計生檔案數據的準確性。除此之外，多數衛生計生部門的工作人員都很少發生變化，多數人員都是工作了十年以上的老員工，其工作思想過于落后，無法為衛生計生崗位帶來新的工作思想，從而阻礙了衛生計生工作的開展 進程。

3 促進衛生計生檔案信息化發展的措施

3.1 從衛生計生部門的領導層次重視起檔案信息化發展的工作

只有衛生計生部門的領導層次開始重視起檔案工作的信息化發展才能引起員工的注意。對于領導來說，其首先應認識到檔案信息對于衛生計生部門工作的重要程度，然后才能按照工作的要求嚴格的招聘專業的工作人員，嚴格要求工作人員的工作態度以及工作行為，才能讓人們重視起檔案管理工作。其次，領導人應引進信息化技術，建立信息化衛生計生檔案工作平臺，為工作人員帶來新的工作模式，從而運用信息技術完善檔案信息的數據庫[3]。除此之外，領導還應定期對衛生計生檔案工作人員進行思想上的教育，使其工作思想能與時俱進，從而才能從方方面面建設信息化的衛生計生檔案工作模式。

3.2 利用多種教育途徑提升衛生計生檔案工作人員的素質

要想建設出信息化的衛生計生檔案工作模式，首先應從工作人員入手，只有運用多種教育途徑提升衛生計生檔案工作人員的素質，才能順利開展信息化建設。比如：衛生計生部門可以聘請專業的信息化檔案管理人才對工作人員進行知識以及技術上的培訓，更新工作人員對檔案工作的認識，拓展其檔案管理工作的業務體系，從人才入手提升衛生計生檔案工作的質量。另外，為了工作人員能適應信息化的檔案工作模式，衛生計生部門還應聘請專業的計算機人才，對工作人員進行計算機知識以及實踐應用技術的培訓，才能使其工作能力滿足信息化工作模式的要求。

3.3 利用信息技術完善檔案信息數據庫的建設

衛生計生部門的檔案信息種類眾多，為了方便各部門的工作，檔案管理部門應將信息進行正確分類，建立相應的數據庫，既能方便檔案管理人員自身的工作，還能方便各部門對信息的查找。另外，人們在信息化的檔案管理系統中查找資料時，通常都會利用信息檢索進行查找，所以，網絡技術部門還應運用最先進的技術完善信息檢索系統，保證不同工作部門的人員在任何情況下都能準確的、快速的檢索出自己需要的信息，方便各項醫療工作的開展。

4 結語

總而言之，我國人口的快速增長勢必會對衛生計生檔案管理工作帶來一定的挑戰，為了有效應對人口的增長，衛生計生部門應創新檔案部門的工作，建設出信息化、現代化的工作模式，既能緩解檔案部門工作人員的壓力，還能使衛生計生的工作得到長遠發展。