加強高校干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創新

楊 娟

（貴州健康職業學院，貴州 銅仁 554300）

高校干部人事檔案是高校干部成長歷程的載體和憑證，主要包括了其人事相關信息以及實際工作表現等，是一種歷史性記錄，是選拔高校干部重要的參考性依據之一。鑒于其內容多，跨度時間長，引入信息化管理手段有其重要意義，需要引起重視。

1 高校干部人事檔案實行信息化管理的重要意義

檔案利用是檔案管理工作的重要內容之一，因此，檔案保管的安全性，使用的便捷性是深受關注的。對高校干部檔案實行信息化管理，主要優勢就在于促進這兩項性能的有效提高。

1.1 信息化管理使檔案保管變得更安全

人事檔案屬于重要的歷史性記錄，具有唯一性，它直接產生于高校在人事管理活動中，客觀真實地記錄了個人歷史情況，并涵蓋了干部成長的全過程。如履歷資源、歷次考核情況以及本人的學歷學位，還包括組織鑒定、考察資料等，同時，還包括其他各類證明材料，如政審類材料、入黨類材料、獎勵類材料以及工資級別調整等材料。因為它涉及內容多，所以管理時難度較大。而信息化管理模式進行管理后，傳統外部因素導致的信息受損情況可有效得到避免。應用于新時期高校干部人事檔案管理中，可以有效避免外部因素（紙張受潮、意外破損）導致的信息受損情況，使它變得更安全。

1.2 信息化管理使檔案利用變得更便捷

高校干部人事檔案可以真實全面反映個人的實際情況，如，工作經歷及表現、工作行為軌跡、背景等。運用信息化管理技術管理高校干部人事檔案，可以將每個人的整體檔案內容，都有序規范模塊化地歸檔在計算機系統內。它能有效幫助管理人員實現快速查詢、檢索，不但能快速了解相關干部工作情況，還能為個人關注的一些具體問題，如，工資待遇、職稱評定問題以及干部提拔，提供有效證明憑證，同時，整體信息在查詢上，更加高效而準確和便捷。

2 高校干部人事檔案當前信息化管理工作的現狀

當前，高校干部人事檔案在管理方面主要存在以下特點和不足。

2.1 人-檔分離已經成為常態

市場經濟的快速發展，也帶來了靈活多變的人才流動方式。有的人員會在一年或幾年內多次變更單位。受多種因素影響，檔案人走這一傳統的檔案管理模式在實際應用中受到諸多限制。其結果是，高校內干部出現了明顯普遍的人-檔分離現象。由于無檔人員數量的持續增多，對順利開展高校人事檔案信息化管理工作帶來了諸多的制約和不便之處，已經成為一種常態。

2.2 尚未實現統一的信息化人事檔案管理標準

人事檔案涉及的時間跨度長，歷史久遠，而我國的各項各業的行業標準和規范也在持續深化之中。以人事檔案為例，由于《國家行政機關公文格式》變化，不同時期收集的人事檔案材料的紙幅大小變化較大，不同規格材料的比例正在逐步逐年增加。同時，由于國際統一標準的實行，造成現階段，實施信息化管理，難以統一檔案管理標準，加大了檔案材料整理工作的難度。

2.3 軟硬件基礎設施未能做到與時俱進

現階段，有相當部分的高校在開展人事檔案管理工作時，未能跟上時代發展步伐。如原始手工檢索模塊仍然較大范圍內存在。這一方式，有諸多的不便之處，如，工作量大、效率不高，而且準確性也很難得到保證。它對于進一步開展高校干部檔案信息化管理工作造成了一定的影響和制約。

3 高校干部人事檔案信息化管理工作的采取創新措施

3.1 建立強有力的統一領導機制

高校干部人事檔案實行信息化管理，與應加強統一領導，明確相關部門職責分工，建立干部檔案管理中心，構建干部人事檔案數據庫，通過全校聯網實現高效共享。為解決人-檔分離問題，可通過干部人事檔案信息管理中心牽頭，將各級干部人事檔案信息化管理作為整體管理機制的重要組成部分，納入整體管理體制內。此外，高校還應與有關部門主動溝通，逐步推進信息化管理總體目標，并開發相應的管理系統，助力相關目標的實現。

3.2 明確信息化管理要求和標準

要嚴格以國家相關法律法規及規范為依據，在確保其規范性、易用性，考慮其安全性、可擴充性，更兼顧靈活性并重原則基礎上，明確管理要求和標準及制度。如，高校可結合實際，制定人事檔案電子文件歸檔及管理制度以及人事檔案信息資源標識制度等。在規范化設置干部人事檔案信息化管理方式及內容時，還應堅持標準性、系統性的基本原則。如，明確管理權限標準及具有相關權限的人員名單等。為保證人事檔案管理信息化建設中較為關鍵的真實性和完整性，高校可充分利用計算機技術及先進的信息技術，做好變更類信息的校對管理工作，同時明確電子檔案信息化應用具體操作整理標準。以新進干部的人事檔案為例，在信息化保存時可以明確為按照A4紙張標準規格來進行信息化保存。

3.3 加大投入實現軟硬件水平雙提升

為真正創新高校干部人事檔案管理，高校加大在軟和硬件兩個方面的投入，切實提升基礎設施建設水平。從軟件方面，應結合高校干部人事檔案理及實際需要（主要是基本性的編目功能、信息查詢功能及維護功能）方面的需求，持續性做好篩選和測評作業。一方面堅持客觀公正原則，對軟件是否具備創新性，是否具備用性和推廣性進行評估，另一方面考核其操作上的差錯性及數據結構是否合理入手，促進軟件選用方面的優中選優。從硬件建設方面，要堅持前瞻性思維，投入專項資金，加強檔案資源基礎設施建設，并做好其定期維護，進而做好現有干部人事檔案的規范化創新。如，引入二維碼技術等。

4 結語

總之，信息化管理是創新和提升高校干部人事檔案管理水平及效率的主要渠道和有效途徑。為此，高校應緊密結合實際需要，多措并舉，如，可加大軟、硬件投入，切實加強信息化建設，促進干部檔案管理工作的有序化、科學化發展。