大數據時代背景下機關事業單位檔案管理模式探究探討

戴雄雄

（長汀縣市場監督管理局質量計量檢測所，福建 龍巖 366300）

機關事業單位在日常的工作過程中會產生數量巨大以及種類多樣的檔案資料，如何對這些檔案資料進行有效地整理、歸納并且應用在工作中，更好地為工作提供決策一直是檔案管理工作中的難點。傳統的檔案數據是依托于紙質文檔或文件存儲，在檔案管理的過程中易受到檔案數量巨大、檔案數據類型多等條件的限制，不利于檔案發揮直面呈現客觀事實、為領導提供決策的作用[1]。大數據背景下檔案數據的收集、處理、分析方法和效率均有了顯著的變化，并且在各個領域的應用越來越廣泛，其能夠發揮處理效率快、數據存儲量大以及呈現方式多樣等優勢，在機關事業單位檔案管理中的應用越來越多。

1 大數據時代背景下加強機關事業單位檔案管理工作的意義

1.1 檔案管理能為機關事業單位日常工作提供依據

機關事業單位幾乎所有工作的開展都是依托于檔案數據，也就是說檔案數據是機關事業單位正常開展工作、制定工作計劃、進行決策的基礎，檔案材料中包含單位管理流程、人事管理記錄以及單位涉及領域的相關資料，能夠為重大經營決策和深化內部改革提供依據，另外檔案信息中還包含諸多工作記錄，能夠記錄某些歷史執行結果以及執行過程，為后續工作開展提供保證[2]。

1.2 檔案管理是文書管理工作正常開展的前提

文書工作是機關事業單位管理過程中的重要組成部分，檔案管理工作的質量直接影響文書管理工作質量。文書管理工作人員會將各類信息進行整合、分析、提煉后形成文書資料，因此檔案管理工作的質量能夠有效促進內部數據的共享、整合，促進文書、檔案系統的建設[3]。加強了文書管理和檔案管理工作的聯動能夠促進、提升業務工作的效率，推動機關事業單位工作目標的實現。

2 當前機關事業單位檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理工作流程落后

大數據背景下大部分管理工作方式和流程均發生了巨大的變化，檔案管理工作也受到了數據時代的影響，但是當前某些機關事業單位的檔案管理工作并未做好順應信息時代潮流的準備，檔案管理工作還停留在較為落后的階段，對于創新檔案管理工作流程的理念和動力不足，在實際開展的過程中未充分認識到大數據時代帶來的便利，傳統工作方式效率低下[4]。

2.2 檔案存儲以及利用方式落后

大數據背景下檔案管理工作由于主體、客體、存儲、使用等方式的變化使得檔案管理工作的復雜程度提升，加之信息技術背景下檔案的數量、冗雜程度都較之前有了很大的增加，因此對檔案管理工作提出了新的要求。傳統的檔案存儲大部分是以紙質檔案為主，存儲的數量有限，并且在使用檔案時難以快速、準確地找到相應材料，檔案之間難以建立內在聯系，不利于發揮檔案的價值。

2.3 檔案管理工作人員的綜合素質有待提升

大數據背景下檔案管理工作的巨大變化使得對工作人員的綜合素質要求變高，雖然工作人員已經在檔案管理工作的過程中利用了信息技術手段，但是大部分僅僅停留在檔案的保存階段，不能夠對檔案進行有效處理。因此負責檔案管理的工作人員需要轉變思想，正確認識信息時代對于檔案管理工作人員的新要求，不斷學習新技能，與時俱進，更好地適應新時代提出的新要求，促進檔案管理工作水平提升，為單位業務工作提供依據。

3 改善機關事業單位檔案管理工作模式的主要措施

3.1 提升檔案管理工作人員的業務能力

當前大數據背景下檔案管理工作未有效發揮作用的一個主要原因是檔案管理工作人員的專業素質難以滿足檔案管理工作的新要求，因此提升檔案管理工作人員的專業素質是提升工作水平的主要手段之一。提升業務水平的主要方法一是加強檔案管理工作人員的業務培訓，信息化背景下工作方式方法的變化較大，因此對工作人員進行及時的業務培訓是極為必要的，針對工作中的流程重點、難點等進行專項培訓，注重在理論和實踐兩方面開展，另外要鼓勵工作人員加強自主學習[5]。二是招聘專業的檔案管理人員從事檔案管理工作，俗話說“專業的事得由專業的人來做”，在招聘階段提升招聘標準，注重對應試人員的綜合考核。

3.2 優化檔案管理流程，促進工作創新

完善的檔案管理制度是有效開展工作的前提，規范化流程是保證工作的順利有序進行的基礎。機關事業單位中建立完善檔案管理制度是保證檔案發揮作用的基礎，通過建立制度、完善流程對檔案管理者的工作以及檔案的用途加以規范，尤其是對檔案存儲、調用流程、檔案查閱審批等關鍵流程進行規范。另外完善的檔案管理流程也有助于發揮機關事業單位工作的監督職能[6]。加大檔案管理工作的創新力度，積極借鑒優秀的案例經驗，根據本單位的實際創新工作流程，改進工作方式，優化管理模式，不斷發揮檔案管理的基礎性作用。

3.3 建立健全完善的檔案管理系統

大數據背景下的許多工作是依托于信息系統完成，現在各行各業也不斷重視信息系統建設，例如醫院信息系統、交通信息系統、人力資源信息系統等均在管理工作中發揮出顯著的優勢。建立完善的檔案信息系統能夠提升檔案管理工作的效率、提升檔案材料的安全，系統中檔案資源的利用形式和利用頻率也會顯著提升。但是在檔案管理信息系統建設中要注意檔案數據的共享和查看權限，保證檔案數據的安全性[7]。

4 結語

大數據背景下檔案管理工作在機關事業單位中發揮著重要的作用，其能夠為日常工作提供依據，保證業務工作的順利開展，要通過提升檔案管理工作人員的業務能力、優化檔案管理流程、建立健全完善的檔案管理系統等措施促進機關事業單位檔案管理工作進一步提升。