大數據時代檔案管理的實施策略

張何毅

（山西省大同市廣靈縣綜治中心，山西 大同 037500）

信息化技術的發展促進了社會各個行業的發展壯大，依靠信息化技術的便利，不僅有利于提高行業的工作效率，還有利的促進了信息化產業在顯示的應用范圍，在檔案管理的領域里，面對檔案管理的任務和數量不斷增多，給事業單位的檔案管理工作帶來了很大的麻煩，依靠信息化技術不僅能有效地避免因人工整理檔案的出錯率，更不有利于提高檔案館的服務質量，因此打造信息化檔案信息管理平臺，是促進檔案管理事業發展的必要選擇。

1 將信息化技術融入檔案管理事業的必要性

在信息化時代的映照下，我國的信息化技術不斷的成熟起來，隨著人工智能、物聯網、5G技術等時代熱詞出現在我們的實際生活中，時代已經發生了很大的變革，信息化時代的來臨給各個行業帶來了很大的機遇，依靠信息化技術可以為行業的發展插上理想的翅膀，實現跨越式的發展，因此促進信息化技術在行業發展的運用具用積極的 意義[1]。

隨著社會的發展進步，檔案管理人員遇到的問題相比傳統的檔案管理工作更加復雜，不僅檔案的數量增加了，檔案管理的任務也變得復雜多樣化，利用信息化技術的便利，通過建立地區檔案管理數據庫，給與檔案管理工作人員適當的權限，可以實現檔案的上傳和檔案的查看等工作，打造更具有創新性和科技性的地區檔案管理系統，極大的提高了檔案管理人員的工作效率。

2 信息化時代檔案管理出現的問題和不足

隨著社會的發展時代的進步，檔案管理工作不僅僅局限在傳統的檔案收發和管理，檔案管理事業出現了多元化、復雜化的變革，給日常的檔案管理工作人員帶來了很大的負擔，主要體現在以下幾點。

1）地區檔案管理效率低。在檔案的管理工作中，地區人員流動大和人員密度高，給檔案管理工作帶來很大的負擔。南方的城市相比北方城市的人口密度較大，在一些一線城市人口的流動性更是很強，但是檔案的管理工作卻沒有因此做出很大的調整，一個檔案館需要容納很多人的個人檔案，這就造成了檔案管理效率低，檔案不能及時的進行收錄的現象時常發生，嚴重的甚至導致檔案的丟失或者遺漏，給人們帶來很大的麻煩，因此在檔案的管理體制改革的過程中，應該充分考慮該問題的解決策略，環節地區的檔案管理工作負擔，提高地區檔案管理的質量。

2）檔案管理人員工作能力效率低。檔案管理工作的進行，離不開檔案管理工作的積極參與，檔案管理人員的工作效率是決定檔案管理質量的重要因素，而目前的檔案管理人員通常為一些專科學歷的人員，業務能力不熟悉，對檔案的認知水平不高、缺乏相關的從業經驗等因素，都會導致其在工作的過程中檔案管理效率低和出錯率低的現象，檔案管理工作者工作效率低[2]，給檔案管理工作帶來很大的麻煩，因此在檔案的信息建設的過程中應加強該問題的解決。

3）檔案管理信息化建設不足。在一些事業單位的檔案服務建設過程中，檔案館的服務水平落后，信息化建設嚴重脫離當代的科技創新水平，嚴重的制約了檔案管理的本性，這是目前檔案管理和服務的通病，領導的監管制度不完善，工作人員服務滯后性等現象為檔案管理工作帶來了很大的麻煩，檔案管理工作的建設，是促進社會文明化建設重要措施之一，加強對檔案的智能化管理，提高檔案管理的質量，是當代檔案管理需要及時解決的問題之一。

3 大數據時代檔案管理建設實施策略

大數據時代的來臨，給社會的各個行業的行業發展，帶來了新的變革加強行業的信息化工程建設逐漸成為社會發展的熱點話題，針對檔案管理建設工作，我們需要做到以下幾點。

1）提高檔案管理人員的綜合素質。針對在檔案管理工作中的，檔案管理人員任務量多、管理難度大的問題。首先應該強化檔案管工作人員的信息化技術水平，增加檔案管理人員的實踐學習機會，促進其在實際的操作過程中提高自身的技能素養，為今后的工作做好技術和理論支持。在檔案管理人員入職教育的過程中，就應該培訓檔案信息化平臺的知識和操作方案，提高工作人員的業務管理能力，運用檔案管理信息化平臺對檔案的智能化管理，即使再多的建立檔案館內部數據庫，給工作人員適當的工作權限，針對不同的檔案類型文件，分批管理操作降低檔案搜索難度，促進員工對不同類型的檔案資料進行分批管理，為檔案的信息化管理提供技術保證。

2）加大信息化技術設施建設水平。信息化技術的發展給社會注入了新鮮的血液，利用信息化技術可以實現行業的跨越式發展，因此在檔案信息化平臺的建設過程中，我們也應充分挖掘信息化技術的便利，打造富有地區特色的檔案管理信息平臺，因此這就要求地區的檔案管理單位應該加強對單位的信息化設備投入力度，打造更加智能化和人性化的檔案信息化平臺管理系統。因此檔案管理單位應該對“物聯網”、“人工智能”、“5G技術”等信息化技術的利用效率，提高行業的智能化發展水平，通過這些先進的智能化通訊技術提高對數據資料的上傳與分享，在檔案管理單位的內部建立完善的數據庫系統，加強對信息安全和防火墻的建設，建立云端電子檔案系統，將人們的檔案做好電子檔案備份，萬一發現檔案遺失也不會造成很大的損失，另一方面在地區與地區之間可以設立檔案信息共享平臺，將地區的檔案人口信息匯集起來，方便政府和相關的管理部門，針對地區人員情況問題進行了解和查看[3]。

3）建立完善的信息化平臺管理制度。信息化平臺的建立就是為了方便地區檔案管理工作，因此針對地區檔案管理信息平臺建設也應建立完善的制度，促進檔案管理事業的發展。檔案是記錄人們社會閱歷的重要文件，它主要承擔著人們資歷證明的任務，因此檔案對個人來說具有重要的作用，作為檔案管理事業也應深刻的清楚答案管理工作的重要性，這就要求工作人員在對檔案的管理過程中不僅需要對檔案法具有深刻的理解，還應加強檔案法的執行與運用，為檔案管理工作做好制度保障。另一方面檔案館內部也應建立完善的監督制度，針對一些員工的不法操作作出嚴格的懲治，尤其在大數據時代，更應側重檔案管理人員的管理和監督，杜絕檔案流失、檔案泄露的事情發生，保障人們的人生財產安全，提高檔案管理的效率。

4 結語

伴隨著大數據時代的來臨，社會各個行業發生了很大的變革，加強信息化技術在檔案管理方面上的運用，也成為檔案管理工作發展的重要方向，隨著互聯網通訊技術的不斷發展，我們更應該加強對信息化技術的利用，為檔案管理事業的發展提供技術支持。