創新檔案管理理念實現檔案管理信息化

宋佳韻

（華東都市建筑設計研究總院，上海 200070）

網絡信息技術的發展為人們的生活和社會的發展帶來了極大的便利，在大環境之下，傳統的檔案管理模式顯然已經不能順應時代的發展，出現了滯后的現象，要想在檔案管理工作中起到更加高效的作用，利用網絡信息化手段則能改變傳統方式中的弊端，在一定程度上提高檔案處理的效率，對于檔案信息的整理和查閱更加方便，大大促進了檔案的管理工作。當前大數據及互聯網技術的廣泛應用使得信息管理工作的信息量不斷增加，同時信息的類型也逐漸多樣化，尤其是在檔案管理工作中，基于傳統檔案管理理念和服務方式的檔案管理已無法滿足目前社會對企業、高校等各個領域中檔案管理的要求，并且所處信息環境正在發生本質上的改變，因此更多的研究學者開始將研究目標轉向對檔案管理的信息化發展。

1 基于創新檔案管理理念的信息化檔案管理方法設計

1）檔案資源信息化處理。基于創新檔案管理理念評估內部檔案應用現狀，考慮到固定資產的磨損情況，建立內部檔案三維模擬場景，獲取檔案信息，統一檔案信息化格式，將其轉換成DXF交換格式文件。在利用網絡技術掃描文件得到檔案資源多維度二維平面關系，劃分檔案屬性區間，以經濟市場發展趨向為中心點，計算數據中潛在的偏差值，修正獲取檔案信息與實際信息的差異性，分析視圖與檔案信息化請求間的聯系，提供檔案管理者狀態查詢的直接檢索窗口，定義用戶在應用程序中的多種檢索行為，選擇與內部具備相應的數據，并檔案信息與用戶之間的雙向選擇。利用新管理理念提供的檔案信息容量控制方法，計算存儲檔案區域的信息容量值，充分利用現有資源，將管理時期按照時間檢索方式劃分成多個離散階段，發送全段請求，當內部管理時期與請求數據區域達成一致時，計算檔案現有容量。

2）基于決策樹的檔案管理算法設計。結合決策樹算法中的信息增益和熵對檔案管理決策樹進行構建和分類評估，檔案中的信息增益是與其數據產生的概率相關的，利用檔案中的信息增益進行對不同類型檔案屬性標準確定，并根據屬性的信息增益情況對其進行管理。

2 信息化技術在檔案管理中的重要性

信息化技術是現代社會發展形態中的必然產物，在我國各行各業的工作中，都開始應用這種技術做輔助，在檔案管理工作中，網絡信息技術體現出了其優越性，為工作方式的改革帶來了極大沖擊。

1）提升檔案儲存的安全性。在新時期的社會形勢下，對于檔案管理工作的要求也開始隨之增加，單位中對于檔案的儲存是一個長期的過程。因此，檔案儲存的安全性和儲存的環境必須得到保障，要保證信息的私密，也要避免檔案出現受潮的問題。傳統的檔案管理方式對于檔案的管理和安全性來說，無法有效保障，由于儲存的時間長，并且需要進行隨時查閱，所以檔案的受損程度較大，在管理過程中加大了難度。而利用信息化技術來開展檔案管理工作，能夠大大解決以上問題。首先，網絡技術可以將文件形成相應的電子檔案，工作人員在查閱或是檢查的時候只需通過電腦就能進行操作，大大提升工作中的效率和質量。其次，信息化技術能夠加強信息資源的開發，讓檔案管理的理念更加符合新時代的社會發展規律，改變傳統的工作方式，從而提升檔案管理工作的整體水平。

2）滿足社會發展需求。檔案管理工作的信息化發展標志著一個單位的信息化技術水平，從一定程度上來說，反映了單位的發展實力，以及國家信息化建設的質量。從新時期的發展軌跡看，網絡信息、多媒體技術以及人工智能都是社會發展的必然趨勢，也是人類文明進步的前提。利用信息化技術來執行檔案管理工作，是滿足社會發展的一項重要工作，也是滿足國家和社會發展進程的方式，信息化技術使得檔案管理逐步形成一套規范的管理機制，從而達到透明的狀態，促進檔案工作的開展，也為單位的整體水平提升奠定了一定的基礎。

3 信息化技術在檔案管理中的應用價值

1）提升檔案管理的安全性。傳統的紙質管理方式很容易造成文件受潮和損壞，當檔案文件累積到一定數量之后，查找起來相當困難。另外，檔案存放場所不斷被占據，在實際工作中出現諸多的不便。而利用信息化技術來開展檔案管理工作，只需將有限的工作信息放進無限的網絡空間，并且在智能化技術的幫助下，檔案的管理會形成一套智能的體系，既能避免檔案受到損壞，也能方便查找，有效解決了紙質檔案出現的各種問題，提升檔案管理的安全性和儲存量。

2）提升檔案管理工作效率。在檔案管理工作中，傳統的方式會利用到大量的人力進行收集和整理，在增加了人力的同時，也浪費了大量的時間成本，形成效率低下的狀態，還降低了工作人員的積極性。而在信息化發展的當下，將檔案數據存放進電腦中，無需人工進行具體的分類和保存操作，在電腦上工作，極大節約了人力成本，也提升了檔案管理的工作效率。

3）提高檔案的利用率。傳統的檔案管理工作利用率極低，其崗位多數屬于流于形式的崗位，并沒有具體的工作職責和要求。單位各部門人員，往往通過領導的指派或是推薦，并沒有就工作人員的能力進行考核。所以傳統的檔案管理工作其實并沒有發揮真正的效能，其職位也沒有得到有效地利用。在社會的不斷發展中，對于單位的檔案管理工作已經有越來越高的要求，檔案管理工作也需要跟上時代的步伐。利用信息化技術執行檔案管理工作，只需一臺電腦就能將數據信息記錄在內，除了工作上便捷外，在對信息進行查閱和調取時也更加方便，檔案被做成一個統一的文件，能夠滿足一鍵查找或是一鍵發送，大大提升了檔案的傳輸速度和管理效率，也讓檔案管理工作的價值得到最大化利用。

4）做到檔案管理資源共享。信息化技術極大滿足了當代社會的發展需求，在不同的行業中，實現資源共享的優勢。對于檔案管理工作來說，信息化技術將檔案上傳到專門的平臺和媒介上，這些平臺多是單位自己的系統平臺，能夠在上面與他人進行互動和信息共享，如有需要對外的文件簽署、人員信息等，可以直接通過網絡平臺進行操作，讓檔案管理更加透明。同時，單位可以通過檔案信息化管理實現行政信息的公開，利用網絡技術與民眾進行互動，實現信息的公開透明，同時實現資源共享，促進社會發展。

在當下信息化時代背景中，社會信息化的體現就是通過信息化技術及網絡應用實現對信息的制造、存儲、管理、傳遞和有效利用。在不同領域中的檔案資料記載并反映個人經歷、工作表現、學習情況等，是一個人成長和發展的體現，同時也是與每個人關系最為密切的檔案資料。