信息化背景下事業單位人事檔案管理研究

王 潔

（杭州市兒童福利院，浙江 杭州 310030）

隨著信息社會的快速發展，傳統人工收集和整理人事檔案的方式效率低下，難以適應事業單位人事檔案管理需求。為了滿足事業單位人事檔案管理需求，人事檔案管理工作需要由傳統實體保管向信息化建設轉變，需要推動人事檔案數字化管理，以提升檔案信息的精準性和安全性。為此，本文主要探討信息化背景下事業單位人事檔案管理工作，以便提升管理質量，為事業單位發展作出貢獻。

1 信息化背景下事業單位人事檔案管理的概述

事業單位人事檔案信息化管理主要是指利用信息化技術提升福利院人事檔案管理的質量，同時降低管理成本，提升管理效率。信息化管理的本質是將事業單位的人事檔案由傳統線下實體保管變成線上數字化保管，以自動化和網絡化形態高效率的完成數據管理，提升人事檔案管理效率。為了提升事業單位人事檔案管理信息化質量，事業單位需要加強硬件設施和軟件設施建設，構建事業單位人事檔案管理平臺，同時創建人事檔案信息數據庫，以提升數據管理的質量。

2 信息化背景下事業單位人事檔案管理的現狀問題

第一，缺乏統一標準。在建設事業單位人事檔案之時，統一的標準是建設的重要基石，缺乏統一的標準將會導致人事檔案信息化建設無章可循，影響人事檔案信息化建設的科學性和有效性。人事檔案信息化建設是一個分階段推進的過程，人事檔案信息化建設需要根據事業單位自身狀況有序推進，缺乏統一的規劃將導致各個環節之間缺乏有效銜接，從而導致信息化建設只是表面信息化建設，信息化建設的實際應用效果并不理想。

第二，軟件設施和硬件技術相對落后。在推動人事檔案信息化建設過程之中，事業單位存在著軟件設施不完善，同時也存在著硬件設施落后的情形。在硬件設施方面，事業單位的人事檔案信息化建設并沒有納入單位整體信息化建設的規劃之中，信息化建設只是簡單的購買了一些計算機設備，缺乏智能化和數據化編程，只是簡單的人員錄入管理，信息化水平非常低，信息化建設投入力度不足。在軟件方面，事業單位軟件功能單一，僅僅只能完成簡單數據錄入，技術相對落后，無法滿足信息化背景下人事檔案管理需要。

第三，缺乏強有力的理論支撐。在推進人事檔案管理信息化建設過程中，事業單位缺乏理論支撐。目前，事業單位人事檔案管理工作只是簡單的信息收集工作，事業單位并沒有針對人事檔案管理設置一套行之有效的理論體系，導致人事檔案管理信息化建設缺乏有效的指導思想，影響事業單位人事檔案管理信息化建設的質量。

3 信息化背景下事業單位人事檔案管理存在問題的原因

第一，缺乏統籌安排。事業單位人事檔案信息化建設是一項系統性的工程，需要領導與員工共同參與其中，做好資金保障及人員配置，這些都離不開強有力的組織領導工作。但是，事業單位在推進人事檔案信息化建設過程中領導機制不完善，例如沒有形成強有力的推動與反饋機制，缺乏科學有效的信息化建設規劃，導致事業單位人事檔案信息化建設質量不高。目前，事業單位工作重心任務是為全心全意為社會服務方面，對于人事檔案信息化建設仍需要做好持續關注和有力推動，導致人事檔案信息化建設始終得不到充足的經費支持，也缺乏統一規劃領導，最終影響人事檔案信息化建設質量。

第二，投入不足。充足的經費是確保人事檔案信息化建設得以推進的有效保障，但是由于各種因素的影響，事業單位人事檔案信息化建設很難獲得充足經費。在事業單位看來，信息化建設投入并不能夠直接提升事業單位服務質量，同時也無法為事業單位帶來明顯的效益。因此，事業單位對人事檔案信息化建設投入積極性并不高，無論是軟件投入還是硬件投入都相對較低，最終導致事業單位人事檔案信息化建設滯后。

第三，觀念落后。目前，事業單位并不重視人事檔案信息化建設，在思想上和行動上都沒有關注人事檔案信息化建設工作，很多工作人員認為人事檔案信息化建設與自身無關，導致很多工作人員的觀念思想非常落后。在事業單位領導看來，人事檔案信息化建設并不能給自身政績提供幫助，因此人事檔案信息化建設呈現出邊緣化態勢。正是由于思想觀念落后，人事檔案信息化建設一拖再拖，根本得不到充足的資源與支撐，最終導致福利院人事檔案信息化建設嚴重滯后。

4 信息化背景下事業單位人事檔案管理建議

為了提升事業單位人事檔案管理信息化建設質量，本文認為事業單位可以采取以下幾方面措施。

第一，加強組織領導。為了有序推動事業單位人事檔案信息化管理，事業單位需要加強組織領導，需要為人事檔案信息化建設設置專門的工作小組，可以由事業單位的副院長作為組長，由工作人員作為具體辦事人員，可以設置專門的信息化建設小組，以提升福利院人事檔案信息化建設的質量，加強組織領導工作。為此，事業單位可以在社會上招聘專業的人事檔案管理人才，同時還可以招聘一些信息化建設人才，通過人力資源夯實組織領導管理質量，以提升事業單位人事檔案管理信息化建設的質量。

第二，加大投入力度。在推動事業單位人事檔案信息化建設過程之中，事業單位需要獲得國家財政支撐，從而加大投入力度，為此事業單位可以專門設置信息化建設資金，通過專款專用為人事檔案信息化建設提供物質支持。例如，在購買硬件設施和完善軟件設施之時，事業單位可以聘請人事檔案管理信息化專家為其量身定做管理系統，同時還可以咨詢專家的意見，購買相應的硬件設施，以提升事業單位人事檔案，信息化建設的質量。

第三，改變陳舊的思想理念。為了提高事業單位人事檔案信息化建設水平，事業單位領導和廣大職工都必須轉變思想，樹立起信息化意識，同時還需要認可人事檔案信息化建設與福利院工作之間的聯系，加強信息化建設就是為社會謀福利，只有樹立了這種觀念思想才能夠真正轉變傳統的落后思維，使事業單位的領導干部和職工真正重視和推進人事檔案信息化建設。例如，事業單位可以加強專人管理，增加人事檔案管理人員的事業編制，同時加強考核力度，以督促工作人員做好檔案管理工作。

5 結語

綜上所述，為了加強信息化背景下事業單位人事檔案管理的質量，福利院需要加強統籌安排，同時還需要加強投入力度，轉變自身傳統的落后思想，以推動事業單位人事檔案管理信息化建設上一個新臺階。